商务邮件

　　怎么写一份合格的商务邮件？工作了4年其实没总结过，需要总结下商务邮件的基本原则，书写要点和注意事项。

　　首先需要有一个理念：替他人节约时间，商务邮件不易长篇大论。写商务邮件也能看出一个人的为人处世。想时刻想到对方怎么看这份邮件和看邮件的感受。

 

　　一、邮件主题，

　　　　1、邮件主题尽可能贴切非常重要，可以让收件人第一时间了解到邮件的主题思想，也方便收件人对邮件的查找和归类。

　　　　2、千万不要漏掉邮件的主题，这样非常的没有礼貌，

　　　　3、邮件主题不宜过长，简短意赅

　　　　4、一份邮件尽可能说一件事情，

　　　　5、不要轻易使用“紧急”功能，

 

　　二、问候和称谓

　　　　1、开头要称呼收件人，这样会比较有礼貌，如果对方名字3个字，最好只叫后面2个字。如果是多个收件人可以称呼ALL。

　　　　2、对方有职务，最好职务其职务

　　　　3、结束记得祝福语

 

　　三、正文要点

　　　　1、正文简明扼要，行文通顺

　　　　2、注意语气，邮件门是深刻的教训，邮件容易转发，如果在邮件中不当的内容，一旦被其他人大量转发出去你将在公司很难立足，所以谨慎、礼貌、客观是很重要的，谨记！！！！

　　　　3、小的要点很多，可以用列表的形式分别陈述，如1、2、3等

　　　　4、写邮件思虑周全，不要出现邮件发出去之后又补发邮件做说明的情况，这样很幼稚，会让人觉得你非常的不成熟，做事情不踏实

　　　　5、尽量不要出现错别字

　　　　6、合理的利用图片、表格、图形是非常好的，非常容易让人理解邮件的内容

　　　　7、邮件中不要出现一些比较可爱的表情，毕竟是公司内部的商务邮件，这样会让人觉得很轻佻，不稳重

　　　　8、注意正文的字体和字号的选择，同时正文的颜色不宜超过3种，

 

　　四、附件

　　　　1、如有附件，需在正文中说明提醒收件人查看附件

　　　　2、注意附件的命名格式，不要出现稀奇古怪的名字

　　　　3、如果是多个附件，最好对附件的内容做基本说明，方便人了解

　　　　4、附件不宜超过3个，如过多建议压缩发送，同时如果附件太大建议将附件放在网盘，然后让收件人到网盘进行下载，当然记得附件密码，这样显得很专业，并不是任何人都可以下载也保证了安全性

 

　　五、结尾

　　　　1、结尾要有祝福和签名，签名最好准备2个，不同的场合用不同的签名

　　　　2、签名要包含的基本信息有，姓名、职务、电话、地址等，也可以加上你的座右铭

 

　　六、正确的回复邮件的姿势

　　　　1、收到邮件之后要回复一下，可以说邮件已收到，谢谢等等，针对重要紧急的邮件，无法第一时间回复可以先回复说明，邮件已收到，我正在查看，有结果第一时间回复你，谢谢，时间把握在2小时内，不宜太长时间没回复。注意这里指的是你本人是收件人，如果你只是被抄送则一般没有必要

　　　　2、回复时最好针对性的回复，将回复的结果附在问题下，这样比较专业，也是比较尊重人的一种表现；同时针对回复的观点要做必要的阐述，避免发件人不理解，导致邮件的返还

　　　　3、回复邮件字数不宜少于10个字，再怎么着也要凑几个字出来

　　　　4、针对同一个问题，不要在邮件中反复的回复和讨论，这样非常没有效率，出现此类要安排好会议室或者理好思路之后当面进行沟通，

　　　　5、区分单独回复和回复全部，慎用回复全部，事情让所有人知道并不见得是什么好事情，容易让人不愉快，不要轻易向上级发没有确定结果的邮件

　　　　6、主动控制邮件的节凑，在文中指定哪些人给与回复，

 

　　七、正确使用发送、抄送和密送

　　　　1、邮件只发送给需要知道该信息的人，不要肆意占用他人的邮件空间

　　

　　八、注意事项

　　　　1、重要邮件，在发送前要经过上级的同意或者由上级亲自发送

　　　　2、记得检查

　　　　3、敏感或机密信息要慎重，不要轻易转发和发出去

　　　　4、重要邮件要学会存档和归类，一旦出现问题邮件是可以作为法律依据的