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计算机二级办公软件试题

第1章第章

选项对话框图

第3章 创建和使用数据库

3.1 Access数据库结构与数据库文件

1. Access数据库结构

在Access数据库中，任何事物都可以称之为对象，也就是说，Access数据库由各种对象组成，包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块7种对象。其中，可以利用表对象存储信息，利用查询对象搜索信息，利用窗体查看信息，利用报表对象打印信息，利用页对象显示数据访问页信息，利用宏对象完成自动化工作，利用模块实现复杂功能。

2. Access数据库文件

由于Access数据库与传统的数据库概念有所不同，它采用特有的全环绕数据库文件结构组成数据库文件(.mdb文件)，因此，它可以一个单独的.mdb文件存储一个数据库应用系统中包含的所有对象。基于Access数据库文件的这一特点，创建一个Access数据库应用系统的过程就是创建一个Access数据库文件，并在其中设置和创建各种对象的过程。

3.2创建Access数据库的方法

1. 直接创建数据库

1) 在Access中，用户可以直接创建数据库，操作方法如下。

2) 启动Access，单击“开始工作”页面中的“新建文件”选项。

3) 单击页面中的“空数据库”选项。

4) 系统打开“文件新建数据库”对话框,设置数据库的保存位置，在“文件名”文本框

5) 中为新建的数据库命名。

6) 单击“创建”按钮即可在Access中创建一个空数据库。Access为用户提供了十种可用的数据类型，如下表所示。

Access数据库数据类型表

文本类型数字和字符组合的数值备注类型涉及其他字段数据的可变大小的长文本数字类型如果希望按数值排序和进行计算，应该选择数字类型货币类型存储货币值，货币类型也可以进行计算。自动编号类型选择此类型，access保证所有记录中该字段的值的惟一性。日期/时间类型适用于要按照日期和时间进行排序的字段“是/否”类型True or false，对于值只有两种可能性的字段最为适用。OLE对象类型将其他来源对象嵌入和链接到数据表中超链接类型将字段跳转到其他位置和链接到互联网上。查阅向导类型创建一个限制在有效值列表中的字段。2. 从模板创建数据库

从模板创建数据库的一般步骤如下。

1) 选择“文件”|“新建”命令，打开“新建文件”页面，单击“模板”选项区中的“本机上的模版”命令。

2) 打开“模板”对话框，当前默认显示的是“常用”选项卡。

3) 单击“数据库”选项卡。

4) 从中选择所需的模板，然后单击“确定”按钮，系统将打开“文件新建数据库”对话框。

5) 单击“创建”按钮，打开“数据库向导”对话框，根据向导的提示进行设置，设置完成后，系统将根据设置生成数据库。

3.3 数据库操作

1. 打开与关闭数据库

打开一个已经存在的数据库，一般操作步骤如下。

1) 启动Access 2003，单击数据库工具栏中的“打开”按钮(或在资源管理器中直接双击后缀名为mdb的数据库文件)。打开“打开”对话框，选择需要打开的数据库，接着单击“打开”按钮旁的三角符号按钮，弹出一个下拉菜单，从中选择一种打开数据库的方式打开数据库。选择一种打开数据库的方式后，系统将弹出安全警告提示对话框，单击“是”按钮。

系统接着再弹出一个安全警告对话框，告知用户如果文件包含有意破坏计算机的代码，文件可能会不安全。并询问用户是要打开文件还是取消打开文件操作。单击“打开”按钮即可打开数据库。

2) 要关闭当前的数据库，可以直接单击数据库窗口的关闭按钮，或者直接关闭Access应用程序即可。

2. 压缩和修复数据库

Microsoft Access对数据库的压缩和修复放在一个进程中处理，操作步骤如下.

压缩和修复当前已打开或未打开的数据库，可以选择“工具”|“数据库实用工具”|“压缩和修复数据库”命令来实现。每次关闭数据库文件时自动对其进行压缩和修复，如果想要Microsoft Access自动压缩数据库，可以通过选择“工具”|“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，在其中选中“关闭时压缩”复选框来实现。在进行压缩和修复数据库的过程中，可以通过按下Ctrl+Break键或ESC键来中止压缩和修复过程。

3. 改进数据库性能

根据计算机的配置和工作环境，可以使用“性能分析器”来改进数据库的性能，操作方法如下。

打开要优化的Access数据库，选中需要分析性能的数据库对象，然后选择“工具”|“分析”|“性能”命令，系统在打开的“性能分析器”中列出3种分析结果，分别为推荐、建议和意见，Access可以执行推荐和建议的优化，但意见优化必须由用户来执行。

3.4 查看数据库对象的相关性

下面举例来说明，查看“订单1.mdb”数据库的“我的客户信息”数据表的相关性信息