任务管理三部曲 - 模板使用说明（超实用模板下载）

作为企业员工，手头的工作总是一团乱麻，难以推进，一般情况下有两个原因，一是个人的精力分配出现了问题，二是团队的任务分配出现了问题。前者强调的是个人的时间管理，后者则是团队的任务管理。

相比于时间管理，任务管理往往更让人头痛。因为后者还要涉及团队之间的信息同步、认知对齐、资料共享、进度把控等重要环节。

鉴于此，石墨经过长期行业调研，自研出「任务管理三部曲」模板组，帮助企业解决工作中遇到的三种不同的任务管理场景：对于每天的工作安排，灵活的「日清」模板就能解决；临时的阶段性任务则需要一个「任务清单模板」，而大型的日期比较固定的项目，就可以交给「项目管理模板」。

除了任务场景的全面覆盖，模板组的普适性也较强，几个人到几十人到几百人的团队都可使用。

一、团队“日清”模板：设立每日工作清单，告别低效

借助「“日清”模板」，团队可以通过晨会安排一天的工作。任务的完成进度和成果可以一目了然，从而有效解决团队之间任务进度不透明、领导每天回顾团队日完成量不方便等问题。

模板亮点

l 自动检查任务状态：未完成的任务自动统计数量，并且变色提醒

l 直接展示工作成果：检查成果不再找来找去，工作状态互相监督

l 工作留痕：写周报、日报有据可查，避免想不起自己做过什么

早会时间，打开「“日清”模板」，首先回顾昨天团队成员的任务完成情况、对工作过程中的疑惑统一解答；然后布置今天的工作。完成任务后，可在「完成」一列打勾，还可在「文档链接」附上完成的文件链接。

使用说明

「团队“日清”模板」页面采用了日历的时间轴逻辑，每个团队成员都可以添加当天的工作任务、工作计划、补充和修改过去某一天的任务结论（对任务完成后的总结和回顾）。

在「日清」模板中，会自动高亮显示当天时期，方便人员查看当天任务情况；未完成的任务也会自动标记为红色，以示提醒；当插入新任务时，可直接在左侧添加。

今日事今日毕，借助此模板，有效避免了员工每天工作迷茫的困境。

二、任务清单模板：拆分任务，跟进任务

「任务清单模板」可以帮助企业跟踪阶段性任务，以拆分并跟进任务的方法做好任务管理。

模板亮点

l 任务状态一目了然：自动识别日期，显示任务状态、超时提醒

l 操作简单容易上手：完成任务后打勾，即可自动汇总任务

使用说明

在「任务清单模板」中，首先列出已拆分的具体任务项，并在「说明」一列中注明任务的交付标准。

之后，设置「计划完成日」，并选择左上角「插入」「日期提醒」，即可开启任务定时提醒功能。

模板还可填写任务负责人，方便明晰责任；当完成一项任务时，可在「完成」一列直接打勾，结束任务。

任务相关文档也可附在「结果/文档」一列，文档作为查缺补漏的重要资料，可以帮助团队传递、更新信息。

在「自动跟踪」一列，会识别「计划完成日」和「定时提醒」的时间，自动生成任务完成状态，模板最上方也会自动展示「未超时」「今日到期」「已超时」「累计完成」任务数量。

按照「任务清单模板」推进长期任务，任务信息丰富，完成度清晰可见，可以营造团队良好的协作环境。

三、项目进度管理模板、项目总看板

当企业遇到更大型的任务或项目时，可以使用「项目进度管理模板」「项目总看板」管理任务/项目进度，保证团队配合，顺利推进任务。

石墨开发的「项目进度管理模板」「项目总看板」，适用于企业在项目启动、计划、实施、控制、收尾、复盘等多阶段使用，项目 Leader 可一览全盘进度，项目成员可实时同步各阶段任务，项目团队可通过管理模版把控进度、定位问题、按时交付。

模板亮点

l 简单好上手：项目开始，开好一个会、填好两张表，之后全自动

l 任务自动提醒：高效跟进每一个里程碑的时间节点，有效避免延期

l 信息实时同步：各岗位实现透明协作，会议及方案能实时同步共享

l 管理视角看板：一表总览所有项目，各负责人、各方面进度一目了然

「项目进度管理模板」分为「项目看板」「项目进度看板」「项目说明书」「费用报销申报」「项目总结」「会议看板」6 大板块，基本覆盖项目管理所有常见场景。

使用说明

项目说明书——重要信息全员同步

项目来了，负责人先召集团队开一个启动会，这时，就可以在「项目说明书」填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况，作为重要节点的里程碑计划也可以在会议上一并敲定，从而确定重要任务的时间节点。

除此之外，「项目说明书」还可以填入以下内容：

l 评估标准

l 项目难点与约束条件

l 项目主要利益干系人

「说明书」作为项目的总策划，可以帮助团队同步各种重要信息。

项目进度看板——细化团队任务分工

确定完项目中的重要节点（里程碑）后，就需要围绕它们将每个阶段的任务细化。团队可以将每一个任务目标、说明、开始日、完成日、负责人等信息记录在「项目进度看板」中。

看板上方会显示当前日期、当前任务、进行中任务等实时计数、方便管理者实时知晓进度。

团队成员在设置任务「开始日」「完成日」后，根据实际情况点选不同「完成情况」，任务所在行会自动调整单元格颜色。团队可以通过颜色快速看出任务完成情况。

完成一项任务后，团队成员可将执行情况文档填到「结果文档」一列，方便项目负责人随时查看。

项目负责人还可直接在看板中安排任务、分配执行负责人等。对于整个团队来说，分工清晰。

会议看板——重要会议雁过留痕

一个项目从启动到结束会经历多次会议，保证会议的有效性就是在不断降低项目的时间成本。

在「会议看板」中，项目启动和实施过程中的每一个会议均可记录在此，方便沉淀会议精华，同步团队间解决方案及回顾会议成果。

每次会议的纪要文档链接均可附在看板中，方便项目组成员随时查看详细信息。

项目看板——实时查看最新动态

项目的基本信息和任务安排已在「说明书」和「进度看板」「会议看板」录入完毕。至此，关于项目的所有信息已经可以在「项目看板」中自动展示和更新。

无论是左上角的实时日历，还是右上角的时间进度条、预算比例都可以直观地反应项目推进情况。右下方的任务完成情况，则可以分清今日启动、完结和超时任务，是一种强时间控制的手段。

像常用的项目文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等也可放置在该看板中，方便团队查看，近一周的会议情况也可在看板中间显示。

「项目看板」作为项目管理模版中的总览性看板，方便负责人实时查看项目最新情况及具体事项。

费用报销申报——预算不超，明细不缺

「钱」是项目实施过程中不可马虎的一个环节，无论是个人的消费金额、费用类别、发票类型还是总体的费用统计，都需要清晰明确地记录下来。

「费用报销申报」表可以将项目过程中产生的所有报销费记录下来，方便后期追踪、核算。

项目总结——复盘，回顾得失

任何一个项目做完之后，复盘都必不可少。只有通过复盘才能知晓此次项目中哪些时间节点最为关键，哪些进度被额外拖延等。

通过「项目总结」，可以帮助团队梳理整个执行过程中遇到的问题与经验，从而优化下次项目的执行。

项目总看板——多个项目，同时跟进

很多情况下，团队会同时推进多个项目，做好「多线作战」，需要一个更加总览性的「项目总看板」。

「总看板」专为决策层设计，可以同时跟进多个项目，总览项目情况，包括任务进度、时间进度、预算进度、进行中任务数、超时任务等。

项目管理者只需将每一个「项目进度管理模版」中的「项目看板」链接复制到「项目总看板」中的「项目链接」一列，即可自动同步所有项目情况。

团队只需掌握以上步骤，即可快速上手「项目进度管理模版」。