文档中根元素前面的标记必须格式正确_Word长文档的编辑与管理（针对毕业论文排版）...

制作专业的文档除了使用常规的页面内容和美化操作外，还需要注重文档的结构以及排版方式。Word 2013提供了诸多简便的功能，使长文档的编辑、排版、阅读和管理更加轻松自如。

1）定义并使用样式

样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、正文，以及要点等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个选定的段落或字符，以使所选定的段落或字符具有这种样式所定义的格式。

使用样式有诸多便利之处，它可以帮助用户轻松统一文档的格式；辅助构建文档大纲以使内容更有条理；简化格式的编辑和修改操作。此外，样式还可以用来生成文档目录。

1）在文档中应用样式

通过快速样式库设置。

操作步骤：

（1）选择要应用样式的标题文本。

（2）开始→样式→其他按钮

2）应用样式集：除了单独为选定的文本或段落设置样式外，Word 2013内置了许多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于整篇文档的样式设置。

操作：开始→样式→更改样式→样式集。

3）创建样式

4）复制并管理样式

在编辑文档的过程中，如果需要使用其他模板或文档的样式，可以将其复制到当前的活动文档或模板中，而不必重复创建相同的样式。复制与管理样式的操作步骤如下：

（1） 打开需要复制样式的文档，在开始→样式→启动器按钮→打开“样式”任务窗格→单击“管理样式”按钮→打开“管理样式”对话框。

（2） 单击“导入/导出”按钮，打开“管理器”对话框中的“样式”选项卡，在该对话框中，左侧区域显示的是当前文档中所包含的样式表，而右侧区域则显示出在Word默认文档模板中包含的样式。

（3） 这时，可以看到在右边的“样式的有效范围”下拉列表框中显示的是“Normal.dotm（共用模板）”，而不是用户所要复制样式的目标文档。为了改变目标文档，单击“关闭文件”按钮。将文档关闭后，原来的“关闭文件”按钮就会变成“打开文件”按钮。

（4） 单击“打开文件”按钮，打开“打开”对话框。在“文件类型”下拉列表中选择“所有Word文档”，然后通过“查找范围”找到目标文件所在的路径，然后选中已经包含了特定样式的文档。

（5） 打击“打开”按钮将文档打开，此时在样式“管理器”对话框的右侧将显示出包含在打开文档中的可选样式列表，这些样式均可以被复制到其他文档中。

（6） 选中右侧样式列表中所需要的样式类型，然后打击“复制”按钮，即可将选中的样式复制到新的文档中。

（7） 单击“关闭”按钮，结束操作。此时就可以在自己文档中的“样式”任务窗格中看到已添加的新样式。

2）文档分页与分节

文档的不同部分通常会另起一页开始，很多用户习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这种做法会导致修改文档时重复排版，从而增加工作量，降低工作效率。借助Word2013中的分页或分节操作，可以有效划分文档内容的布局，而且使文档排版工作简洁高效。

在文档中插入分页符和分节符，操作步骤如下：

（1）将光标置于需要分页的位置。

（2）在页面布局→页面设置→分隔符→插入分页符和分节符。

（3）单击“分页符”或“分节符”中的选项。

分页符和分节符的区别：插入分页符即可将光标后的内容布局到新的一个页面中，分页符前后页面的设置属性及参数均保持一致。 而在文档中插入分节符，不仅可以将文档内容划分为不同的页面，而且还可以分别针对不同的节进行页面设置操作。

分节符的类型共有4种：

l“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；

l“连续”：新节与其前面一节同处于当前面中；

l“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；

l“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页；

提示：可利用分节符设置不同的页面属性设置和不同的页眉页脚。

3）文档内容的分栏处理

有时候用户会觉得文档一行中的文字太长，不便于阅读，此时就可利用Word 2013提供的分栏功能将文本分为多栏排列，使版面生动地呈现出来，在文档中为内容创建多栏的操作步骤如下：

（1）选择要分栏的内容

（2）在页面布局→页面设置→分栏→打开“分栏”对话框。

（3）在“分栏”对话框中可以设置栏数、分隔线、宽度和间距等。

提示：如果用户要取消分栏布局，只需在“分栏”下拉列表中选择“一栏”选项即可。

4）设置文档的页眉与页脚

页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距中的区域，用户可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文档名、或作者姓名等。

1）在文档中插入预设的页眉或页脚

操作：打开 插入→页眉和页脚→选择“页眉”或“页脚”插入。

2）创建首页不同和为奇偶页创建不同的页眉和页脚

操作步骤：（1）首先双击已经插入在文档中的页眉或页脚区域。

（2）在页眉和页脚工具→设计→选项→选中“首页不同”或“奇偶页不同”复选框。

3）为文档各节创建不同的页眉或页脚

用户可以为文档的各节创建不同的页眉或页脚，例如需要在一个长篇文档的“目录”与“内容”两部分应用不同的页脚样式，可以按照如下操作步骤进行设置：

（1）首先在当前页末尾插入分节符，在页面布局→页面设置→分隔符→下一页。

（2）将鼠标指针放置在文档的前一节中，并切换至插入→页眉和页脚→页脚。

（3）在随后打开的内置“页脚库”中选择一个希望放置在该节部分的页脚样式，例如“传统型”。这样，所选页脚样式就被应用到文档中的第一页了。

（4）在页眉页脚工具→设计→导航→单击“下一节”按钮，进入到页脚的第2节区域中。

（5）在导航→单击“链接到前一条页眉”按钮，断开新节中的页脚与前一节中的页脚之间的链接。此时，Word 2013页面中将不再显示“与上一节相同”提示信息，也就是说用户可以更改本节现有的页脚，或者创建新的页脚了。从而实现在文档的各部分创建不同的页脚。

4）删除页眉或页脚

删除页眉：在插入→页眉和页脚→页眉→删除页眉。

删除页脚：在插入→页眉和页脚→页脚→删除页脚。

5）使用项目符号

项目符号是放在文本前以强调效果的点或其他符号。用户可以在输入文本时自动创建项目符号列表，也可以快速给现有文档添加项目符号。

1）自动创建项目符号列表

（1）在文档中需要应用项目符号列表的位置输入星号（*），然后按空格键或Tab键。

（2）输入所需文本后，按Enter键，开始添加下一个列表项，Word会自动插入下一个项目符号。

（3）要完成列表，可按两次Enter键或者按一次Backspace键删除列表中最后一个项目符号。

提示：如果不想将文本转换为列表，可以单击出现的“自动更正选项”智能标记按钮，在弹出的下拉列表中执行“撤销自动编排项目符号”命令。

2）为原有文本添加项目符号

（1）首先，在文档中选择要向其添加项目符号的文本。

（2）在开始→段落→“项目符号”按钮旁边的下三角按钮。

（3）在弹出的“项目符号库”中选择适合的项目符号。

3）定义新项目符号

（1）在开始→段落→“项目符号”按钮旁边的下三角按钮→定义新项目符号。

（2）在弹出的“定义新项目符号”对话框中定义。

6）使用编号列表

1）给现有文本添加编号

（1）在文档中选择要向其添加编号的文本。

（2）在开始→段落→单击“编号”按钮旁边的下三角按钮。

（3）在弹出的下拉列表中选择适合的编号

2）定义新编号格式

（1）在文档中选择要向其添加编号的文本。

（2）在开始→段落→单击“编号”按钮旁边的下三角按钮→定义新编号格式。

7）在文档中添加引用内容

在长文档的编辑过程中，文档内容的索引和脚注非常重要，这可以使文档的引用内容和关键内容得到有效的组织。

1）插入脚注和尾注

脚注和尾注一般用于在文档和书籍中显示引用资料的来源，或者用于输入说明书性或补充性的信息，“脚注”位于当前页面的底部或指定文字的正文，而“尾注”则位于文档的结尾处或者指定节的结尾。脚注和尾注都是用一条短横线与正文分开的。而且，二者都用于包含注释文本，该注释文本位于页面的结尾处或者文档的结尾处，两者的注释文本都比正文文本的字号小一些。

在文档中插入脚注或尾注的操作步骤如下：

（1）在文档中选择要向其添加脚注或尾注的文本，或者将光标置于文本后面位置。

（2）在引用→脚注→单击“插入脚注”或“插入尾注”。

（3）如果需要对脚注或尾注的样式进行定义，则可以单击脚注→对话启动器。设置其位置、格式及应用范围。当插入脚注或尾注后，不必向下滚到页面底部或文档结尾处。只需将鼠标指针停留在文档中的脚注或尾注引用标记上，注释文本就会出现在屏幕提示中。

提示：删除脚注和尾注，只需将脚注和尾注编号删除即可。

2）插入题注

题注是一种可以为文档中的图表、表格、公式、或其他对象添加的编号标签，如果在文档的编辑过程中对题注执行了添加、删除或移动操作，则可以一次性更新的所有题注编号，而不需要再进行单独调整。

在文档中定义并插入题注的操作步骤如下：

（1）在文档中选择要向其添加题注的位置

（2）在引用→题注→单击“插入题注”按钮，打开 “题注”对话框。在该对话框，可以根据添加题注的不同对象，在“选项”区域的下拉列表中选择不同的标签类型。

（3）如果期望在文档中使用自定义的标签显示方式，则可以单击“新建标签”按钮，为新的标签命名后，新的标签样式将出现在“标签”下拉列表中，同时还可以为该标签设置位置与标号类型。

3）标记并创建索引

索引用于列出一篇文档中讲座的术语和主题，以及它们出现的页码。要创建索引，可以通过提供文档中主索引项的名称和交叉引用来标记索引项，然后生成索引。

在文档中加入索引之前，应当先标记出组成文档索引的诸如单词、短语和符号之类的全部索引项。索引项是用于标记索引中的特定文字的域代码。当用户选择文本并将其标记为索引项时，Word将会添加一个特殊的XE（索引项）域，该域包括标记好了的主索引项以及用户选择包含的任何交叉引用信息。用户可以为某个单词、短语或符号创建索引项，也可以为包含延续数页的主题创建索引项。除此之外，还可以创建引用其他索引项的索引。

标记索引的操作步骤如下：

（1）在文档中选择要作为索引项的文本。

（2）打开引用→索引→单击“标记索引项”按钮，打开 “标记索引项”对话框，可以设置主索引项、创建次索引项、第三级索引项或另一个索引项的交叉引用来自定义索引项：

l 要创建次索引项，可在“索引”→“次索引索引”文本框中输入文本。次索引项是对索引对象的更深一层限制。

l 要包括第三级索引项，可在次索引项文本后输入冒号（：），然后在文本框中输入第三级索引项文本。

l 要创建对另一个索引项的交叉引用，可以在“选项”→选中“交叉引用”，然后在其文本框中输入另一个索引项的文本。

（3）单击“标记”按钮即可标记索引项，单击“标记全部”按钮即可标记文本中与此文本相同的所有文本。

完成了标记索引项的操作后，就可以选择一种索引设计并生成最终的索引了。Word 2013会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并删除同一个页上的重复索引项，然后在文档中显示该索引。

为文档中的索引项创建索引的操作步骤如下：

（1）先将鼠标指针定位在需要建立索引的地方，通常是文档的最后。

（2）打开引用→索引→单击“插入索引”按钮，打开 “索引”对话框。

（3）在“索引”对话框中的“索引”选项卡，在“格式”下拉列表框中选择索引的风格，选择的结果可以在“打印预览”列表框中进行查看。用户可以选中“页码右对齐”复选框，将页码靠右排列，而不是紧跟在索引项的后面，然后在“制表符前导符”下拉列表框中选择一种样式。

在“类型”选项区域中有2种索引类型可供选择，分别是“缩进式”和“接排式”。如果选中“缩进式”，次索引将相对于主索引项缩进；如果选中“接排式”，则主索引项和次索引项将排在一行中。在“栏数”文本框中指定栏数以编排索引，如果索引比较短，一般选择两栏。

8）创建文档目录

目录通常是长篇幅文档不可缺少的一项内容，它列出了文档中的各级标题及其所在的页码，便于文档阅读者快速查找到所需要内容。Word 2013提供了一个内置的“目录库”，其中有多种目录样式可供选择，从而可代替用户完成大部分工作，使得插入目录的操作变得非常快捷、简便。

1）利用“目录库”制作目录

（1）首先将鼠标指针定位在需要建立文档目录的地方，通常是文档的最前面。

（2）打开引用→目录→单击“目录”按钮，在弹出的列表框中选择适合的目录样式。

2）使用自定义样式创建目录

（1）先给要制作目录的文本设置相应标题，打开 开始→样式→标题1、标题2等。

（2）将鼠标指针定位在需要建立文档目录的地方。

（3）打开引用→目录→“目录”按钮→执行“插入目录”命令。

（4）打开“目录选项”对话框，在“有效样式”区域中可以查找应用平均主义思考的标题的样式，在样式名称旁边的“目录级别”文本框中输入目录的级别（可以输入1到9之间 的数字），以指定希望标题样式代表的级别。

（5）用户可以在“打印预览”和“Web预览”区域中看到Word在创建目录时使用的新样式设置。另外，如果用户正在创建读者将在打印页上阅读的文档，那么在创建目录时应包括标题和标题所在页面的页码，即选中“显示页码”复选框，从而便于读者快速翻到需要的页。如用户创建的是读者将要在Word中联机阅读的文档，则可以将目录中各项的格式设置为超链接，即选中“使用超链接而不使用页码”复选框，以便读者可以通过单击目录中的某项标题转到对应的内容。

3）更新目录

如果用户创建好目录后，又添加、删除、或更改了文档中的标题或其他目录项，更新文档目录：

打开引用→目录→单击“更新目录”按钮，打开 “更新目录”对话框。