上一篇介绍了如何实现数据的复杂查询,但主要介绍了查询条件的设置,并没有涉及如何汇总处理数据,今天一起来了解一下如何在Access中汇总处理数据。
▍如何汇总数据
Excel中是通过函数或透视表来汇总处理数据的。在Access中处理原理也接近,需要在查询中两步实现
步骤❶:分组汇总
在查询设计中首先完成字段设计后,点击“设计“选项卡中的“汇总,可以看到在总计一栏出现”Group by”, Group by的含义是分组,作用类似与Excel透视表中的“行字段”;
如果需要对数据进行计算或者处理,需要继续选择汇总处理的方式以及对应的字段。
步骤❷选择汇总方式(或者使用表达式)
在此例中,选择对字段“地区生产总值”进行求和,则汇总方式选择”合计“即可。除此之外,还有多种汇总方式可选。其中的Expression即表达式模式,类似与Excel公式,可以利用函数、运算符进行自定义汇总数据或处理数据,从而生成一个新的字段。上述设置运行后,查询结果为全国各年度的国内生产总值。
▍使用运算符
无论是设置查询条件还是运算中的表达式,都离不开运算符。常用的运算符包括:算数运算符、比较运算符、逻辑运算符等。❶算术运算符
基本的算术符号有:+(加法运算),-(减法运算),*(乘法运算),/或\(除法运算),Mod(余数),^(幂运算),在这里重点介绍一下和Excle中的有区别的几个算术运算符加法运算的两个作用:在Access中加号+除了数据的加法运算之外,还能合并两个文本字段,起到和连接符&同样的作用。但是一般情况下,不建议直接使用+连接字符串,我们举例说明一下+和&的区别:
比如:123+45运算的结果是168,而123+45的运算结果是12345;连接符&会把所有的变量当作字符转处理,但是加号+是根据变量的数据类型会有所不同。
两种除法运算符号:左斜杠/表示的是标准的除法运算,右斜杠\同样是除法运算,但只适用于两个同为整型操作数,结果为商数整数。比如表达式10\3 ,运算结果为3;而10/3的运算结果是3.333...
余数运算符号Mod:在Excel中它是作为函数存在的,但是在Access中是作为运算符存在,它的运算结果是余数,比如10 Mod 3的运算结果是1
❷比较运算符
比较运算符包括:(大于),<=(小于或等于),>=(大于或等于),<>(不等于),=(等于),使用比较运算符返回的结果为逻辑值,比如100>99,返回的结果为True,需要注意的是,只要其中的一个参与比较的值为NULL,那么结果均为NULL。
❸逻辑运算符和其他
逻辑运算符主要包括:AND(且),OR(或),NOT(非),关于AND与OR的含义及用法相比大家都比较熟悉,NOT的用法在举例查询非空值IS NOT NULL也使用过。我们再举个例子说明一下:
比如【NOT =2018】等价于【<>2018】
除此以外,IS、LIKE、IN、Between作为一种特殊的运算符,它的运算结果也是逻辑值,所以一般上述的运算符常常在查询的条件中出现。
▍使用函数
函数是数据汇总计算中不可缺少的元素,在Access中也存在函数。
SQL是标准化的数据库语言,所以Access是支持SQL查询的,大部分SQL涉及到的函数在Access中基本都可以使用。部分函数是我们在Excel中也比较熟悉的,如日期时间函数,字符串处理函数等等,当然这些函数的原理虽然是一样的,但是在语法上会有区别。关于函数的用法下期详解。
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