Xerox网络打印机扫描功能――邮件发送
Jun 1.2011
       
        我所在单位使用的网络打印机是Xerox C2260,作为一款彩色激光打印机，算是入门级别的，使用方便且很人性化。
　　先来了解一下富士施乐这一品牌吧，它是全球最大数字与信息技术产品生产商，是一家全球500强企业。主要生产主要制造激光打印机、复印机、多功能一体机（传真、扫描、打印、复印）和其他相关电子配件,据一些在OA领域方面的“技术人”说，富士施乐的打印机主要处于中高端领域，特色是彩色激光打印机，打印效果相当不错，其它品牌诸如Canon、Minolta、HP等，在彩印方面相对来说没有它出色，但就是施乐的办公耗材偏贵，后期投入需要考虑。
 
　　这一型号的打印机，其中扫描功能，有三个，常用的有“邮箱扫描”（此邮箱是虚拟邮箱，扫描文件后登录到打印机的管理页面取文件）、“PC保存”（此功能直接将扫描的文件发送到企业网里的文件服务器共享目录），由于实际使用当中，这两个功能能满足大部分同事的办公需要，但由于公司里还有一些主管和经理们，没有经常扫描邮件，偶尔也需要使用扫描这一功能，但是这两个功能使用起来不是特别方便。
　　为了满足企业里办公使用方面的多元化，提高员工的工作效率，需要探究富士施乐打印机一个新功能——“扫描（邮件发送）功能”，以满足更多办公人员的需要。
　　经过一段时间的再学习与探究，现将这一使用方便的功能总结一下——
 
　　此功能使用方便、简捷，极快地提升工作效率。将扫描后的文件转换为指定的电子格式（如JPG、PDF等），通过电子邮件发送给指定的邮箱。
　　使用时，将要扫描的文件放在打印机上，选择打印机界面上的“扫描－邮件发送”图标，通过通讯簿查找到你的邮箱地址，调整相关属性，按“启动”即可快速扫描文件到你指定的个人邮箱。
 
　　要使用邮件功能，必须设置下列项目：服务器配置和机器配置。
 
　　服务器方面的配置——需要事先在域控制器AD上创建一个认证用户，并设置密码（密码为永久有效无需更改），在DNS服务器上新建一个主机记录（即设置中的主机SMTP服务器主机名称），设置一个邮箱地址（即机器邮件地址），这一邮箱地址只可以发送邮件而不可接收邮件。
　　机器方面的配置——通过熟悉打印机的各项网络设置，也可以通过打印机的管理界面用机器管理员身份登录，进行详细的设置，其中协议方面选择SMTP协议。
 
１，              服务器配置
1)          SMTP服务器IP地址（主机名称）：emamail.pharma.aventis.com
2)          机器邮件地址： **@**.com
3)          新建认证用户：（登录名称）***（密码）********
２，              机器配置
1)         在“网络设定”——“通信协议设定”——“SMTP”——设置：
SMTP服务器IP地址（主机名称）：emamail.pharma.aventis.com
 
2)　　新建认证用户：（登录名称）***（密码）********
　　　选择“SMTP发送的认证”时勾选“SMTP AUTH”;
3)　　机器邮件地址： **@**.com
　　选择“发送时的登录用户”时勾选“机器设定”。
 
３，              通讯簿的编辑
　　通过打印机的登录页面，下载范例diallist.csv文件，依次添加常用用户名称、用户的邮箱地址，确定无误，导入CSV文件，重新启动打印机。
４，              功能培训
　　将此功能讲解给部分用户使用，培训他们使用此扫描（邮件发送）功能。
 
 
        将此功能配置完成之后，在实际使用之中，结合部分同事的实际使用，也多多少少出现一些问题，细节之处的考虑——
 
       用户体验如何？是否符合用户的使用习惯、有助于提高工作效率？
       扫描时，文件大小是否受限制，限制到什么程度？
      扫描时，指定扫描成PDF格式的，如何确保截开多份文件，而不是单份文件？
 
 
备注：
 
        何为CSV文件？
 
        通常都是纯文本文件，CSV即Comma Separate Values,这种文件格式经常用来作为不同程序之间的数据交互的格式。
 
        CSV文件较为常用的一种方式是通讯簿，通过编辑CSV文件，将特定的CSV文件可以指导入特定的应用程序，如Outlook或其它邮件客户端，方便阅读。