浅议项目施工合同文书5s管理制度实施办法

项目施工合同文书管理为何要应用5s管理制度？华天谋5s管理专家概述：5S管理在现场管理中已经得到普遍应用，其效率提升和时间节约也被广泛认同。施工项目合同文本是一种很重要的文件，经常需要查阅和调用，当数量庞大、分类不清晰的合同文本集中在一起时，想准确快速查找调阅却是很费时费力。多次实践证明，项目施工合同文书管理实施5s管理正是解决这些问题的制胜法宝。

项目施工合同文书5s管理制度实施办法

1S，整理：区分要与不要的物品，现场只保留必需的物品。

对照几年来的合同，进行洗澡活动即仔细逐一梳理。首先，清理作废合同，确认已经作废的合同进行记录后进行销毁，按照规定流程完成签字手续；其次，挑拣出已经全部完成的项目合同，即完成项目施工、竣工结算及审计的项目，将这些项目按照合同签订日期排序进行装订存档，这些合同基本不会再被查阅了；第三，项目完成施工和决算的合同再归入一类；第四，项目正在施工进行中的归为一类。分类完成以后各自按照各时间顺序进行整理，已经有三分之二的合同已经全部完成了，这些合同登记目录以后直接移交档案室管理，办理移交手续。留下来都是没有完成的或者没有全部完成的，数量只有三分之一了。

2S，整顿：必需品依规定定位、定方法摆放整齐有序，明确标示。

整顿的目的：不浪费时间寻找物品，提高工作效率和产品质量。按照整顿的要求，将整理完成后保留下来的尚未完成的合同进行重新标示，分为未开工、开工建设中、项目完成、结算阶段、等待审计等几类，再按照时间顺序归入文件夹，文件夹明显标示项目所处阶段，一个文件夹内编制目录和标签，按照项目完成阶段和日常取用方便，分别放置在文件柜的第一、二、三、四等层，文件柜各层明确标示合同所处阶段，合同与文件夹、文件夹与文件柜必须一对一管理，利用5S管理中的“颜色管理”工具，不同阶段的文件夹和文件柜采用不同的颜色进行区分，目视非常清楚。并且按照三易原则（易取、易放、易管理）和三定原则（定位、定量、定标准），保证拿取方便、准确无误。　　3S，清扫：清除现场内的脏污、清除作业区域的物料垃圾。清扫的目的：清除“脏污”，保持现场干净、明亮。3S应用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文书的整洁、无无损，保证合同不缺页、不破损、文本干净、字迹印章清晰，文件夹、文件柜干净无污染，并且文件夹和文件柜内不放置其它任何无关杂物物件。另外，避免文件柜及放置区域收到水浸、风蚀、虫蛀以及远离火源等。清扫应该遵循日清日结的原则，日事日毕，日清日高。

4S，清洁：将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。

清洁的目的：认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果，使其保持最佳状态。应用在合同管理中，就是经常性地，可以每月或每周对所有合同进行一次整理、整顿、清扫，将项目全部完成的再次归入档案室，将未完成的施工项目合同按照施工项目完成进度整理分类归入各自阶段文件夹和文件柜，并检查文件文本完整程度，发现缺损等立即予以补齐，检查文件夹、文件柜完好，保证文件存放保管地点符合要求。合同管理涉及几个部门的人员也可以设立5S小组，定期进行5S活动，对一个阶段的5S成果进行总结，分析查找不足，提出改进意见。

5S，素养：人人按章操作、依规行事，养成良好的习惯。

素养的目的：提升“人的品质”，培养对任何工作都讲究认真的人。素养的意义：努力提高人员的修身，使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风，素养是“5S”活动的核心。按照5S的管理要求，培训合同文件管理只能部门及使用部门相关人员，公司相应形成制度并认真贯彻执行，动员公司领导参与到5S的管理活动总，利用看板、图片等对5S活动的前后情景进行对比，让全员都感受到推行5S管理后的变化和提升，逐渐培养自觉遵守5S制度的习惯，习惯养成之后，即便有关人员工作进行了调整，合同管理依然会按照5S的管理要求持续推进，避免出现因人员变动带来的工作质量变化。5S管理推行一段时间后，要按照PDCA要求形成循环往复，每一次循环都是一次头脑风暴，每一次循环都是一次管理提升。

实践证明项目施工合同文书管理应用5S管理，大大提高了合同管理的效率，合同管理有关人员都切身感受到了变化，从中节约了时间，合同管理的效率得到大幅提高。合同查阅和调用非常方便和快捷，文件柜和文件夹井然有序，合同文本管理的现场焕然一新，得到了公司领导和同事们的肯定。
转自：华天谋5s管理http://www.chinatpm.com/

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