为什么每个邮件收到后都会有一个htm的附件_如何写商务邮件(如何进行邮件沟通)?...

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邮件就是信件,作用就是沟通,人类通信的历史已有几千年,而商务邮件,则是在特定场景下借助信息化手段进行通信的一种沟通方式。

1 何为通信(沟通)?

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沟通不是简单的传输、转达,在信息系统通信中有一个信源、信宿、信道的概念,在实际生活中也是可以通用的。

信源:产生信息的实体,信息产生后,由这个实体向外传播,信息传递的起/终点(如:发件人或沟通中的沟通者发起者);

信道:传送信息的通道、方法、手段或工具(如:TCP/IP网络,邮件也是其中的一种);

信宿:信息的归宿或接受者(如:收件人,信息的接收者);

反馈:信息由信源经过信道,穿过噪音抵达信宿,但这并不意味者本次通信结束,还需要有反馈,即让信源知道信宿已收到信息且内容无误差(如:收到请回复over/收到over,重复一遍);

噪音:噪声可以理解为干扰,声音传递过程中会受噪音影响,听不清,听不全等,噪音在这里是一个概念,并非字面意思,对传输中的信息产生消耗的因素都可称之为噪音(甚至是个人理解的偏差);

编译:信息传输前的编码、加密,需要转换成特定的格式、符号进行传输(如:日常沟通中结构化的文字,逻辑化语言都是经过大脑编译之后的信息);

解码:收到信息通过约定的加密方式进行反向解密,收到结构化文档,听到逻辑化语言后大脑需要处理,转换成自己的理解,这个过程就是解密的过程。

2 什么是商务邮件

商务邮件不仅是你工作的记录,还具有同时告知多人、传递附件的功能,更重要的是,在商业活动中,一旦发生纠纷,邮件是可以作为法庭证据使用的,通过商业邮件也能看出一个人的职业素养,所以养成良好的邮件习惯非常重要。

邮件的作用:告知、通报、信息传递 【留痕】

邮件的三个基本宗旨:效率、清晰、礼貌

3 邮件的主题

邮件一定要有主题,邮件的主题为了让收件人看到邮件主题之后对该邮件有个大体了解,确定邮件的紧急、重要程度,有效、有用性的,所以在写主题的时候最主要的突出什么事、重要程度等关键信息,。

工作上的邮件,在保证准确简洁的基础上,要提高可追溯性,要选择一种较好的标题格式。因为工作上的事情,后续有很大的可能性需要再次回溯,所以使用一个较好的命名规则,在邮件很多时可保证准确无误、高效地搜索、处理邮件。

1. 邮件不要使用空白或无意义的主题,商务人士通常邮件繁多,需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件;

2. 邮件主题要简短明确,能够突出内容的重要性,切忌冗长复杂(10-15字为宜);

3. 如果主题中有关键词想突出,可以添加符号加以着重(对于一些分享、自荐啊等有一定属性的邮件也可以加上【属性】),如果确实很紧急,在邮件开头注明【紧急】或【☆☆☆】,【】不宜超过3个;

4. 千万不要把转了N层的邮件发给别人,显得非常业余,多次转发或者回复的主题要视情景进行修改(不能超过3个转发/回复);

5. 一封邮件尽可能只针对一个主题,尽量避免一封邮件交叉沟通多个事,以便收件人处理与回复,也方便自己日后整理。

4 称呼与问候

开场一定要说“XX你好”,如果不熟悉的话,可以称呼别人的职称,要搞清楚对方职位和性别再叫,否则慎用,不熟悉的人切忌不要叫其昵称,尽量不要直呼对方全名。

1.针对不同收件人,区别对待(所有邮件都是给收件人的,站在收件人角度考虑):

1)单个对象:XX总、XX老师、X经理

2)多个对象:二位好、大家好、各位好、dear all

3)重点突出:X总及各位同仁;尊敬的X总并XX公司

2.特别注意:你好、您好、你们好、各位好、大家好,切记没有您们好一说;不熟悉的人不要叫其昵称,对外不用昵称(哥、姐),直呼职位或名字;

3.对于不清楚职务、性别的用老师最佳,其次XX总。

5 邮件正文

正文是整个邮件的主体,也是关键,要注意整体框架,行文格式,清晰明了,据实叙述,不是情书不用过多修饰,不需要附加情感,语义清晰,文字简练,一般采取三段式最佳(开头、主体、结尾),主体内容归类,条理化、数据化:

1.若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意,不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看,但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明;

2. 正文首先要求简明扼要,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句,内容一长可能没耐心看完,也容易遗漏重要信息,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细论述;

3. 注意邮件论述语气,根据收件人与自己的熟络程度、等级关系,邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适,尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观,“邮件门”就是深刻的教训;

4. 正文主体条理化,数据化:多用1234之类的列表,以清晰明确,如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行说明,保持每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论;

5. 一次邮件交待完整信息:最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确,避免过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感;

6. 详细核对,仔细校对:尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查,这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;如果是中文,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字,在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误(如果邮箱工具允许可设置延时发送);

7. 合理提示重要信息:如果有重要的信息,适当用颜色字体或者大两号字提醒,但不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示,合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度,一封邮件里的重要提醒不宜多于3处;

8. 行文通顺,避免出现歧义:合理利用图片,表格等形式来辅助阐述,对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚,如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴;

9. 语气尽量用论述的,少谈及个人情感,而且尽量少用感叹号,不要动不动使用表情字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻,表情要慎用,只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

6 签名

每封邮件在结尾都应有签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。邮件签名档的目的是让收到邮件的人知道是谁发的邮件,如果有问题可以及时的联系到你,虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多:签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系(可采用公司通用模板);

2.短语使用:引用一个短语作为你签名的一部分是可行的,比如你的座右铭、公司的宣传口号,但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体;

3..不要只用一个签名档:对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化,过于正式的签名档会让与对方显得疏远,你可以在Foxmail、OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用;

4.字体选择:签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码,字号一般应选择比正文字体小一些;

5.祝福语:结尾常见的写个‘BestRegards’,中文的写个‘顺颂时祺’之类的就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”,老板用‘顺颂商祺’(注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写),俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。

7 附件

1. 首先如果有附件的话,正文里一定要有提示,并且要对附件有一定的说明,如果附件是一个特殊格式的,必须说明一下附件用什么工具打开,时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开;

2. 附件一定要有一个有意义的名字,详尽且有亮点的信息显得尤为重要,最好能够概括附件的内容,与正文保持一致,方便收件人下载、管理;

3.附件不宜过大,附件过大,邮件传递就会特别慢,超过5M,建议把文件放在网盘上,附上链接和密码,又快又贴心;

4. 附件的数量不宜过多,如果超过4个,尽量使用压缩包传输,但不要用除了RARZIP以外的格式,否则解压又是个麻烦。

8 邮件的回复

如果你收到一封收件人为自己的邮件,那你有必要对此邮件进行回复,回复邮件也要特别注意:

1. 及时回复:收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件,对方肯定希望尽快得到你的回复,哪怕只是确认收到了。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时,若时间来不及或者暂时无法确定,可以先简单回复一下(邮件已收到,我会尽快回复你的),如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作;

2. 确保对方邮件里提到的问题都有对应的回复,这封邮件的使命才算完成,如果有未完成的应进行说明,并随后补充。

1)不要就一封邮件往返三次以上,盖高楼会使邮件变成没有效率的工具(如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚,此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断,电子邮件有时并不是最好的交流方式);

2)对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读,此时应及时对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息;

2.进行针对性回复:当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案,不要过于简单,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源;

3.回复不得少于10个字:对方给你发来一大段邮件,你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的,怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重;

5.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体),点击“回复全部”前,要三思而行:

1)如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了;

2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道,不要让对方帮你完成这件事情;

3)如果你对发件人提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论,你们讨论好了再告诉大家,不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件;

6.主动控制邮件的来往:为避免无谓的回复,浪费资源:

1)可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句 “仅供参考,无需回复”;

2)对于一些确认类邮件,担心收件人无法及时反馈或不回复影响工作开展,应在邮件中明确反馈时间及形式(以上,呈请知悉,如有问题请于本周四(X日)12:00前邮件反馈XXX,如逾期未有反馈,项目组将按以上所述对XXX进行相应调整,谢谢!)。

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