OA办公系统意为办公供自动化系统。从广义上来讲,是利用互联网技术帮助企业实现便捷、高效、自动化的协同办公效率。
利用OA系统实现自动化办公,是顺应了社会发展的趋势。这是因为,传统的工作模式会耗费太多的人力、物力和财力,又或者是花费太多的时间来处理一些琐碎的、重复性的工作。这样就会导致效率低下,从而不能更您好的投身于工作当中去。
那么,OA管理办公平台的具体功能又有哪些呢?
1.建立内部通讯平台
企业内部通讯功能是很重要的。如果沟通不到位,企业的很多事情都不能及时的处理。
例如消息不能及时到达每个用户,不能准确找到需要协助工作的协同对象等等。这样会导致消息的传达会发生时间上的偏差,工作的协同效率不够,从而导致工作低下。
OA的引入,则从通知、公告、工作报告、工作会议、企业即时通讯等方面,帮助企业人员的无缝沟通,实现企业内部通讯平台的建立。
2.自动化辅助办公
将企业人员的重要精力从琐碎的事情上转移开来,放到更重要的事情当中去,从而提升个人办公价值。
如个人办公、会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与办公人员日常事务相结合的工作,只需要在OA平台上进行预约,就会得到相对应的流程、结果,这样就实现了辅助办公的自动化。
3.实现共做流转和事务处理的自动化
OA平台的出现,变革了传统的纸质公文的办公模式。企业内外部的收发文、审批件、文件管理、档案管理,报表的传递、会议通知等都采用了电子化的流转方式,提高了办公的效率,实现了“无纸化”办公。
这样,企业人员就不用拿着实质的文件,在各部门间跑来跑去,等候领导的审批、签字、盖章等操作。利用互联网快速的传递手段,来协调企业内部的工作,减少工作中复杂的环节,实现工作流转和事务处理的自动化。
4.搭建信息发布平台
利用OA办公平台,在企业内部建立一个有效的信息发布和交流的场所。如公告、论坛、电子刊物。这样就能让内部的规章制度、技术交流、公告事项等消息能够在企业内部员工之间得到更为广泛的产比传播,是全体人员能够了解企业的发展状态。
同时,信息平台的搭建,也能够让多数的企业人员起到思想上的碰撞,起到相互的提升。
5.实现文档管理的自动化
将文档电子化,使得各类文档,包括各种文件、知识、信息等按照权限进行不分享和保存,并能支持关键词索引、查找。电子化文档,能够以企业云盘、电子文件柜的形式来实现文档的储存,并按权限进行使用和共享。
同时,在企业加入新员工时,只需要管理员给他注册一个身份文件,口令,仅能登入系统,并看到企业部门积累下来的东西,规章制度,各种及时文件等等,并能根据自身的身份权限范围,来阅览对应的内容。
6.实现了分布式移动办公
传统企业的集中于办公室的办公方式,在OA办公平台的引入后,开启了分布式的移动办公模式。
由于借助了移动互联网的优势,企业人员能用手机、平板、笔记本等智能设备来登录OA,进行移动办公,因此时间和地域的限制已不那么明显。甚至只需要带上手机,就能在城市的各个角落链接网络办公,大大的方便了员工出差在外的办公与信息的交流。
OA管理平台的具体功能远远不止这些,企业在选型的时候应根据自身的需求出发。后期的维护和服务也要到位,才能保证OA系统的长久运行。
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