上文我们聊了其实Excel并不擅长录入大量的源数据,哪它到底擅长适合录入什么样的数据呢?适合哪些录入场景呢?在解答这两问题之前,我们首选需要了解Excel它在单元格中支持录入什么数据类型?在Excel中,我们录入的数据可以根据录入的数据是否产生变化分为常量和公式,先了解一下Excel中的常量有哪些数据数据类型吧。
常量
常量是一个计算机语言的术语,它的广义概念就是不变化的量,在我们录入源数据后,不是人为修改,它是保持稳定不变的。Excel的常量我分为了6大类型,分别为数值,文本,逻辑值(布尔值),错误值,数组,接下来逐个介绍一下:
数值:数值是常用的数据类型之一,type函数识别为1,比如某产品产量、销量,年度销售业绩以及商品的单价,而不参与计算的数字序列比如身份证号,邮政编码,手机号码,电话等通常为文本数字而不是数值,在系统中数值一旦超过15位就会自动转为采用科学计数法,超出的部分会被清除且不可逆,所以超出15位的数值计算基本没有意义,遇到这样的问题我们该如何解决呢?
如果你是用记事本录入的就需要在导入的过程中,可参考小白讲Excel-怎样录入数据才是正确的录入姿势;
如果你是在表格中录入,常用的方法加单引号',但我不建议你这么做,因为一旦加了之后,再转变成数值的话就会多操作几步才行,推荐使用给数据所在的列设置为文本格式,具体方法:
- 比如数据在B列,鼠标移至b列标识符后变成后,点鼠标左键,选中整列,然后ctrl+1或鼠标左键弹出的菜单中选设置单元格格式,格式选择文本,然后点击确定再输入。
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批量设置文本格式录入数字示意图
文本:日常录入数据类型之一,type函数识别码为2,主要由汉字,英文字母,文本型数字以及特殊符号组成,比如录入姓名,性别,公司名称以及身份证号等,除了人为的设置文本格式的数字外,我们也会遇到导入的数据的并没有设置正确的格式的数字,在带入公式中或编写公式常常会导致无法正常的结果,这里有几个快速转化文本数字为数值的方法,与你分享一下:
- 符号法:转化为数值的操作符号有加减0,乘除1,负号-;如果通过设置单元格格式的方法是无法立即生效的,除非对文本数字进行修改才能起作用;我采用的方式是选择性粘贴,选择一个空白的单元格输入数值1,复制,然后选择要转换类型的数据,鼠标右键-选择性粘贴,选择运算乘或除都可以,然后确定,是不是所有的数据就转化为数字类型;
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符号法批量文本数字转数值操作示意图
- 分列法:如果你选择数据的整列的数据,你也可以通过分列的方式来转化成数值,具体操作如下图:
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分列法文本转数值操作示意图
- 两种方法比较:分列转化法只能一列一列数据的转化,而且需要将转化的数据存入到新列,因为它不会修改单元格格式,如果做修改的话,原来的单元格式文本格式,修改完又自动变回文本了,而符号转化就没有这个问题,而且数据的量不受限制,这里推荐用符号法。
布尔值:只有两个值的数据类型TRUE和FALSE,TYPE识别码为4,它比较特殊的地方就是它是可以参与数学运算的,比如TRUE + 1 + FALSE+TRUE你猜猜等于几呢?3,你作对了吗?这里TRUE等效1,FALSE等效0,但实际并不相等,如果单元格输入=if(1=TRUE,"相等