word文档通配符换行_[Word] 学习笔记

一、Word学习笔记

目录

  • 导言
  • 样式+自动化 思想
  • 样式
  • 自动化

1 导言

1.1 所见即所得 与 所见即所想

文本编辑器的表现形式一般分为两类,一是word类的所见即所得,另一类是latex 和 markdwown 类的所见即所想。

所见即所得 看见的是最终排版之后的结果。
所见即所想 我不在乎页面的表现形式,我只告诉你什么是标题,什么是内容,专心文本内容的逻辑性和内容性而忽略文本的可展示性,至于怎么排版,交由专业的人来完成,也是标记语言的思想。

word 的所见即所得形式将文档编辑的入门门槛降低,但是实际上排版的过程还是一个所见即所想 + 样式设计的 两步过程。(说到这里,不得不吐槽一下知乎充满青(yan)春(ge)气息的高级编辑器)。

2 样式+自动化 思想

word 核心思想是 样式+自动化主要适用于长文本的格式化排版

所有的文本排版的格式规定由样式确定,抽象讲,是用样式 可视化形式 代替标记语言的 标签 来展示文本内容的形式化结构和内在逻辑,讲 word 本质上就是讲 样式设置 自动化编排 两个步骤。根据王佩丰的讲解,尽量不要使用 空格 回车 格式刷,word 三傻。

文档的编排一般就分为 封面 目录 标题 正文 表格 插图 列表 这几个内容(公式算作表格),额外再加上页面布局,页眉页脚页码,基本就很齐全了。只要是可以结构化表示的东西,例如题注,列表,目录,基本都可以用word来实现自动化,这个自动化其实指的是标记的结构化文本的自动更新,然后样式是指对标记文本渲染效果的设置。

其实作为笔记,到这一步已经足够支持理解和回顾了,但是作为辅助记忆类文章,还是需要进一步梳理,这个过程也是我所欠缺的,思路有些中断,不能很清楚地记录自己可能需要的记忆点(菜是原罪)。后边我详细地分别介绍每一步中的可能出现的常用配置,作为实操练习和实际工作中可能出现的步骤参考。

3 样式

3.1 创建样式与样式更新

功能区->选项卡“开始”->样式 右下角的小箭头,点开他(或者快捷键ctrl+shift+alt+S),屏幕右方出现或者悬浮出现样式列表了(直接再选项卡里设置也可以,移到屏幕右侧比较好操作)。右侧样式窗格->全部清楚,右下角选项->选择要显示的样式->正在使用的格式,调整目前显示在样式区中的样式。

创建样式

选中文字->右键->字体框->样式->创建样式->确定

样式匹配选中文字

选中文字->右侧样式窗格->需要更新的样式->右键->更新 XX 以匹配所选文字

样式更新

右侧样式窗格->需要更新的样式->右键->修改->修改样式->确定 样式对应文本实现更新

重点要说的是修改样式,样式的修改建议在 修改样式 窗格中点击左下角格式,依次修改字体、段落等格式,具体修改过程如后文所示

字体 段落 制表符 大纲 图表 题注 列表,然后就没了,注意这些,分类来做,就完事了。

3.2 字体

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字体设置页面

主要记录字体中容易忽略的内容:

  • 字体,对于样式中的字体来说,中文字体英文字体可以分别设置,字体,字号,颜色等按照排版规定就好
  • 字符间距是字符与横向左右字符之间的间距,设置时留意取消勾选对齐到网格的选项。

3.3 段落

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图好模糊,,只能先凑活下看了,求指导搞清楚点,,
  • (第一页)敲重点大纲级别 大纲级别共9级,对应的是目录生成时候的默认级别
  • 缩进 ,字面意思。重点强调 特殊-> 首行缩进与悬挂缩进,文本要求段落的首行缩进时一定不要用空格,使用首行缩进,设置两个字符就可以了;相对应的是悬挂缩进,与首行缩进相反,悬挂缩进是除首行为其他行缩进。
  • 间距 ,即行间距。段落的上下留白使用段前空行与段后空行实现,重复强调:word 排版全文不需要使用空格,手动换行和格式刷。行距,强调固定值,固定值的含义指上下行之间的高度差的大小,与字体大小的衡量尺度一直:“行距” ==“字体大小”则刚好显示完整文本;“行距” <“字体大小”文本上下边界显示不全;“行距” >“字体大小”文本上下留出空白。注意对齐网格可能导致行距设置失效,需要改变行距时取消勾选该选项。
  • (第二页)分页 :孤行控制,段落首行或尾行与段落整体保持位于同一页面;与下段同页:字面意思;后边两个同理,段前分页常用于 章标题 。(段落左侧会出现一个小黑点)
  • (第三页)换行 :允许西文在单词中间换行,建议勾选,很实用。

3.4 制表符

word排版中主要面对的有文本、插图、表格、列表等内容。制表符主要用于创建表格。word提供将带有制表符的文本转换成表格的功能。

制表符解决同行内文本的布局,跨行文字的对齐,公式对齐等问题。不太常用,简单文字也不是很好讲清楚,看王佩丰的视频吧,这里就不做赘述了,主要关注内容:标尺的使用(功能区->视图->标尺)、制表位对齐方式、引导符。

3.5 图片

图片单独列出来但是不需要额外展开,在图片的布局选项中设置成嵌入型,word会把图片看作与文本同等地位,接着用对待文本的方式为图片添加样式即可。

4 自动化

4.1 编号与多级列表

重点:使用题注的时候,题注编号中的章节起始样式选项中只有内置的标题1-9

编号和多级列表放在一起介绍,可以把编号看成单一简化的多级列表,编号所具有的特性在多级列表里边都可以找到。样式的设置选项里边只有编号,而没有多级列表,多级列表与样式的链接关系需要在多级列表中手动设置。

编号 , 为单一级别的并列或者有序关系提供顺序标识。

同理 ,多级列表为多级的并列或者有序关系提供分级的顺序标识。

编号和自定义编号可自定设置的内容偏少,不再赘述,重点讲多级列表的内容。

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自定义新的多级列表
  • 窗格最左侧顺序列表和中间窗格用于选中需要修改的对应级别列表。
  • 右侧将级别链接到样式,设置将某个级别的列表与所需的样式链接,即,在该样式的段落出现的位置左前方插入列表编号。
  • 编号格式->输入编号的格式,用于设置编号前后的描述性文字,例如:第x章,第x节等,只有灰色的如图中的2是变量。
  • 编号格式->此级别的编号样式,用于设置编号样式,例如:1,2,3;i,ii,iii;一,二,三;壹,贰,叁等。
  • 位置,用于调整列表中的相对位置。
  • 位置->编号之后 默认编号之后添加一个制表符,可以修改。

疑问:要在库中显示的级别有啥用?

答:功能区点进去多级列表之后,当前列表(自定义的那个列表)中默认开始显示的级别是这个。比如设置成1 就是1,1.1,1.1.1,设置成3 就是1.1.1,1.1.1.1 类推。 所以,不用管就好了。

疑问:一级标题通常使用中文数字一、二、三、四等,而二级以下标题使用1.1, 1.2, 2.1 之类,在多级列表中直接设置,会出现 四.1.2 的现象?

答:多级列表中有一个选项是正规形式编号,勾选后,该级标题会 统一所有级的序号显示为阿拉伯数字形式,各级列表序号单独设置正规形式编号,所以不影响其他级的编号。

4.2 题注与交叉引用

题注用于在图表上方或者下方添加描述性文字,辅助区分标记和解释相应的图表内容。

重点:题注的章节编号只能使用word内置的标题1-9样式,且需要链接到多级列表,自定义样式不可使用。(所以养成习惯,但是目录生成可以使用自定义样式。)

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题注

右键选中图片->插入题注,进入题注的设置窗格

  • 题注内容不能自定义,只能根据设置选项自动生成
  • 选项->标签:指的是题注编号的前缀内容,备选项有:图、图标、公式、表格等等
  • 位置:所选项目上方,下方两种
  • 编号->格式:字面意思
  • 编号->章节起始样式 重点:只能从内置样式标题1-9中选择,这里也限定了文档的章节标题样式一般只能使用内置的标题1-9。

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交叉引用

对应题注编号,在文章中引用题注时,可以使用交叉引用的方式,避免因新增图表与题注而导致编号混乱。

  • 引用类型:对应所设置的题注标签
  • 引用内容:一般选仅标签和编号
  • 引用哪一个题注:选择对应题注

文本中图表数量和位置发生变化时,手动全局更新域,题注和交叉引用自动更新编号即可。

疑问:章节设置是一、二、三、四的时候题注是 四.1 这样,如何解决

答:改章节标题为阿拉伯数字,然后生成题注,再之后锁定域,调回一、二、三、四,最后更新目录。

4.3 目录

提示:word中的目录生成默认由大纲级别决定,内置样式标题1-9默认大纲级别为1-9。自定义样式可以手动设置大纲级别,并参与到目录的生成过程。(或者常用的,忽视word内置样式,直接使用自定义样式手动设置目录。)

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目录

功能区->引用->目录->自定义目录

  • 取消勾选 超链接选项,一般用不到,不取消也无所谓
  • 常规->显示级别 调整需要显示的标题级别数目
  • 修改:调整目录中的显示样式
  • 选项:可以手动调整样式对应的目录级别

二、日常 word 小技巧

  1. word 任意空白位置双击可以在该位置快速输入
  2. 单击状态栏最左侧页面位置可以快速打开关闭导航窗格
  3. 快速访问工具栏可以自定义,添加常用功能,例如快速打印,撤销,恢复,插入分页符等
  4. 功能区可以自定义,自定义选项卡可以添加 Power point,Excel
  5. 插入表格可以直接在word文档中插入excel电子表格
  6. 软回车 shift+enter 生成换行符 换行但不分段,硬回车 enter 生成分段符 换行且分段。
  7. alt+左键 纵向选中文本。
  8. 修改标尺刻度,文件->选项->高级->显示->以字符宽度为度量单位,修改标尺刻度为厘米单位
  9. 直角页边距标记“裁剪标记”,文件->选项->高级->显示裁剪标记
  10. word里边可以在选中的内容里边查找所需内容,一次操作可以选中所有需要查找的内容。

三、word 场景

比如出题,比如合同修订这类,有的场景是用不到的。

多人协作环境,提高工作效率(这是重点)

四、常见问题

  1. 页眉处横线去不掉?页眉样式中设置了外框底边线,打开样式窗格样式设置,去掉边框下边线。

五、参考资料

【公开课】微软office全能赛冠军教你Word 该怎样学 https://www.bilibili.com/video/BV1cW411y7HG?from=search&seid=1998614288570392071

王佩丰【word长文档编辑】

https://www.bilibili.com/video/BV1V7411T722?from=search&seid=2140240771476486751

Word大神上分攻略

https://www.bilibili.com/cheese/play/ep781

这10个Word实用技能,在工作中你一定会用到

https://zhuanlan.zhihu.com/p/97761428

前方大批Word神技,场面即将失控,敬请拴好队友

https://zhuanlan.zhihu.com/p/69466357

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