1、职场第一课:汇报工作
昨晚在等电梯的时候,听到我司俩刚入职不久的新人在抱怨:
“领导也太会形式主义了,我的日报又被批评了。”
“真想不通,每天都是一样的工作,哪来那么多事情要汇报。”
“总不是复制黏贴,做做样子就行了,领导也太闲了天天盯日报。”
听完她们的话,我只能说年轻人还是太年轻,对职场对工作的理解太浅薄。
职场上,很多人都认为“工作汇报”都是形式主义,真的是这样吗?
当你在抱怨为什么工作了这么多年还没有升职加薪;
当你在疑惑为什么领导总是看不见自己的努力;
当你在羡慕别人被表扬而你只是职场小透明的时候。
你有没有想过,这其中的差距不是能力不是学历不是背景,而仅仅是一次次小小的你不以为意的工作汇报。
职场人,你的职场第一课应该是学会向领导正确汇报工作。
2、每天差不多的工作,工作汇报有什么意义?
每天的工作都差不多,写工作日报汇报工作有什么意义?
这大概是很多人的心声,其实汇报工作的好处还真不少,以下这三点,早明白早汇报。
(1)让“努力”看得见
美国作家马克·麦考梅克说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作。相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”
别觉得领导太片面,职场就是这么扎心又现实。
为什么职场人都喜欢在朋友圈炫耀自己加班,这也是让领导看到自己工作的一种方式。
工作再努力,方案写的再完美,你不主动向领导表现,都是白搭。
一个领导往往要面对多个下属,所以,领导的注意力根本不能雨露均沾。
他根本不记得你做了什么,也没时间观察你的工作状态,甚至都不知道你叫什么。
而他了解员工工作进展最方便的方法,就是看工作汇报。
机会永远是给懂得主动争取的人,想要让你的努力看得见,就请主动向你的领导汇报工作。
(2)及时调整工作方向,避免做无用功
我们公司员工每一天都会写工作日报,很多人都是敷衍了事。
领导常会敲打说:“你们敷衍工作日报,也就是敷衍工作,那么工作也会敷衍你。”
另外一些人工作很认真,但却只会埋头苦干。
由于没有及时反馈,最后只能不合格返工,陷入加班的死循环。
工作时候,切勿只会埋头做事,一定也要学会抬头看路。
那么汇报工作就是在你抬头看路过程中及时调整工作方向,避免做无用功。
领导提出合理的方案,指出你工作中的错误,你才能成长的更快更优秀。
(3)获取领导帮助和资源
领导最怕的是下属遇到问题,却不告诉自己。有些事其实很简单就能解决最后却拖成了大问题。
我同事敏儿就很懂得资源利用。她是做图书编辑的,但是经常遇到催稿八百遍也没憋出一个字的作者。
敏儿就把这个问题写到了日报里,最后领导出马告诉作者如果耽误了交稿期,我们会考虑不出版不合作。
作者立马乖乖的听话。这就是懂得向领导求助,毕竟领导之所以能成为领导,要么是经验比你丰富,要么就是资源比你多。
领导就是你职场最好的资源,他更不会吝啬对你的帮助,聪明的职场人懂得“借力”!
3、掌握【KPTP法】,让你的努力被领导看见
看了以上你或许对汇报工作没有这么反感,但是你还是会很苦恼不止如何正确汇报工作。
其实汇报工作分为口头汇报和工作日志汇报。
领导平时工作忙,一天都未必能见到,口头汇报的机会更是少,再加上有的人语言表达能力欠缺,汇报工作可能会弄巧成拙。
所以,我比较推荐大家使用工作日报的形式向领导汇报工作。比如钉钉里面的工作日报或者是每天的微信汇报都是不错的选择。
今天,就交给大家一个通用的工作日志模板【KPTP法】,既能回顾自己一天的工作,又让领导清晰可见你的工作情况。
KPTP法,是根据日本企业的KPT工作法引申而来,它的核心精神是:如何让下一次做得更好?
由4个单词:Keep、Problem、Try、Plan的首字母组成的。
K:keep,今日做了哪些工作;
P:problem,遇到了哪些问题;
T:try,计划尝试如何解决这些问题;
P:plan,明天的计划是什么。
具体的汇报模板如下:
【k】:今日做了哪些工作
一天工作八小时,我们要把工作分成三块【日常工作】【项目型工作】和【临时性工作】
我们可以在工作的一开始就先列出今日的工作清单,每做完一项都打钩再录入到日报中,如果临时性的再后续补充。
以编辑工作为例:
特别注意:日常工作可以一两笔简单描述,项目型工作就要反馈工作进度,可以用%表示,每一个大项下面要用数字分开,方便领导查看。
【P】工作中遇到了哪些问题
这是核心部分,我们要反思一天的工作中遇到的问题,即使反馈寻求解决办法,这样才不是在做无用功。
比如编辑在发文中遇到问题,我们就可以用到【结论先行】的表达:
今日发文,提醒标题词语夸张,文章被驳回。最后发现品台不能使用“触目惊心”等夸张词语。
【T】计划尝试如何解决这些问题
我们始终要记得,领导是希望员工解决为而不是制造问题。即使是自己不能解决的问题也需要有思考的过程,提出可行性方案,领导才能看到你的工作态度。
例如,根据以上问题,我的计划是:
(1)仔细阅读平台发文规则,了解平台对标题的审核机制
(2)建立黑名单标题库,把涉嫌夸张的标题做归类总结,避免下次在犯错
(3)标题要取2-3个,以备不时之需。
特别注意:你的解决办法不能是你的感悟一定是要切实可行的,下一次能避免犯错的,这才是有价值的反思。
【P】明天的计划
提早给自己做明日规划,让工作能有条不紊的进行。
明日计划可以记录一些项目型工作中的后续动作,目的是让领导看到你有在跟进,也能让领导看到你的工作量,工作安排是否合理。
4、写在最后
职场上,你的能力决定你的价值,你的工作汇报决定你的价值会都被看得见。
所以别再轻视了工作汇报,掌握以上工作日志汇报模板。相信你会越汇报,越幸运!
讨论:你有写工作日报的习惯吗?你觉得工作汇报有必要吗?
更多干货内容,请关注公众号【这届年轻人】。