计算机制作不同数据数据图表,计算机二级考试ACCESS重要考点：报表

计算机二级考试ACCESS重要考点：报表

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报表的功能

尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。

报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点：

◆ 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。

◆ 报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。

报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能：

◆ 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。

◆ 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。

◆ 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息

◆ 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。

报表设计

如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。

报表设计工具

⑴ 工具栏

视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果

⑵ 工具箱

在报表设计过程中，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。

◆ 选择对象 用于选定操作的对象。

◆ 控件对象 单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。

◆ 标签 显示标题、说明文字。

◆ 文本框 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据，也可接受计算结果或用户输入。

◆ 选项组 显示一组限制性的选项值。

◆ 切换按钮 当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。

◆ 选项按钮 与切换按钮类似，属单选。

◆ 复选框 选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。

◆ 组合框 包括了列表框和文本框的特性。

◆ 列表框 用来显示一个可滚动的数据列表。

◆ 命令按钮 用来执行某些活动。

◆ 图像 加入图片。

◆ 非绑定对象框 用来显示一些非绑定的OLE对象。

◆ 绑定对象框 用来显示一系列的图片。

◆ 分页符 用于定义多页数据表格的分页位置。

◆ 选项卡控件 创建带有选项卡的对话框。

◆ 子窗体/子报表 用于将其他表中的数据放置在当前报表中。

◆ 直线 划直线。

◆ 矩形 划矩形。

◆ 其他控件 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。

⑶ 工作区

◆ 报表页眉 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。

◆ 页面页眉 页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。

◆ 主体 用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。

◆ 页面页脚 页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&&“页”】表达式用来打印页码。

◆ 报表页脚 用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。

除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。

⑷ 属性窗口

报表高级设计

下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。

1. 排序与分组

所谓分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。

在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的【排序与分组】按钮，弹出对话框，在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容，则在下部出现【组属性】区域。

系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。

◆ 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。

◆ 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。

◆ 分组形式 选择值或值的范围，以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。

◆ 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间距值。

◆ 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。

下面对不同的分组情况进行介绍：

⑴ 按日期/时间字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

◆ 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。

◆ 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。

◆ 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。

◆ 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。

◆ 日 按照同一天的日期对记录进行分组。

◆ 时 按照相同小时的时间对记录进行分组。

◆ 分 按照同一分钟的时间对记录进行分组。

⑵ 按文本字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。

◆ 前缀字符 按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。

⑶ 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。

◆ 间隔 按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。

⑷ 设置排序与分组的步骤

在对报表中的数据分组时，可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段，称为分组字段，而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。

2. 子报表

子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”，而子报表显示“多”的相关记录。

一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系：

◆ 一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。

◆ 主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。

◆ 主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据，在此情况下，子报表包含与公共数据相关的详细记录。

使用向导创建报表

创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的.布局和格式，建立报表。

新建报表：

选择表和字段

按学分分组：

按课程ID排序：

选择报表布局：

选择报表样式：

确定报表标题：

运行报表结果：