相对于其他专业业务管理软件，NC-REP一个重要特征是：企业财务业务同步管理，财务业务一体化。财务业务一体化的价值体现在：企业销售生产采购业务运作中产生的种类繁多、数量庞大的原始单据能够自动地、实时地生成记账凭证，从而将业务发生的情况实时地反映到财务中去，做到真正意义上的实时监控；能够进一步细化记账凭证，从而利于对单个品种的效益分析。

   会计平台是NC-REP实现财务业务一体化的一个关键模块。

   望文生义，“会计平台”在信息人员看来属财务管理范畴；而在财务人员看来又属信息管理范畴，两类人员均对它避而远之，成为NC-REP应用、维护中的难点。

   NC-REP会计平台包括财务会计平台和管理会计平台，本文仅就财务会计平台在公司管理级进行讨论。


1. 原始凭证的多样性与记账凭证的规范性

   要对经营业务活动进行有效的描述、监控，归根到底必须将记录经营业务活动的各种单据制成形式统一的记账凭证，反映到销售收入和费用等等这些财务科目上，然后以会计报表的形式对经营业务活动作出整体描述。

   原始凭证，俗称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的书面证据，是进行会计核算的原始依据。原始凭证一般是在经济业务发生时直接取得或填制的，记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，具有较强的法律效力。例如：增值税发票、飞机火车票、收料单、领料单、工资费用分配表、折旧计算表等。

   记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是直接登账的依据。在商务会计诞生之日起，记账凭证就十分规范了，它由三要素构成：应借应贷方向、对应科目及应记金额。

   怎样将多样化的原始凭证自动转化为规范的会计记账凭证是NC-REP会计平台的主要任务。


2. NC-ERP会计平台解决方案

   NC-ERP会计平台的目标是：对各系统的原始单据与业务处理自动生成实时凭证，并按照用户的设置将实时凭证生成总账会计凭证。

   而原始凭证来自各个不同的方面，表明经济业务的具体内容，因而其种类繁多，格式不一，没有直接地表明其归类的会计科目和记账方向，要自动生成实时凭证，会计平台需要解决下述问题：

n 原始凭证对应的凭证分录结构；

n 原始凭证表明的不同经济业务所对应的入账科目和入账方向；

n 原始凭证表明的经济业务金额如何取得。


2.1. 需要处理的原始凭证范围及分类

   不是所有原始凭证都能转化为记账凭证，凡是不能证明经济业务已经完成的文件或证明，如：采购合同、销售订单，通知单等，都不能作为会计凭证。也不是所有原始凭证都需要转化为记账凭证。哪些原始凭证可以转化为记账凭证由会计平台模块与其他子系统的接口决定。

通常一个子系统处理一种经济活动，并由一个开发小组开发，保证了一个子系统内所有原始凭证（单据）字段的属性及其表示的经济活动要素的定义是一致的，无歧义的。因此在NC-ERP会计平台中，原始凭证是按子系统分类的。这些原始凭证的集合在NC-ERP凭证模板定义中的系统单据树列出。


2.2. 凭证模板定义

   凭证模板定义通过指定原始凭证字段与凭证模板字段之间的对应关系完成凭证分录结构的描述。见表1.

表1凭证模板的一般格式

科目

方向

金额

科目分类

借

表达式

…

…

…

科目分类

贷

表达式

…

…

…

   凭证模板定义就是以本企业会计分录为依据对每张原始凭证按分录对凭证模板分录三要素的来源作出定义：

   科目：原始凭证表明的不同经济业务所对应分录结构的应入账科目。在此引用与原始凭证有关的科目分类，关于科目分类在下节讨论。

   方向：科目分类对应的应借应贷方向

   金额：分录的应记金额的取值表达式，定义如何从原始凭证字段取得入账金额。

   在NC-ERP会计平台中，一种原始凭证对应一个凭证模板。


2.3. 科目分类定义

   为简化凭证模板分录结构，NC-ERP引入了科目分类概念。在NC-ERP会计平台中，科目分类是在各子系统下、从会计分录角度对经济业务的归纳整理，供同一子系统下凭证模板引用。

   科目分类的主体是科目分类对照表，它定义原始凭证字段组合所表明的经济业务所对应的总账会计科目。一个科目分类对照表的形式见表2.

表2 科目分类的对照表

影响因素1

影响因素2

影响因素…

入账科目

因素值11

因素值21

因素值n1

科目1

因素值12

因素值22

因素值n2

科目2

…

…

…

…

因素值1n

因素值2n

因素值nn

科目n

   表中的一组影响因素对应原始凭证中记录某种经济业务要素的相关字段，它们所有可能的排列组合完整地描述了一种经济业务的各种型态，经济业务的入账科目得以落实。


3. NC-REP会计平台应用实例

   以下我们以一个NC-REP原始凭证单据例，跟踪其会计凭证在会计平台的自动生成过程，借此了解原始凭证、凭证模板、科目分类三者之间互动关系。

   表3是系统中一个原始凭证----销售应收单，它最终反映到财务子系统的会计凭证见表3-1。NC-REP是怎样通过原始凭证（表3）自动生成会计凭证（表3-1）的？


表3  销售应收单

销售应收单

单据号

123456

预收付标志

否

客户

XX公司

业务类型

直发销售

附件

2

单据日期

2009-10-10

摘要

收支项目

存货

无税金额

税金

金额

收入1

收入-料款

板材

1660

340

2000

收入2

收入-代垫专线费

板材

208

42

250

收入3

收入-装车费

板材

125

25

150

收入4

直发代垫运杂费

板材

200


200

合计



2193

407

2600



表3-1 会计凭证

摘要

入账科目

方向

金额

收入1

61201\收入\直发\料款

贷

1868

收入1

2221\应交税\增值税\销项

贷

407

收入3

61202\收入\直发\装车费

贷

125

收入4

11222\应收账款\代垫运费

贷

200

收入1

1122\应收账款\应收销货款

借

2600


   根据NC-REP系统业务流程，×××审核后会自动生成应收应付子系统的销售应收单。会计平台接口于应收应付子系统，因此对销售应收单定义其凭证模板、在应收应付子系统定义其科目分类。


3.1. 凭证模板及科目分类定义

   根据本企业会计核算需求，NC-REP针对《销售应收单》这种原始凭证在会计平台设置有凭证模板【销售应收单】以及相应的科目分类【收入科目】、【应缴税金(销项)】、【应收科目】.他们共同决定如何将一个销售应收单实例（原始凭证）生成一张会计凭证，销售应收单的凭证模板定义为表4，相关的科目分类对照表定义为表5、表6、表7。


表4  销售应收单凭证模板

分录号

摘要

科目分类

方向

金额

1

#摘要#

收入科目

贷

#无税金额#

2

#摘要#

应交税金（销项）

贷

#税金#

3

#摘要#

应收科目

借

#金额#

说明：表达式#摘要#对应原始凭证（表3）摘要字段，#无税金额#对应原始凭证（表3）无税金额字段


表5 科目分类—收入科目（对应表4的收入科目）

业务类型

收支项目

入账科目

直发销售

收入-装车费

61202\收入\直发\装车费

直发销售

收入-代垫专线费

61201\收入\直发\料款

厂发销售

收入-料款

61101\收入\厂发\料款

直发销售

收入-料款

61201\收入\直发\料款


收入-料款

61101\收入\厂发\料款


厂发代垫运杂费

11222\应收账款\代垫运费


直发代垫运杂费

11222\应收账款\代垫运费

说明：“业务类型”“收支项目”为影响因素（对应原始凭证（表3）字段），应列出他们所有可能值的组合。原始凭证业务类型的部分单元值为空，表示该单元可为任意值



表6  科目分类—应缴税金(销项)

入账科目

2221\应交税\增值税\销项


表7  科目分类—应收科目

预收付标志

入账科目

是

2203\预收账款

否

1122\应收账款\应收销货款


他们之间的关系可表示为：


130834268.jpg



3.2. 凭证生成过程

   上述凭证模板、科目分类定义之后，一旦有需要，以销售应收单以（表3）为依据的记账凭证便会自动生成，生成过程为：凭证模板每一分录遍历分析销售应收单分录提取凭证资料，然后按科目汇总得到会计凭证。以下是其详细过程。

   1）将凭证模板（表4）分录1作用于销售应收单分录1

   从凭证模板分录1取得科目分类—收入科目（表5）；从销售应收单（表3）分录1以其相关字段值（业务类型=“直发销售”、收支项目=“收入-料款”）为条件由上至下搜索表5中的影响因素（业务类型、收支项目），结果为表5中的第4行匹配，得到：

        入账科目=“61201\收入\直发\料款”

将凭证模板分录1其他表达式作用于销售应收单第1行得到：

        摘要=#摘要#=“收入1”；          

        方向=“贷”；                    

        金额=#无税金额# =“1660”        

将以上结果填入表8第1行。

   2）将凭证模板分录1作用于销售应收单第2、3、4分录，重复上述操作后，得到表8第2、3、4行。

表8 凭证模板分录1执行结果

摘要

入账科目

方向

金额

收入1

61201\收入\直发\料款

贷

1660

收入2

61201\收入\直发\料款

贷

208

收入3

61202\收入\直发\装车费

贷

125

收入4

11222\应收账款\代垫运费

贷

200


   3）将凭证模板分录2作用于销售应收单1、2、3、4分录，科目分类—应缴税金(销项)（表6），该科目分类未设影响因素，入账科目无条件地取“2221\应交税\增值税\销项”，分录2执行完毕后得到表9。


表9 凭证模板分录2执行结果

摘要

入账科目

方向

金额

收入1

2221\应交税\增值税\销项

贷

340

收入2

2221\应交税\增值税\销项

贷

42

收入3

2221\应交税\增值税\销项

贷

25

收入4

2221\应交税\增值税\销项

贷



3）将凭证模板分录3作用于销售应收单1、2、3、4分录，科目分类为—应收科目（表7），分录3执行完毕后得到表10.。


表10 凭证模板分录3执行结果

摘要

入账科目

方向

金额

收入1

1122\应收账款\应收销货款

借

2000

收入2

1122\应收账款\应收销货款

借

250

收入3

1122\应收账款\应收销货款

借

150

收入4

1122\应收账款\应收销货款

借

200


   4）将以上表8、表9、表10合并，并按入账科目分类求和后得到我们所需的目标凭证，表11是目标凭证在数据库中的存储格式。


表11 会计凭证

摘要

入账科目

方向

金额

收入1

61201\收入\直发\料款

贷

1868

收入3

61202\收入\直发\装车费

贷

125

收入4

11222\应收账款\代垫运费

贷

200

收入1

2221\应交税\增值税\销项

贷

407

收入1

1122\应收账款\应收销货款

借

2600

   将表3-1与表11对比一下我们看到，会计凭证在上述流程控制之下将一个原始凭证生成了一个符合要求的会计凭证。