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计算机基础知识——数据库应用

数据库应用 课前导读 基础知识 重点知识 了解知识 基础知识 创建数据库。在Excel中创建数据库的方法。 重点知识 使用记录单和数据排序。通过记录单查询数据库或添加记录，以及对数据库中的字段进行编辑修改。使用数据排序功能进行升序或降序的排序操作，读者应结合上机实战熟练操作。 了解知识 数据筛选。通过给定的条件筛选出符合条件的记录，将不符合条件的记录隐藏。 14.1 课堂讲解 Excel拥有较强的创建数据库和编辑数据库功能，使用Excel可以创建不同形式的数据库并进行编辑，如添加和删除记录、查找、修改记录以及对数据进行不同形式的筛选和排序等。 14.1.1 创建数据库 在Excel中执行数据库操作时，系统会自动将数据清单视作数据库，并使用字段、字段名称和记录来组织数据。数据清单即是指采用二维结构的表格，它由行(记录)和列(字段)构成，一列就是一个字段，从字段所在行的下一行开始，每行都是一条记录，一条记录就是一个完整的信息集合。数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。 14.1.1 创建数据库 创建数据库时，应遵循以下原则。 工作表中数据库的数据清单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。 在数据库的首行创建列标志，Excel使用这些标志创建报告，并查找和组织数据。 使同一列中的各行有近似的数据项。 在单元格的开始处不要插入多余的空格。 14.1.1 创建数据库 不要使用空白行将列标志和第1行数据分开，如果要将列标志和其他数据分开，应使用单元格边框。 列标志使用的字体、对齐方式、图案、边框或大小写样式，应与数据库中其他数据的格式相区别。 避免在一个工作表上建立多个数据清单。 避免在数据清单中放置空白行和空白列。 14.1.1 创建数据库 避免将关键数据放到数据库的左右两侧。 通过直接向工作表输入数据的方法可以创建数据库。 一张普通的学生成绩表，而实际上它也是一个数据库，因为它具备了数据库应有的特征。选择单元格A1，选择[数据]?[记录单]菜单命令，打开“Sheet1”对话框。 14.1.1 创建数据库 在“Sheet1”对话框中可以看到，“姓名”、“语文”和“数学”等文字为文本框的名称，在数据库中，这些文字称为字段名，字段名对应文本框中的文字或数据称为字段内容。在对话框右上角标明的“1/8”表明当前数据库共有8条记录，当前正在查看和编辑的为第1条记录，即同学肖剑的各科成绩和总分。 在Excel中创建一个数据表格后， Excel会自动将该表格转为数据库，下面将具体讲解创建数据库的方法。 14.1.2 编辑记录单 在Excel工作表中创建了数据库后，系统将自动生成记录单，运用记录单可以很方便地为数据库添加记录、修改记录、删除记录及快速查找满足设定条件的记录等。下面将分别介绍不同的使用方法。 1.添加记录 假设要在学生成绩表中添加学生“刘晴”的考试成绩，她的考试分数为：语文89、数学98、英语95、政治93、物理95、化学97。 2.查找记录 如果数据库中的记录较多，一时无法找到所需的记录，可通过记录单搜索与指定条件相匹配的数据来查找。假设在学生成绩表中的学生人数很多，现在需要查找姓名为“古岛”的成绩。 3.删除记录 使用记录单在数据库中删除记录。 14.1.3 数据筛选 使用筛选功能可以显示满足条件的数据库记录，隐藏不符合条件的记录，从而有利于查找和分析数据库中的信息。在Excel中可通过自动筛选和自定义筛选两种方法对数据进行筛选。下面仍以“学生成绩表”为例介绍这两种不同的筛选方法。 1. 自动筛选 使用自动筛选时，只需要指定简单的筛选条件，就可将满足条件的记录显示出来，而不满足条件的记录将被隐藏，如在学生成绩表中自动筛选出数学成绩为前3名的学生名单。 2. 自定义筛选 自定义筛选允许用户自定义筛选的条件，然后将符合条件的记录显示出来，不符合条件的记录隐藏起来，下面将自动筛选学生成绩表中总分在525及525分以上的学生，使符合该条件学生记录显示出来。 14.1.4 数据排序 Excel可以根据数据库中的数值对数据清单的行或列数据进行排序，排序时将根据指定的排序顺序重新排列行、列或单元格。 1. 默认排序 Excel根据单元格中的数值来排列数据，在排序时，Excel会逐个字符地从左到右进行排序。若按升序排序时，Excel使用的顺序如下。 数字按从最小的负数到最大的正数排序。 文本以及包含数字的文本，按0~9及A~Z的顺序排序。 在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。 所有错误值的优先级等效。 空格排在最后。 2. 按一列数据排序 排列数据时，可使用菜单命令或排序工具按钮对