Excel真的是职场中最基础的一个能力了。几乎每个大学生简历上都写着熟练掌握办公室软件(Excel,Word,PPT三件套)。我当年也是这么写的,但实际上几乎没打开过几次Excel。作为一个实诚人,实在心里发虚,于是毕业后还是在这方面下了点功夫,好好地学习一段时间。学了之后就发现,其实Excel也没有多难,没有多深奥,甚至可以说非常简单,而且非常实用!最关键的是,在混了两三年职场之后,我惊讶的发现,我两个公司里的大部分同事的Excel能力都非常一般,于是,好歹算是好好学过两下子的我收获了好几个迷弟迷妹!
“Excel小能手”的称号就这样伴随着我的职场生涯。我的第一家公司,是一家刚起步的跨境电商公司,公司规模不大,但是一直在飞速扩张,招聘目标主要都是一些刚毕业的大学生,毕竟电商运营这玩意儿,门槛也不高,大学生便宜一点。电商还是挺多表格要弄的,这就发现了这批大学生们,Excel没一个能打的,每次交个表一片咦哇乱叫,经常有人加班在搞表,惨兮兮。 前两天我同事还跟我说,“如果我有你这Excel能力,估计我每天下班还能再早一点”,既然如此,为了能让大家都早一点下班,我下面给大家介绍一些Excel的基础,大家也就花个几分钟看看,说不定就就能早一点下班呢。
一、【名词概念】
1、 工作簿:指的是整个excel文件
2、 工作表:工作簿里面每一张独立的表(Sheet)
3、 行/列:选择一整行或一整列的方法如下图,在写公式的时候也可以这样点选
说到行和列,想和大家分享点小技巧:
- 快速选择一列中所有有内容的单元格:选中第一个有内容的单元格, Ctrl+Shift+↓
- 同理,选择一行的话,只需最后箭头→
- 选择一片区域的话也是一样的,先向下,然后Ctrl+Shift不要放开,接着向右。
这些小技巧虽然不起眼,但是熟练之后效率很高,很多小白就是连这些基础都不知道,所以走了很多弯路,随便做个表格都如临大敌,费心费力。
二、【格式设置】
这部分真的是最最基础的东西的,很多人的表格经常不注意这方面,看的人非常难受。其实,每次完成之后,最后花几秒钟稍微对对齐,统一下字体啥的,看着就非常舒服了。给人印象完全不一样。靠这些技巧虽然不能马上升职加薪,但能升职加薪的人这些地方肯定做的非常到位,细节决定成败!表格乱七八糟的,给人的第一印象就不好,会被领导打上做事没有条理,细节不足的标签。不考虑到领导的阅读体验,那你的职场体验也危险了。
1、 使用单元格格式工具美化表格
- “设置单元格格式”的对话框位置:
右键“设置单元格格式”即可调出对话框。快捷键是Ctrl+1(常年Ctrl1,真是差点忘了常规怎么调出,找了半天)。
- 主要的几个选项卡:
“对齐”:设置文字对齐方式
“边框”:设置单元格边框
“字体”:设置字体颜色
“填充”:设置单元格背景颜色
这些在工具栏都能快速找到,满足大部分需求了;
不知道你们有没有遇到过这样的情况,表格中突然就白了一片,特别难看。这个其实就是用了白色去填充单元格底色,只要选中单元格用填充工具,选择“无填充颜色”就好了。
个人觉得这种样式挺好看的。字段名用灰色底,加粗白色字体,居中对齐。字体样式大小统一,就挺好看的了。
小小吐槽:Excel中有很多图表的样式供选择,不知道为啥看上去觉得有点丑的,一键土味。
三、【查找、替换、定位】
查找替换功能的最基础的用法:在一堆五颜六色的球里,找到所有蓝色的球,替换成红色球。和手动一个个去替换相比,这个用法让人舒心放心的一点是,人工容易出错或遗落出,而用查找和替换的功能绝对不会遗漏任何一颗蓝色的球。
1、 查找:快捷键为Ctrl+F(这个快捷键其实是通用的,网页上按Ctrl+F也可以搜索到你想要的关键词)
查找的基本用法是字符普通查找,比如说我要找【10】,那么【100】里面的【10】也符合标准,也就是说,只要单元格的内容包含你要找的这个关键词,就算符合条件,那但是如果我只想找【10】,【101】、【100】、【10只】这种不算呢?这就要用到高级选项了。
查找里面点击选项,选择【单元格匹配】,这样只要单元格内容和查找关键词完全匹配,才算符合条件。另外还有两个选项,是区分大小写,区分全/半角,这两个选项顾名思义,就不做过多解释了。
2、 替换:快捷键是Ctrl+H,替换一定是离不开查找的。先找到要替换的内容,然后替换成需要的内容。最基础的是文字的替换。此外,跟查找一样,高级选项里面有一些进阶设置:区分大小写,区分全/半角,单元格匹配。这都是和查找一样的用法,毕竟替换其实是查找+替换,第一步查找是免不了的。
3、 定位:快捷键是 Ctrl+G,定位的用途非常广泛,我个人用的比较多的是定位到:可见单元格、空值。
举个例子:
比如我有三列数据,分别在K、L、M列,然后我把中间的一列隐藏,想要复制另外的两列,即K、M两列
如果我直接选中这两列,然后复制粘贴的话,会把三列的数据都粘贴出来:
这明显没有达到我们想要实现的效果,所以结论是:尽管我们隐藏了一列数据,但我们复制的时候仍然不受干扰,其实这点很容易看出,因为我们隐藏之后,选择两列内容,看右下角,我们会发现:计数是6,也就是说还是选择了隐藏的那列:
那怎么办呢?很简单,定位到可见单元格再复制就好啦!
全流程就是:隐藏-选择区域-定位(Ctrl+G)-可见单元格-复制-粘贴;其实就是多了一步,定位到可见单元格!
以上就是今天的小分享,希望能帮到你们哟~