![61d2ea926d1655f56100bcde02433c35.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/3ebf48c52603e16b2263db00ce84ee7b.jpeg)
在日常工作中,大家经常会遇到很多数据录入不规范带来的困扰,不可避免地出现数据漏输、多输、错输,或者格式输入错误等麻烦!
这不仅导致文章可读性差,录入的错误数据还会给后期计算、汇总带来很大的难度,可谓录入一时爽,汇总悔断肠。
![57644ce83d98f8ec8952ee859c9e36b6.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/761544f1604b41f2d28f484cf7b17c79.jpeg)
所以,我整理了十个最常用的数据高效录入技巧分享给大家,输入速度快、效率高,输错了还自动提醒,建议先码后看~
01
录入序列
数字、日期、含数字内容,都可以直接生成一列或一行序列~
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方法:拖拽或双击单元格右下角填充柄“+”。
常用填充柄“+”,省时又省力,除了数字、日期、含数字的内容,“序列”更神奇的地方是可自定义!
如果,我们经常要输入公司所有部门,我自定义一个“部门序列”,每次只要动动鼠标,1秒就填充好了所有内容,不会漏掉也不会错:
![2d7cfee805823f1c4618da93fc4f058d.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/88809f7c061d97c31702a0c17a06f421.gif)
自定义序列方法:点击文件—选项—自定义序列,按下图添加即可。
![f6fcb101da39a3c9dd74f8e2c387969a.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/dd3628fbe958885cb837f54cd291a0d2.jpeg)
02
批量录入相同内容
如果多个单元格(可以不连续)要输入相同内容,选中要输入的单元格,直接编辑好内容后按【Ctrl+回车】批量录入。
![7b48c55d5e0f847df22c8982d47c1af0.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/8904c919595cd6b64cb20d38dced5e4f.gif)
03
批量录入不同内容
上面演示了相同内容,但如果遇到大量不同内容怎么办?
方法:选中单元格—按Ctrl+G—选择空值(定位空单元格)—输入“=E5”—按Ctrl+回车
![a3244675dc36914a22de0f847b2da280.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/71568323e83dcd6f8e8f598f985761f2.gif)
这时候你就要问了,为什么要输入"=E5"呢?
其实,这个公式的意思,就是让定位到的每一个单元格的值,都等于其上方单元格的值。
04
复制批量录入
【Ctrl+D】快捷键可以把上面单元格内容,快速复制到选中的单元格。
PS:如果同时选中多个单元格,可以不用公式实现类似上面相同的效果。
![9c47c81d362b68befc4ba0f6e55c6d55.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/383d3aea2ff45c2db034d3a65567f47f.gif)
同理,他的兄弟快捷键【Ctrl+R】,可以把左面单元格内容,快速复制到当前单元格。
05
下拉列表
下拉列表的好处:
① 不用敲键盘,鼠标选择选项就可以填写;
② 数据规范,不会输错成其它内容。
![148a3b88848996a58896e6cf241e028b.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/010db91cdf27857577c90bbe59afa17d.gif)
下拉列表制作也很简单。
选中部门这一列,点击 数据—有效性,打开数据有效性对话框,选择序列,然后在来源里拾取部门列表就好了。
操作步骤:
![1356386f5e7e8dd57bb69beadbf006ed.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/429889eb85fa5fcad873d616dbbfe45c.gif)
06
限制输入长度
对于固定长度的内容,比如11位手机号、身份证号码等,不小心多输也不易发现。但是,如果我们限制了输入字符的长度,就再无后顾之忧了!
限制字符长度方法如下图:
![77c22d975ad1091346c78f7f117b2db2.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/af6cb6b44e41a307ac37dc08fd170c74.gif)
如果设置最小值、最大值为不同数值,还可将输入字符长度限制在某范围内。
07
数字分段显示
如下图效果,我们让输入的11位手机号码自动显示成 3-4-4 的样式了,特别好辨认!
![465b94ae0c4044c823a96d322bb003d1.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/260778085fc5b3ab4983a31a86bb608d.gif)
手机号码分段显示方法:
选中单元格区域,按【Ctrl+1】,设置数字格式类型输入【000-0000-0000】即可。
![f1f7a463d968e7667d20bda633b5d345.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/d1bcd405fc2ffde3d547efe7ac93ce48.jpeg)
其他的数字类型内容,都可以用000-000的数字格式类型来分段,0代表数字占位,几个0就代表几位数字,- 是分割符号,也可以用空格或其它符号代替。
08
输入分数
在表格里如果直接输入分数2/3,会发现立马变成就2月3日。
因为,表格默认m/d的形式为日期,非分数。
表格:我要我觉得,不要你觉得!
![2655a6c2f027e6cd2d886f746484bbf5.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/b806e561e007226b1822383ca12c5c3b.gif)
正确输入方法:先输入“0+空格”,再输入2/3。
![513e05ebfe9c014b70ad014cabfb1848.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/02802b8b985fe78daf46f7053597e148.gif)
09
输入当前日期、时间
“当前日期”在填表时的使用频率很高,如果每次都在键盘上一个一个寻找数字敲击的话会很累,出错率也高。
你知道吗?表格有自带“今日”“当前时间”快捷键,又快又准!
按下快捷键【Ctrl + ;】快速输入当前日期~
按下快捷键【Ctrl + shift + ;】快速输入当前时间~
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10
拒绝重复录入、高亮重复项
很多特殊内容是不可重复的,如工号、产品编码……如果,录入重复时可以自动禁止录入就好了!
![30d859188692b96b8622fcf8876f3756.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/341934e63487af22685374e3821ef45a.gif)
拒绝重复录入方法:
选中单元格区域,点击 数据—拒绝录入重复项—设置—确定。
![81361b24f9c3552b0283cb9a239a0954.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/aa64430a3a3e693b2faff17023d5ed2e.jpeg)
有时想允许重复录入,但要把重复内容标出来,或者用作数据重复检查,像下图这样:
![73a24903cf53ba6e45b188221734b1fd.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/4267c70ece3bbc2b60356f0622fb27d3.gif)
重复提示,表格也有好用的方法,只要设置“高亮重复项”就可以了。
设置方法:
选中单元格区域,点击 数据—高亮重复项—设置高亮重复项—确定。
![69e8ce31df5ff1f47ca845cb57d67594.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/1d22e5db22343d904c223b290235321d.jpeg)
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