在用Excel统计费用、销量等数据时,如果以元为单位进行统计,在金额较大时会导致数值的位数较长,不便于查看数据。这时可以考虑把原来单位为元的数都转换成以万元为单位。但如果数据较多、表格较大,逐个转换会浪费很多时间,还可能会因为枯燥而导致疲劳和马虎。这时可以利用Excel中的功能,让Excel自动将所有需要转换的数据都除以一万,从而变成以万元为单位,这里以Excel2007为例介绍如何操作,以供参考。
●为防止出现误操作而影响数据的准确性,最好在转换前将表格复制一份作为备份,然后再进行转换操作。
●备份表格后,打开要转换的表格,在任意一个空单元格中输入数字“10000”。
●然后对已输入数字“10000”的单元格进行复制。复制后,该单元格边框会显示闪烁的虚线,表示其已复制到系统的剪贴板中。
●此时选择要转换成万元单位的表格范围。可以用鼠标框选,表格范围较大时也可以采用结合键盘的Shift键等方法进行多选。
●在选择范围中点击鼠标右键,弹出右键菜单后,用鼠标左键点击其中的“选择性粘贴”选项。
●点选“选择性粘贴”对话框中的“除”选项。
●再点击“确定”按钮。
●这样,之前所选单元格范围中的所有数值就都自动除以10000了。
●如果小数点后不必保留过多位数,可在“设置单元格格式”中根据需要设置要保留的小数位数。
●最后不要忘了把表示单位的文字改成“万”及删除之前输入的那个数字“10000”。
大家在选择性粘贴的对话框中可以看到,在“除”的选项外,还有“加”、“减”、“乘”选项。即通过这种方法,选择“乘”选项,还可以把万元单位变成元;选择“加”或者“减”选项还可以把所有选择的数值都加或者减某个数。
最后再提醒一次:为防止出现误操作而影响数据的准确性,最好在转换前将表格复制一份作为备份,然后再进行转换操作。