怎么在一个表格里查找多个包含的词_大开眼界!Word的查找替换还可以这样玩...

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如果要我选出Word中最强大的一个功能,那一定是“查找和替换”。相比Word的“查找和替换”功能,Excel和PPT的这项功能,简直是弱爆了。

比如在设计PPT的时候,如果这一页从Excel中复制粘贴的表格,无论怎样设置文本的对齐,始终无法让数字在页面中做到水平和垂直居中对齐。导致这个问题发生的原因,是因为这个表格中包含有空格和回车,这两个我们无法看到的符号影响的。

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删除空格很简单,任何一个组件的替换功能,都能查找空格,并用替换功能删除,但删除回车符,PPT和Excel的查找替换是实现不了的。

再比如这一页PPT中,原始的文案是一整个段落。

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按照我们在《案例解析・4步骤大段文字变身为PPT》一文中介绍的方法,要把这个大段文字变成图形化的设计,就必须先对文字分段,变成下图所示的效果。要把上图的文字变成这个效果,只能手工找到句号的位置,敲回车进行换行,再找到“年”字的位置,敲回车进行换行。完全是纯手工的操作,一点技术含量都没有。

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而利用Word中强大的“查找和替换”功能,不仅仅可以简单地查找替换某个字符或者词组,配合通配符可以对整个文档进行批量格式整理,刚刚提到的两个需求,如果换到Word中来实现,那简直是易如反掌。

我们通过3个案例,来认识Word这个令人惊艳的“查找和替换”功能。

1 删回车和加回车

把第一个包含有回车的表格,粘贴到Word中,现在我们来看看怎样用替换功能来删除表格中的回车。

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【CTRL+H】打开替换对话框,选择底部的“更多”按钮,在“查找内容中”选择底部的“特殊符号-段落标记”,段落标记就是指回车符,在“替换为”中什么都不用写,点击“全部替换”即可。表格中所有多出来的空格就会被全部删除。

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接着我们再来看第二个加回车的案例,把文本复制粘贴到Word中,我们再来看看怎样用替换功能给文本加回车。

按【CTRL+H】打开替换对话框,选择底部的“更多”按钮,在“查找内容中”输入句号,在“替换为”中输入句号和段落标记,点击“全部替换”即可。

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这是替换后的效果:

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再以“年”字为条件查找替换一次,就可以得到我们想要的效果了。

2 删除括号中的文字

有时候在培训结束后,客户想要做一个课后测试,检测一下学员的学习情况。这时候我就需要根据课程内容的安排,来编写课后测试题。

我以前的做法是先做一份如下图所示的没有答案的测试题,再复制这份文档,把答案填写上去。

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可是客户的需要可能会发生变动,所以题目也会随之变化。一旦变化我就要先把没有答案的考试题修改好,再打开有答案的考试题,再根据刚刚修改的内容,查找修改的位置,进行内容的变更。按照这个操作方法,操作费时费力,而且很容易漏掉题目。

现在有了查找替换功能,就可以先做有答案的课后测试题。再复制这份文档,打开“替换-更多”,在查找内容中输入(*),在替换为中输入( ),勾选“使用通配符”。

通配符是文本值中代替未知字符的特殊字符,本例中的*号代表任意0-多个字符。例如可以用“wh*”将找到 what、white 和 why,但找不到 awhile 或 watch。

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替换完成后所有的答案就变成了空了,这样就只需要在有变更考试题的时候,再重新复制一份新的考试题,用此方法1秒钟就搞定了没有答案的考试题的制作了。

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3 将所有负数的数字字体颜色变红色

如果一份Word文档中,里面有很多文字和数字,数字有正数,有负数。想要把所有的负数变成红色字体并加粗。一个一个去选中并更改字体颜色和加粗,显然速度太慢太麻烦。比如下面这篇文档中,在文字中包含了一些数字,有一些是正数、有一些是负数。

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操作方法如下:

1、按【CTRL+H】打开“替换”对话框,点击左下角的“更多”功能

2、勾选左下角的“使用通配符”,在查找内容中输入这一段代码:-[0-9,.]{1,}

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3、光标放在替换为的位置,点击“格式”-“字体”,选择字体颜色:红色,字形:加粗。

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4、点击“全部替换”,10秒轻松搞定!

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Word中的替换功能功能非常强大,如果你在排版文档的过程,所做的操作具备一定的规律,不妨试试看是否能用替换功能一键轻松搞定!

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