在线协作,你选择哪一种方式?
可以回想一下,在没有网络的时代里面,我们是如何在一起协同工作的?首先,大家需要一个能够呆在一起的区域(我们称其为”办公室”),协作成员彼此之间可 以方便交流,接下来就是交谈、会议、工作分配、办公文稿的撰写和传递,如果还涉及到异地的协作,那么电话、传真和信函也是不可避免的,只有这样大家的工作 才能够同步起来,信息可以对称的在协作成员之间传递,如果只有你一个人来完成所有的工作,那大可不必这样。在网络时代,我们已经很习惯使用 Email 来进行工作的协同,当然还有 IM(很多公司还当他是工作效率的杀手),现在的 Blog、Wiki、讨论组和各种形式的在线协作工具、空间正让我们的协作形式变得越来越丰富,只要你能够合理的使用他们。
和传统的办公室协作一样,在线协作更需要与合适的人在一起工作,这些关系到成员的技能水平、性格、知识、工作方式和融洽程度,我们也需要提供合适的环境、 工具、知识、培训和简易的方式能够让大家在一起工作。这些比面对面的实时协作更有挑战性,不过也更有价值,在线协作完全摆脱了物理空间和时间的限制,让集 体智慧更加有效的组合。这种虚拟的协同方式成就了现在 OpenSource 的繁荣,成千上万的分布在世界各地的开发人员们通过 Wiki, SVN, Bugzilla, IRC 和 Mailing List 完成了像 Linux、Apache 和 Firefox 这样伟大的项目。37Signals 的 Jason Fried 说:”当你能够和任何人一起工作的时候,为什么还要将自己限制在周围的几个人里面。如果我仅仅只和在芝加哥的人一起工作,那么我永远都不可能与 David 一起共事。那么世界上也就不会有 Rails 了。” —— 37Signals 创始人 Jason Fried 的访谈
在线协作的形式
在讨论如何选择正确的协作工具之前,我们需要把在线协作的形式抽象一下。按照协作时间的期限,可以划分成三中形式:
- 会话式(Conversations):你只需要与你的协作对象联系一次或少数几次,在短时间内完成讨论一个或一组特定的话题。
- 项目式(Projects):你需要经常地与你的协作成员联系,直到所参与的项目完成。
- 联合式(Alliances):你和你的协作成员为了某个主题内容无限期的在一起工作,里面会包含多个会话和项目,例如:Moziilla 组织 和 群智基金会 。
下面是一个常见在线协作工具的优缺点对照表:
工具和方式 | 优势 | 缺点 | 适合的协作形式 |
weblog | 容易发布和评论; 内容能够被订阅和再发布 | 参与仅限于评论 | 会话式 |
wiki | 任何人都可以贡献内容 | 学习难度大; 容易被修改破坏; 表现不够美观 | 项目式 / 联合式 |
whiteboard (白板) | 实时的; 任何人都可以贡献内容 | 内容只在会话期内存在; 会遇到防火墙问题 | 会话式 / 项目式 |
document-sharing (文档共享) | 可以是实时的; 任何人都可以贡献内容 | 注意力只集中在一个文档; 会遇到防火墙问题 | 会话式 / 项目式 |
IM/skype/phone/ videoconferencing | 完全实时协作; 语音/视频内容;有速度感 | 内容只在会话期内存在 | 会话式 |
mindmaps (思维图) | 多人意见的表达 | 抓不住细节 | 项目式 |
discussion forums (讨论组) | 能够以话题的形式展开评论; 内容能够被订阅和再发布 | 在参与知识的关联性上有限制; 容易引发未受训练的行为; 话题难以被连续的讨论 | 会话式 |
community of practice/ interest spaces (兴趣空间) | 有组织性; 明确成员关系; 适合多人的协作工具 | 学习难度大; 形式上的限制会降低用户之间的亲密度和参与度 | 项目式 / 联合式 |
e-mail groups | 有弹性的; 个人的; 容易使用 | 垃圾邮件和邮件过载; 难以导航和整理,缺少关联性 | 项目式 / 联合式 |
social networking (社会网络) | 适合大规模的成员; 是发现其他协作者的最好方式 | 事实上大家不会用一个社会网络来完成具体的协作工作的 | 发现协作者 |
in-person collaboration (直接协作) | 简单的; 实时的; 表现丰富的; 有弹性的 | 成本过高;消耗时间 | 如果时间和金钱允许的话,什么协作形式都可以的 |
面对面沟通的替代方式 — 会话式协作
会话式协作说通俗一点也就是对话,那种即时的面对面的交谈。大家会因为一个共同的兴趣、一个重要的想法或者是一个紧急的需要与帮助而发起一次对话。在商务 活动中,我们会花费大量的时间在解决问题、讨论想法和寻求意见上面交谈,我们会快速的提出问题并解答问题,所有这些都在一个短暂的会话中完成。要高效的完 成会话式协作,有两个关键点:
- 找到合适的人:如果大家在一个人员众多、组织结构复杂的大公司里面工作,“我应该找谁来讨论这个问题”会是一个最常见的现象(相信有些朋友会深有感触 的),把这个问题扩展到公司的外部,寻找到合适的客户、协作人员、支持人员,发现合式的协作对象,才能够进行有效的沟通,因为找对人才能做对事。所以我认 为能够帮助大家发现合适的协作对象的 Social Networks(例如国内的 Wealink),无论是组织内部的还是组织外部的,将会是在线协作的基础工具,因为它是建立协作关系的桥梁。
- 使用对的工具:在你找到合适的协作对象之后,如果你们能够亲近的直接交流,那最好不过了,你不用为选择什么样的远程沟通工具而烦恼。但现实并没有如此的美 好,即使在同一个办公楼,大家也总不能够一直面对面,因为物理空间的资源是有限的,所有的人不可能同时使用会议室。这时你有两个常见选择:IM 和电话。使用 IM (文本聊天)你能够表达的更清晰简洁,它很适合多任务,你可以同时与多个人对话;电话则可以帮助你更清楚的交待事情的前因后果。那么像 White-boarding(白板)和 Document-sharing(文档共享)这样更加复杂的实时协作工具,可以作为 IM 和电话的补充,加强对话的表达效果,前提是参与者们有能力来驾驭这些相对IM来说要复杂一些的协作工具。
让大家一起更有条理的工作 — 项目与联合式的协作
项目式的协作相对于会话式协作允许更多的人员参与,大家不必再同一时刻进入,所有的操作都是非同步的,这样就会有更大的协作时间跨度。就像普通的项目管理 那样,所有的项目都会有至少一个目标和完成时间,我们能够在项目里面分配任务、定义里程碑、跟踪完成进度,这些是一个项目的基本要素,现在大多数的在线项 目协作服务都实现了这些功能,例如著名的 Basecamp,国内的还有 Mangbar(有 点混合模式,更像是 Project + SNS)。这相当于是一个流程的规范和约束,参与的人员在这样的框架下面协作,操作就自然会变得有条理。传统的项目管理软件(例如 MS Project),使用者永远都是为了那张甘特图忙活,成员之间无法通过软件来交互,而在线的项目协作更加注重于人员之间的沟通和状态的反馈,项目报告和 甘特图系统都可以根据当前的进度自动绘制。
联合式的协作是项目与会话式的混合体,它是一个更趋近于持久的空间,一直都会存在的,不会因为会话和项目的结束而消失。在这样的空间里面,大家可以创建项 目、发起会话,能够用多种工具来完成更紧密的协作,例如 Wiki,虽然看上去有些难以理解,但它确是真正协同开始的标志。数以万计的自愿者们用 wiki 完成了全球最大的百科全书 — Wikipedia,通过词条和链接的形式,不同的文档和内容能够自动的被关联起来,参与的成员可以各自去补充不同部分的内容,这非常适合于共享的文档创作和内容建设。
当然还有一些适用于联合式协作的更加强大的方案,我们称之为”协作空间”,以前经常被叫做”群件”(Groupware),曾经的 Lotus Notes,还有最近被 Microsoft 收购的 Groove 就是最佳代表,它们昂贵、复杂、需要大量的时间才能学会如何使用。在这个用户体验为先的时代,我们需要简单的协作方式,可能完全基于 Web 的”协作空间”将会使这种传统软件很好的替代品。
面向公众的协作 — Blog 和讨论组(论坛)
会话式和项目式协作基本上都是封闭式的,只有特定的成员在授权之后才能参与,如果你需要面向公众的开放式交流,Blog 将是你最好的选择。架设一个Blog,花一点点时间,通过你的读者、Blogsphere 和各式各样的RSS聚合与搜索工具,可以让你的想法、观念与见解在互联网上传播,而且还能够得到优秀的评论与反馈。配合一些特定领域的 Social Networks,还能够在开放的网络里面寻找到更合适的协作伙伴。讨论组对于参与的人来所会比Blog更具自由性,大家可以按照讨论线索来查阅内容,但 是有时候也容易跑题,管理者需要很多时间来打理这个公众的讨论区。不过这两种方式各有所长,Blog 更适合内容的传播,而讨论组更适合交流,看你自己的选择了。
理想中的在线协作工具
目前还没有完美的在线协作软件,可能是网络带宽的限制,也可能是用户还没有养成在线协作的习惯。不过,我们也可以想象一下未来会出现的工具(可能已经有了,只是我比较孤陋寡闻而已):
- 一个简单的、看上去漂亮又专业的程序,它可以多人参与,实现了 Skype、白板、文档共享和思维图之类的功能,用来完成会话式的协作;
- 然后再配上一个容易使用的协作空间,我们可以用它来协作项目、管理相关的资源和链接、存储文档、大家还能够以 wiki 的形式自由的参与和编辑内容,所有的协作成员能够共同的维护这个协作空间