怎样快速查看文档是否统一_Word长文档编辑系列（一）

WORD长文档编辑系列一

     长文档编辑如果想要通过死记硬背来记住每一个操作按钮或选项，那只会如同掉进泥缸，既难以爬出来，又会弄得一身泥。

01

样式

     样式即设定好的格式集合，可以快速应用到编辑对象上。 样式的本质即格式，但是是批量化，可统一应用并统一修改的格式。

     说的通俗易懂一点，平时的格式编辑就像是一个裁缝每做一件衣服都要量体裁衣，而样式就是工厂的生产线，一旦设定好衣服的尺寸就可以批量生产相同的衣服。

     样式功能组中出现的样式内容提供了两种信息，上方的文本显示了对应的格式预览效果，下方的文本则是该样式的名称。

    若想查看或修改某样式的原有设定，可以右键该样式，选择【修改】。

    若想导入其他文档中的样式，则需要通过【管理样式】来进行导入，当然也可以实现样式的导出。

   进入管理样式的对话框后，需要知道每个word文档默认导入的是一个模板文件中的设定。为什么需要这个模板文件呢？大家可以想一下，为什么所有人创新一个新的文档开始编辑时，文字都是宋体，五号字，左对齐，这些默认的格式设定就来源于模板文件。当然，导入新样式时，我们显然不再需要这个模板文件，所以需要先点击模板文件下方的【关闭文件】。然后再通过【打开文件】打开需要导入样式所在的文档。

     接着就可以通过复制按钮，将选中的样式复制到当前文档中。

02

大纲级别与多级列表

     大纲级别不同于语文中的大纲提要，而是指段落在文档中的一种级别层次，类似于标题的级别。因此，设定了大纲级别后的段落，可以应用不同格式的编号，也就是多级编号列表。

      例如，现在大家看到的就是应用了多级编号后的段落。

     并且，设置了大纲级别的段落一定会出现在导航窗格中，形成一种链接，如下图所示。大纲级别的本质是“引用对象”，因此设置了大纲级别的段落可以用于生成目录。若是你的word无法看到导航窗格，可以去【视图】选项卡中进行设定。

特别提醒：对于设定了多级大纲的段落若想应用多级列表，建议先应用列表库中第一行第三列的列表样式(红色框线所指)，正如我们课上所说，office很高级但偶尔也很低能，虽然设定了多级大纲，但不代表office能正确识别并应用多级列表。但有一项例外，即红色框线的多级列表样式，可以说是最稳定可靠的列表样式，几乎不会出现识别错误。因此先应将段落应用该样式后，再转换成其他列表样式即可。

操作示例：

附加提醒：设定了大纲级别的段落可以应用不同级别的编号，但不代表一定要有编号。就好像技能级别和职位的关系，每个员工有不同的技能级别，公司里的职位必须具备相应的技能级别才能胜任，但不是每个具有该级别的员工都愿意去应聘该职位。

03

大纲视图与多级编号的设定

     设定了不同大纲级别的文档可以通过大纲视图来查看文档的各个级别和层次结构。

     大纲视图中每个段落左侧都会出现一个标记，有时候是➕号，有时候是➖号，有时候是●，三个符号有其各自的含义：

     ➕：意味着当前段落之后至下一同级别段落之间，有比本段落级别低的其他段落内容。双击➕可以隐藏/显示所有这些低级的段落内容。

     ➖：意味着当前段落之后至下一个同级别段落之间，不存在比其级别还低的段落，无法双击继续展开。

     ●：意味着此段落是正文文本，即未设定大纲级别的普通文本。

    通过大纲视图，可以方便的实现段落的大纲级别修改(升级或降级)，或者仅显示某些级别以上的段落内容(其他级别隐藏)，也可以快速的移动段落内容(调整段落顺序)。

     看到此，一定会有同学想到是否可以通过大纲视图快速应用多级列表编号，很遗憾，不可以。为什么？因为大纲视图中，低级别的段落“从属于”高级别段落，也是看作是高级别段落的一部分，在你看来仅仅是选中了高级别段落时，其实也隐含选中了其中的低级别段落。

 

     那是否就无法解决长文档中的高效编号了呢？当然不是，解决利器就是样式。利用样式，将段落级别与编号进行映射，形成实质的对应关系就可以做到。

     步骤说明：

     a)对不同级别的段落应用不同的样式；

     b)(无需选中任何段落，只需将光标置于某个样式段落之中)新建多级列表(因为原默认的列表并不存在于样式的对应关系)，将每一级别的编号链接到对应级别的样式上；

     c)完成。