本工作簿不能再使用其他新字体_你确定自己会使用Office软件吗？

对于应届生来说，通过投递简历、面试及复试进入公司当然是件非常值得高兴的事。但是我们自己必须非常清楚，进入心仪的公司只是开始，如何在工作中快速成长，全面展现自己的能力，进而在新公司站稳脚跟，并获得发展的机会，才是更重要的事。

天下大事必做于细，每个人留给他人的职场印象都是从点滴细节中体现出来，应届生可以称得上是职场小白，本身就很稚嫩，表现的机会也少，所以一定要想办法通过工作细节给周围的同事带来好印象。今天我们就谈谈每天都要接触的内容——电子文档。

随着人们生活水平的提高，现在的大学生很早就有条件接触电脑，但是未必养成了良好的电脑使用习惯。尤其是进入新公司，每家公司都有自己的计算机使用规范，这也是入职培训的内容之一，务必记住公司的规范优先，自己的个性必须服从公司的共性。此外，电脑使用还要注意一些细节，比如，不要把文件都放在电脑桌面，虽然访问起来方便，但是不利于备份。而且一旦系统崩溃需要重装，桌面上文件就很难找回来了。所以建议在系统盘之外单独新建一个工作文件夹，如果公司没有备份策略，就自己定期备份，也可以使用各种云盘服务，随时随地可以访问最新版本的文档。

电子文档规范

1. 电脑中的软件，我们最常接触的就是微软的Office套件，包括Excel、Word和PowerPoint。在使用Office套件制作电子文档的过程中，建议遵循以下规范：
2. 文档的名字应该能概括文档的内容。千万不要贪图省事使用软件默认的“工作簿1”、“工作簿2”或是“Doc1”、“Doc2”这样的文件名，对于电脑来说，最强大的功能之一就是搜索，而这样的文件名在搜索时毫无帮助。必要时还可以在文档上注明日期或版本号，这样就能从文件名上看出来哪个文件是最新的版本；
3. 保持文档内的数据即时有效、确定不再使用的文档即时删除或存档，90%数据准确的文档就等同于不准确，因为你无法一眼看出来哪些数据有用哪些数据无用，从而导致整篇文档没有价值；
4. 字体统一。我们经常遇到文档内的文本从各处复制而来的情况，这时候请务必保持字体及大小一致，只要使用格式刷就可以轻松完成这项工作；
5. 尽量使用常规字体，这样可以保证在不同的操作系统和设备上都能兼容，不影响显示效果。用字号及缩进来突出重点，少用粗体、斜体及下划线，以减少文件的大小；
6. 慎用红、蓝、黄等鲜艳颜色作为背景色或字体颜色，过多使用这样的颜色易造成阅读者的视觉疲劳；
7. 可能需要打印的文件，在创建或更新时即时进行页面调整，使之随时处于可打印状态。既可以防止需要打印版时时间紧急来不及排版，也能在传递时让接受者不用另外花时间排版，体现良好的服务意识；
8. 每个人的工作中随时体现出自己的职业形象和自己的职业品牌。所以自己的工作成果一是能代表自己的最高水平；二是能创造价值。在与别人协同的时候具备服务意识，与人方便即与己方便。

Excel 表格

1. Excel表格中默认的工作表为“Sheet1”等，使用时请修改成与表格内容相对应的名字，尤其是有多个Sheet时，更要通过名称进行内容的区分；
2. Excel表格中凡有内容处一定要有边框（粗边框+细内线），不用边线会让人觉得你的数据未经过精雕细琢，仍处于蛮荒状态，显然不能代表你的最高水平；
3. 单元格排版的时候，通常文本居中或左对齐（美观），数字右对齐（便于比较大小），对齐时避免使用先导空格或尾随空格，以免影响查找替换功能；
4. 单元格垂直对齐默认是下对齐，可根据实际需要改为垂直居中；
5. Excel表格在修饰时一定不要图省事选中全表进行修饰，也尽量不要整行或整列修饰，以免文件过大；
6. 单元格的背景色及字体颜色宜选用不刺眼的颜色，如表头使用浅蓝，主要列浅青绿、重点单元格使用浅黄，以使数据清晰并能突出重点；
7. 不需要填写的单元格，背景色可设置为浅灰；
8. 日期尽量使用日期格式，以备将来排序使用；
9. 单元格内的换行，一定不要使用空格，而是用“Alt＋Enter”（Mac版本使用control+option(alt)+enter），这样即使调整列宽，换行也不受影响，而空格换行就受列宽的影响；
10. 掌握条件格式的使用方法，从而使你的表格让人眼前一亮；
11. 掌握一些常用的函数，提升表格的自动化程度，从而提高工作效率。

Word 文档

1. 如表格需使用背景色，可参考Excel表格的颜色设置；
2. 利用分页符而不是换行符来换页；
3. 同样，利用段落间距而不是换行来控制段落间的距离；
4. 可以使用隐藏表格线的表格进行对齐排版，比使用空格更美观及方便操作；
5. 掌握一些小技巧，如输入三个“－”回车得到分隔线，三个“*”得到虚线，三个“＃”得到粗线；
6. 熟练使用缩进以进行不同分级的自动编号列表，不用担心修改时编号出现错误；
7. 掌握神奇的“Alt”键的使用，比如选中矩形区域的文本、精确控制标尺的位置……
8. 除了“Ctrl＋c”和“Ctrl＋v”外，Ctrl还有很多便捷的组合键，掌握后能起到事半功倍的作用。

对于职场小白来说，掌握Office技巧是一件投入产出比甚高的事情，只要到京东或当当买一本Office的书（ExcelHome出的书就不错），或是Excel、Word各单独买一本，认认真真琢磨一周，就能使自己制作的电子文档让人刮目相看，所以，奔跑吧，应届生！