文/定石
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不知道,你现在是不是还是这种情况,要做的事情一大堆,单位的事情要忙,家里的事情要忙,孩子的事情要忙,父母的事情要忙。各种各样的事情,好像都急,干着这个,想着那个,另一个还放在心上不踏实,整体忙得脚不沾地。
可是到月底一看,什么都没干好,单位领导训,家里爱人吵,孩子闹,父母怨,如果要让我描述一下你的状态,就一个字"忙"。
唉!啥时候是个头呀!学习,学习提高工作效率、时间管理,使用各类管理辅助工具帮助,最后,还是回到原点,没用!
那有没有这样一种状态,自己虽然整日事务缠身,却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。
我可以很负责地告诉你,这是有可能实现的。
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《搞定1:无压工作的艺术》 讲述了现代社会信息量大增,职场人的工作量也随之倍增,传统的工作方法已经逐渐失去了效用。
每一个职场中人或多或少都有这样的体验:压力山大,事情理不出头绪,每天都被各种任务和目标追赶着。
在这本书里,时间管理大师戴维•艾伦将指导你摆脱整体忙忙碌碌的状态,轻松到达高效有序的彼岸。
本书豆瓣评分8.3分,作者戴维·艾伦长期从事管理和培训工作,他拥有20多年丰富的管理经验,是这一领域的专家。
在担任甲骨文公司、世界银行等全球知名企业的高级管理顾问期间,逐步形成自己的管理思想,被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一, 同时他还是以自己名字命名的公司总裁。
我们想要达到目标,轻松高效的处理工作和生活里方方面面的事务,就不得不学会书中提到的一个境界、两个维度、三大原则。
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一个境界
练过空手道的人常常用"心如止水"来形容一切就绪的状态,这是一种"心如止水"的境界。
我们都玩过这样的游戏:当把一颗石子投入到死寂的水塘中时,水塘中的水会激起浪花和涟漪,然后又慢慢的归于平静 。
从以上场景我们了解到:"任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你。"
不能处理好自己工作中的邮件、项目、老板与爱人或孩子的关系,都可能导致比预期很糟糕的结果。
我们很多人处理一些事情,要么过分关注,要么不屑一顾。这仅仅是因为他们无法做到"心如止水"般地行事。《搞定》里告诉我们,在处理事情一切准备就绪,就要有心静如水的状态。
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事务管理的两个维度
一、横向管理维度
我们最好使任何事物都变得更加简单,而不是比较简单。我们要做5个步骤:
1、收集:先盘点所有要做的事情。
如果让这些事情都放在脑子里,那是理不清的。所以要百分百地收集所有还没解决的事情,把它们放在纸质、电子等收集工具里。依照成功收集的三个条件,工具不要太多,够用即可。
2、理清:不同的事情要区别对待。
首先,你要判断一件事,是否需要采取行动。
不需要采取行动的分两种:一种是无用的垃圾,扔掉;一种是有可能还有用的,先存放起来。
准备行动的按三种状况处理:一是可以在两分钟内完成的,立即执行;二是不能在两分钟内完成的,则需要安排其他人,三是延迟行动。如果是不能明确知道下一步行动的,就是项目,需要进行项目的策划和制定具体计划,计划制定到明确下一步行动。然后再确定能否在两分钟内完成。
3、整理:整清的过程需要做如下事务。
第一是把不需要做的事务直接扔掉。
第二是当前不需要做,但将来有可能做到事务先存放起来。
第三是对当前需要做的,你还需要准备:项目清单、存放系统、日程清单、下一步行动清单、待办清单。
所有的事情都各归其位,就可以轻装上阵地各个击破了。随着事情不断完成,又有新的事情不断加入,这些表会不会乱。
4、回顾:成功的关键因素是每周回顾。
我们所在的一切事情都要定期回顾,以便让我们的大脑腾空,所有未办或待办的事务都应按照:搜集、回顾、更新的步骤进行每周回顾,做到及时、清晰、完整。
5、行动:"四标准法"。
- 情境,根据所处的环境和现有的工具处理事情;
- 时间,根据所能控制的时间处理事情;
- .精力,根据精力处理事情,比如村上村树每天早上4点写作。
- 重要性,在充分考虑以上三个因素后再通过行动、项目、关注点和责任、目标、愿景、目的及原则这六个层次来判断。
以上所有的事情,基本都可以归为三类:第一,你要执行事前计划好的事,不断推进落实;第二,着手处理突然发生的事;第三,把你的工作安排好,并及时更新行动清单。
以上是第一维度横向管理所有的事情,具体到项目管理上,还有第二维度。
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二、纵向管理维度
当我们开始处理看似平凡,其实又很烦琐事情的时,要有大局观念,这样把你处理事情的时候才能够按照正确的方向推进。
1、确定目标,坚持原则。从目标的角度考虑问题多问几个为什么并思考问题的本质,来确定采取相应的行动。坚持原则,可以指导我们行动方向和行为规范。
2、展望结果。定义目标和原则后,需要展望项目成功后的情景越清晰,内心就会越渴望。而把精力聚焦在具体事情上就会激活神经网络,朝思暮想,就会让在意一切与这个项目有关的信息,正所谓的念念不忘,必有回想。
3、头脑风暴。胡适有句名言:"大胆假设,小心求证。" 当觉得一件事很难做到的时候,在没有找到解决问题的方法是可以用头脑风暴。把握头脑风暴的关键是不要去判评、怀疑甚至是讽刺挖苦。只讲究数量,不讲究质量,理清你的思路。
4、组织整理。接下来进入组织整理工作。首先分析事件的重要组成部分,把头脑风暴出来的想法按轻重缓急的先后顺序、构成要素、进行分类,然细化到具体细节上。
5、行动。细化到你的大脑再也没烦事纠缠,不再需要拆分新的计划,越详细越好,然后马上进行下一步行动。当你始终能保持头脑清晰,关注当下,高效行动时,就会进入一个良性循环——效率越来越高,效果越来越好,事情都被搞定,时间越来越多。
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三大原则
第一大原则:要养成收集的习惯。消除内心不良的情绪并找到其根源,通过协议的方式减少或降低这种情绪。
第二大原则:确定下一步行动,心动不如行动,先完成,后完善,再完美。想法如果不变成行动,永远会停留在想法,而一旦开始行动,当遇到问题时,需要澄清并搞清责任,树立信心,积极推进事情发展。
第三大原则:学会关注结果,集中精力。首先要对结果做出预设,从多角度关注,然后用正确的方法达成目标。
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结语:
以上一个境界、两个维度、三大原则就是全球知名的GTD (get things down.)时间管理方法,运用好它就能让事情落实到底,落地执行。
我们很多很多人不会处理事情,归根到底是没有静下心来找到正确的方法把事情分出轻重缓急,然后一件一件的去落实执行,才导致"忙"、"乱"、"烦"、"杂"的状态。
学会一个境界、两个维度、三大原则,就没什么事情搞不定的。
本文作者:定石,60后大叔,坐标:乌鲁木齐。镜姐梦想领读会,高效阅读训练营学员,终身学习成长者。