前几天用excel(表格软件)帮人完成一项任务,一开始我是特别实在的一步一步做,但是吧,总觉得不对劲,我最讨厌老实的做那些繁琐重复的工作了,一定得想一个简单的方法完成这项任务。
接下来,我就把整个过程给重现一下吧。 其实文章目的只是希望各位用类似的方法举一反三,在其他方面也能利用各种技巧来提高效率!
案例一
任务是这样的,给我了一份表格,第一列全是人名,第二列全是手机号,现在要我两两一组放入另一个表格内
(图2)
现在,咱不管这个任务有什么意义,我想问下,聪明的你,现在有没有想到什么机智过人的方法呢?如果有的话,请在评论区留下你的方法。
接下来,我把所有人名给复制到一款名叫“notepad++”的文本编辑器软件中,是这个样子的
分析一下,如果想让这些数据在excel软件中呈现图二中的效果,那么就需要将数据格式化一下啦,你看,我从excel中直接复制出来后,他们也是以行排列的,这就说明了,excel也是认识这种文本格式的。
类似的,如果把下面“人名1 人名2”粘贴到excel表格中,会出现下面的效果(灰色方块其实是制表符,也就是键盘上的【Tab】按键按下后出现的字符,之所以是灰色,是因为我选中了该制表符)
你看出效果了么?就是说,excel以制表符为分界线,自动把数据分成两列,这在以后处理数据时,或许能有大作用呢。
但好像这个制表符不能在我这个任务中体现出什么价值,回到正轨,咱们接着看我的任务。
当初我也没想到什么方法能让这些数据变成两两一组,以空格分开的,就只能用下面这种方法了,请看下面这段40秒的视频(为了能仔细看,我特地放慢了视频速度,视频没有声音!没有声音!)
最终数据成了这种格式后,直接粘贴到表格中就结束啦(手机号使用类似方法即可)
视频中你会看到我点击了“开始录制”“停止录制”“回放”“重复运行宏”,这些都是该软件自带的功能。
作用是,当你点击开始录制时,将开始记录你在文本框内的任何键盘操作,当你停止后就不再记录,回放就可以使软件自动按下你所做的操作,还可以重复运行哦。
案例二
有次需要把很多行的数据格式化为一行数据,用“,”逗号隔开,其实也很简单,就是文本替换而已,这里要引入一个“不可见字符”的概念
先看我怎么做吧,然后再解释(下图是原数据)
上图是处理后的数据,第一步输入查找内容“rn”再输入替换内容“,”,接着点击全部替换,就出现上图的效果啦。
其他的不必解释,只需要说明“rn”是什么东西即可。
在文本文件中,一切都是字符,字符分为“可见字符”与“不可见字符”,可见字符就是你看到的任何字符,不可见字符就是拥有着特殊含义的字符,比如,换行符(rn)、制表符(t)。
这些字符也并非看不见,它们的作用已经直接在软件中体现出来了。
现在看下软件处理流程,软件读取一个文本文件,内容是“aaaaarnbbbbb”(实际上读到的是二进制,再由二进制转换为字节,再根据编码规则解码出aaa……这些信息)
而软件知道“rn”的特殊意义,就如下面这样给显示出来啦
aaaaa
bbbbb
以上就是文本文件中的不可见字符啦。
在另一款办公软件“word文档”中也有类似的不可见字符,而且有很多。
好了,今天就分享到这里吧
(原文来自我的百家号)