又是一年年终总结时,您是否还在为做总结报告而苦恼?您是否想做出高逼格的PPT,让自己成为老板眼中“可遇不可求”的人才?其实,一份逻辑清晰、数据可视化、设计版面精美的PPT,就是老板最看重的三大能力。逻辑清晰就是要总结资料,提炼重点。数据可视化就是就是数据的处理与图表的展示。设计板面的精美就是排班配色与审美能力的提现。把握了这些大方向,再掌握一些PPT使用小技巧,对您的年终工作总结一定能助力不少。今天澄哥就为各位看官总结了9个PPT使用小技巧,快来看看吧。
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☞PPT转PDF
有时PPT方案做好后,是需要发给客户看的。直接发送一个超大的PPT文稿?万一对方软件版本低,缺少字体,你无法想象对方看到的是啥丑样。
此时,只需要选择【另存为】,将保存文件类型改为【PDF】。这种文件在手机、电脑上都可以方便查看,体积小而且内容清晰。
☞禁止播放动画
当你用PPT汇报工作时,由于时间紧张,汇报时间从10分钟缩短为5分钟,这时,你精心准备的PPT动画就成了累赘。如果不删动画,势必会超时;如果删动画,难道要一页页删吗?
在【幻灯片放映】-【设置幻灯片放映】里,有一个功能是【放映时不加动画】,勾选后,全屏演示时,所有的动画效果就都没了。
☞使用提词器
在PPT演讲中,我们经常担心自己断片,忘词。这时候就能用上PPT自带的提词器了。
在【幻灯片放映】菜单中,勾选【使用演示者视图】。在演示PPT的时候,右下角就会显示在备注区的内容。
☞秒换所有学体
几百页的PPT需要更换字体,难道要一页一页换?其实几秒就能换完!
在【开始】-【替换】的下拉菜单中选择【替换字体】功能。将[A字体」替换成[B字体」每次操作替换一种字体。非常方便!
☞提取PPT图片
很多人有个习惯,做完PPT后,就把制作素材都删了,为了节省存储空间。但这有一个坏处,万一以后还要用到这些素材呢,尤其是多张图片。怎么办?一张一张存?太累了!
只需要把PPT文件的后缀名改为【.rar】,然后用压缩软件解压。得到一系列文件夹,在【ppt/media】文件夹里,就能看到PPT文件中使用的所有图片!
☞大小写切换
有时候,我们会在PPT中使用英文。而英文单词大小写切换,这个功能,如果平时不留意,你还真发现不了。
它藏在【开始】菜单的【字体】一栏中,有5种切换模式可以选择。
☞删除图片背景
如果你想做出更美观的PPT,就一定要对图片进行处理。比如,把人物从背景中抠出来。需要用到PS吗?不用。
只需要选中图片后,单击【图片工具-格式】菜单中最左侧的【删除背景】。进入删除背景操作状态后,对图片进行标记,哪些需要保留,哪些需要删除。标记完后,在空白地方单击鼠标,即可完成抠图。
☞改幻灯片时间
PPT动画难吗?难!虽然工作中,不需要制作复杂的动画,但我们应该掌握动画的制作原理。
一页PPT上的所有动画,可以拆成很多页PPT来做,只要每页PPT之间的播放是无缝衔接的。
在【切换】菜单最右侧有个【设置自动换片时间】,勾选后,并设置时间为:00:00.00,即可实现PPT页面的无缝切换,而且是自动切换的。
☞排练计时
进行PPT演讲前,我们都需要自行排练几次,以增加对演讲内容的熟练度,以及将时间控制在规定时限内。那在排练的时候,怎么知道用了多少时间呢?
在【幻灯片放映】菜单中,有个功能是【排练计时】,可以用于记录本次排练用时多少。当进入排练后,会在幻灯片播放界面的左上角,多出一个计时器。