信息化工作中有一个常说的顺口溜:管理制度化、制度流程化、流程表单化,表单信息化。说易行难,在实施信息化过程中,出现的五花八门情况,让很多管理人员都有一个疑惑,如何让管理需求转化成为信息化方案?
首先,我们需要了解,一个管理需求能够成为信息化方案的要素有哪些?
数据——取值逻辑
管理制度需要对管理目标进行量化,量化就会有数据,取值逻辑就是信息化关注的重点。描述清晰的取值逻辑,会起到事半功倍的效果。
流程——判断逻辑
管理过程是一个多条件判断的过程,有了数据之后需要如何运用,就需要根据管理需求进行判断逻辑的罗列,这个过程就形成了一个一个业务的流程。注意,信息化系统不是人工智能,不能自主学习,流程就是它需要学习的方法。
统计——计算逻辑
经过判断逻辑的数据,需要进行统计计算,统计学有很多方法。选择适合管理目标的方法,由于系统是没有办法进行人为剔除的异常数据,因此统计逻辑需要明确数据的计算方式,这样可以保持数据的可比性。系统不能美化数据,一切将如实呈现。
报表——数据输出
数据输出就是系统报表。管理需求表单化体现在各类报表。同样的数据来源依据管理要求的不同将会呈现不同的管理报表。管理需求转化为信息化时候,就是将管理表单进行拆解,然后让信息化系统完成管理表单。报表通常有时时数据查询报表、按周期存档报表、打印报表等模式。
理解了上述要素,我们就可以尝试对管理需求进行信息化的转化,大致的步骤可以如下进行:
例如:“根据《销售应收账款管理制度》对应收账款的管理要求,需要在系统中对不同客户不同账期的应收账款形成月度报表。”
第一,明确管理目标:
管理客户的应收账款;
第二,明确管理需求对应信息化方案的要素:
取值逻辑:有
判断逻辑:不需要调整
统计逻辑:有
数据输出:有
第三,梳理要素对应的逻辑:取值逻辑:客户、账期、月度、账款;
判断逻辑:不需要调整
统计逻辑:无异常数据不纳入考核,首先统计月度,再统计客户、再统计账期;
数据输出:查询类报表,需要提供打印版本。
第四,编制信息化方案:
描述清晰梳理出对应要素的取值逻辑、统计逻辑、数据输出格式等
案例只是简单示范,核心是对管理的理解。管理决定了信息化应用的程度。信息化只是一种工具,为管理能够系统化,可持续化提供坚实的基础。不要忽视业务流程的梳理,磨刀不误砍柴工,业务流程的清晰,是信息化管理的重要前提。