计算机分类汇总表格,一网打尽Excel表格分类汇总

工作中经常会遇到各种各样的数据分类汇总问题，在Excel中我们可以用快捷键、分类汇总菜单、数据透视表、函数、公式甚至VBA都能轻松解决这些问题。

快捷键汇总法

目标任务：按小组对各种产品的产量进行汇总。

实现方法：先按小组对数据表进行排序，将同一小组的数据排在一起，在同类小组下插入空行；然后，按住Ctrl键选定各小计单元格，同时按下“Alt”键和“=”键，就会统计出各类产品的产量。(图1)

小提示：

⑴不要有空单元格，不然小计那栏计算求和会中止于空单元格；

⑵不要有公式出现，不然小计只会计算有求和公式的单元格。

菜单汇总法

目标任务：按月统计某商场三大电器(电视、冰箱、洗衣机)的销售额。

实例分析：由于分类的项目只是单一的“月份”，所以对三大电器销售额的统计可以用“分类汇总”的菜单就能轻松完成。

实现方法：首先，先按“月份”字段对数据进行排序，目的是将同一月份的数据放在一起；然后，选择所需数据，选“数据→分类汇总”菜单，在弹出的窗口中分类字段选择“月份”，汇总方式选择“求和”，选定汇总项为“金额”，并将下面的三个选项勾选，确定后就形成了一个按月份分布打印的分类汇总的表了。(图2)

小提示：

可以点击分类汇总表左上方的1、2、3按钮来隐藏或显示具体的月份数据。

透视表汇总法

目标任务：按月份、物品类别分别统计某商场三大电器(电视、冰箱、洗衣机)的销售额。

实例分析：由于分类的项目不再只是单一的“月份”这一个字段，要再用“分类汇总”菜单就使得数据表有些乱，不太美观。所以对于多个分类字段的统计，可以利用“数据透视表”轻松实现。

实现方法：选择所需数据区域后单击“数据→数据透视表和数据透视图”菜单，在弹出的窗口中直接点击“完成”按钮；然后，在新工作表的“数据透视表字段列表”窗口中根据所需汇总表的样式将相应字段拖动到数据透视表的相应位置，如将“月份”作为行字段拖至相应位置，将“物品”作为列字段拖至相应位置，将“金额”作为数据项拖至相应位置。(图3)

函数汇总法

目标任务：按月统计某专卖场格力、美的空调的进货量及进货总额。

实例分析：在这个数据表中的进货时间具体到了日期，如果使用分类汇总菜单或数据透视表都不能对进货进行按月统计，所以可以使用SUMPRODUCT函数加通配符来完成此类数据的统计。

实现方法：在统计汇总表中“数量”字段所对应的单元格中，如I3中输入：

=SUMPRODUCT((ISNUMBER(FIND(G3,A$3:A$14)*(FIND(H3,B$3:B$14)))*C$3:C$14))，并向下拖动进行填充，相应的在J3单元格输入：

=SUMPRODUCT((ISNUMBER(FIND(G3,A$3:A$14)*(FIND(H3,B$3:B$14)))*D$3:D$14))，也向下进行填充即可。(图4)

小提示：

SUMPRODUCT是一个多条件统计函数，而由于它不能使用通配符，所以需要和FIND、ISNUMBER进行搭配使用，以实现在单元格中进行模糊查询。

公式汇总法

目标任务：在销售记录表中记载了工厂每一笔销售的时间与明细。要求在业务考核表中实现当在其中输入“开始日期”与“结束日期”后，则表格自动从销售记录表中提出相关数据并汇总，得到每个业务员在这段时间的销售总额及奖金。

实现方法：首先切换到业务销售考核表，在B5单元格中输入公式：=SUM(IF((销售记录!A3:A8>=业务考核!B2)*(销售记录!A3:A8<=业务考核!D2)*(销售记录!G3:G8=业务考核!B3),销售记录!F3:F8,0))，公式输入完成后，不能点击鼠标，不得进行其它任何操作，立即按下Ctrl+Shift+Enter，这时输入的公式在两边会自动加上“{}”。请注意：大括号必须是系统自己产生的，自行输入的无效。同理，在D5单元格中输入公式：=SUM(IF((销售记录!A3:A8>=业务考核!B2)*(销售记录!A3:A8<=业务考核!D2)*(销售记录!G3:G8=业务考核!D3),销售记录!F3:F8,0))，销售提成的公式同理可得(图5)。

小提示：

在上述公式中，SUM是求和，IF是条件。整个公式就是在销售记录表A3到A8中计算满足以下三个条件的和：１是日期从开始日期开始(业务考核表中的B2)；２是到结束日期为止(业务考核表中的D2)；3是与表中的业务员姓名相同。

VBA统计汇总法

目标任务：在千条数据中，按组别分类统计产品产量。

实现方法：首先，选择“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单，在弹出的窗口中选择“插入→模块”菜单，并在代码编辑区输入相应代码；然后，将光标放在过程的名字处，单击“运行子过程/用户窗体”按钮，在数据表中就会对数据按组别进行产品的产量统计。(图6)

小提示：

要想让VBA正常运行，还需要选择“工具→宏→安全性”菜单，将宏的安全性设置为“低”。