项目管理自动化实践之路

从人肉到系统，从系统到AI，人类一直在自动化的道路上不断精进着。但不可否认，在实际工作中，仍旧存在着大量的人肉工作，这不仅给企业管理带来隐患，对于员工个人而言，也是一直处在疲于奔命中。这也是为什么很多企业会相对重视内部信息化建设的原因，缺少信息化，很多事做起来累，查起来烦。

各个领域都需要自动化，不仅是提升个人的人效，也是提升了组织的效能。

今天的话题由来是朋友发来的疑问，她想了解如何让大家了解项目报告线上化的必要性，以及线上化的推进策略。说老实话，互联网对于PM的重视程度在过去几年一直都是不怎么样的，先不说弱矩阵下PM没权没势，就说很多时候业务几乎没有专业的PM，而产研这边也经常是产品经理、技术leader兼任，就可以看出PM想要做点什么，真心只能靠自己打拼，也无怪乎在推进一些事情的时候阻碍总是那么大。

差不多是在18年下半年开始，PM的职位渐渐被需要，开始火爆起来，Boss上需要购买才能发布，但也仅仅是需要所以招人，就好比你需要个私人助理，但你没有私人助理也不会死（事实证明，私人助理可以坑死你。。。）

言归正传哈，借着这个问题，我将从三个方面给大家介绍一下我们的自动化实践过程。

为什么做

我们先来看一下PM的日常工作：

1、立项：立项流程、审批流程，项目信息收集（方案、目标、范围、干系人）

2、过程跟进：任务拆分明细、需求清单、依赖清单、MRD、PRD、日会周会纪要、日报周报、各类监控、异常提醒、风险/问题/变更处理记录、bug列表、测试用例、上线sop、回滚方案、事故处理流程

3、复盘：目标完成度、流程完整情况、资源人效、改进方案、todolist

你有没有过整理一份日报/周报花了几个小时？拼命回想自己干了什么？把碎片的东西慢慢拾起再去拼凑，累不累？

你有没有过催任务、催排期、催进度、催各种事，电话消息没有停，还经常被人怼？

你有没有过被审计的时候，去翻邮件，翻聊天记录，翻各种文档，最后还是没通过？

最终极的对话你有没有经历过？

老板：你做了啥？

我：做了这做了那

老板：东西呢？

我：。。。（回去翻了半天，大部分都找不到了）

老板：晋升没你份了，再见

这一整套除了只能靠人去沟通的部分，其余多是流程、指标数据或是文档化的东西，如果所有都靠人肉维护，人力成本、时间成本、管理成本都是非常高的。所以我们需要自动化，需要将大量人肉统计或者维护的东西搬上系统工具，来节省成本、提高人效（人类为了方便，总是能不断创造的）。

大家不要觉得这是PM自己的事，也不要觉得工具自动化方便的只是PM，项目不是PM一个人的项目，是大家都在做的项目，所有的数据在系统工具中的透明化、所有流程sop的沉淀是整个项目组的财富。每个项目的过程数据可以最大程度的避免扯皮，公正每个成员的产出，有了基础数据，各种报表再也不是问题，不用再辛苦去搜excel公式，不管哪个角色，哪个层级，哪种需要都可以满足，真正做到可追溯、可审计。

Ps：心术不正浑水摸鱼的同学可能就比较痛苦了

怎么做

做自动化不是简单的造一个系统，找个工具录入点数据就完结的。它是一个长期运营的过程。

我们将自动化作为一个大任务进行拆解，一共要做几件事：线下流程全部跑顺——>系统工具上线——>将线下过程搬到线上——>输出数据报表

自动化的前提是你的线下项目管理动作已经落实了。比方说，你刚进入一个没有项目管理的团队，直接就要求大家把任务拆到jira上，你觉得大家理你的可能性有多大？但如果你一开始用excel或者白板养成了大家拆任务的习惯，你再以帮助大家提效为目的，把excel/白板变成系统工具，就会简单很多。（从0-1搭建团队的项目管理体系可以参考我的另一篇文章）

落实完线下动作后，你的系统工具一定是依据线下流程来设计的，当然，你可以使用通用的工具（类似jira），但通用的工具对于定制化需求的支持度低了一点，可能还需要二次开发。对于系统工具的选用（无论是自己开发还是使用市面上通用的），都建议要贴合实际的项目管理流程，同时也要接受，工具只是优化，并不是完美，所以不要像要求你家娃一定要考100分一样去要求它，它和你都会很痛苦。

有了可用的工具，就可以实施线上化啦。搬的过程不建议一股脑，问题还是会不断出现的，如果直接要求全部搬，可能会让所有PM花大量精力在找“bug”上，反而加重了工作量。建议先挑几个小项目试水，跑通线上流程，顺便看看有没有可以优化的点，试水项目ok后，将系统工具的使用文档整理出来，再将其余项目按操作手册搬上线，可以节省很多不必要的工作量。

之前说过，做自动化的目的不仅仅是方便PM，更多的是透明整个项目组，而体现项目组价值的自动化产物就是各类的数据报表。比方说资源利用率、需求吞吐率、各类业务投入占比、项目交付率、延期率、bug率、风险数量、问题解决率、变更数，还有各个依赖方的数据，比如依赖部门、依赖任务数量、依赖方的平均交付周期等等，这些报表直观地体现了项目的真实状态。

做完这一套，你的自动化就落地了，但这才刚刚开始

推广普及

你做了一个产品出来，要怎么“卖”出去呢？卖产品这个东西是仁者见仁，智者见智的。毕竟不是软妹币，不可能人人都喜欢，所以目标不要定那么高远，也不要打着我是为你好的心态去强卖。

我们首先要认真梳理目标人群，通过各类纬度将目标人群进行分层，管理层、执行层、客户方、技术leader、产品经理、项目经理、研发、审计、财务、干系人。。。找到目前最有需要的目标人群，比方说管理层需要看所有资源利用情况，技术leader需要看小组成员的任务情况，研发需要看依赖方的任务情况，产品经理需要看需求的完成情况，审计需要看所有的过程数据。这些需求方就是我们的首批客户，在这群人中卖产品才有销路。

有了销路，打开了市场的大门，就是各种裂变传播及不断自我优化的过程。好的口碑总是能给你带来很多生意，好的产品也总能吸引到人去用。在传播过程中，我们需要两条线并行推进，一条是自上而下的管理需要，一条是自下而上的提效透明。我解读一下，自上而下的管理需要-主要针对管理层，他们需要了解公司在做的项目情况，需要了解人的资源情况、各部门的协作情况，这是必然也是无可厚非的，但如果工具只是为了管理层服务，那么对于很多的执行层员工来说，会很反感，甚至会觉得工具和PM是监工，所以我们同样需要自下而上的提效透明，让执行层人员感受到工具的便捷性，能切实的帮助他们提效、解决扯皮，公正自己的产出。两者双管齐下，才能事半功倍。

在推广的过程中，一旦有了成功案例，一定要做好沉淀，并且要定期做复盘、做用户调研，做过程优化，内部推广产品是有天然优势的，但优势很容易被败光，要合理运用，而不是纯粹利用。

万事开头难，做好心里准备，做好预案，以人为本，然后就不要大意的开始行动吧～

写在最后

1、心态很重要，它决定你是否会抑郁。。。

2、靠谁都不如靠自己来的靠谱

3、不要把推进做成跑腿，PM已经很累了，放过你的腿吧

4、工具可以不先进，但思维不能不先进

5、君要臣死臣不得不死，同样的，水能载舟亦能覆舟，PM就是倒霉的臣和舟，请一定要准备好免死金牌+游泳衣