闲人闲谈PS之三十四——项目成本费用控制阈值

SAP闲人

已于 2022-11-23 17:24:07 修改

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分类专栏： PS 文章标签： sap

于 2022-11-23 17:21:14 首次发布

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**惯例闲话：**最近有小伙伴问闲人有没有PS顾问资源，闲人问了一圈，结果发现都没有档期，不免让闲人有些失落，好心答应帮忙，结果帮不上…但是隐隐约约觉得在几年前说的话被应验了，PS模块一定是个热门的模块。但是需求面形成的反差，整体上市场需求对PS顾问的要求越来越高，对知识面和业务经验超过了其他模块，这也是另外一个层面的资源短缺。另外一个层面，PS这个模块是否能被客户广泛的认可，一定是靠着每一个基础扎实、能力过硬的顾问来把这个市场做大，做好。团子和闲人所建的PS顾问群，现在已经初具规模，小伙伴在群里分享知识，闲人相信，在不久将来，PS一定会和其他模块一样，站着和客户说话。

闲话到此为止，聊聊SAP的项目预算。

概念

笔者在这篇文章标题用了控制阈值，对应SAP系统的项目预算。笔者用这个标题，是为了区分实际业务上的预算概念。SAP的预算是属于财务的范畴，是监控业务实际发生时是否超阈值的控制机制，逻辑相对成本计划而言，较为简单和纯粹。

业务应用场景

预算管理部门编制完成预算后发布，发布后，对实际业务监控和预警。当实际业务发生的金额超过设定的阈值，监管部门（通常是财务部门）给出超预算信息通知相关部门调预算或驳回相关费用审批事项。需要注意的是，在没有信息系统的时代，预算的管控往往事后机制，只有费用发生了，到了财务报销，才发现已经超预算。因此预算管控的策略，事前，事中，事后，事前控制是最有效地手段，事中次之，事后则只能作为一种分析的手段，亡羊补牢。业务部门希望实现的是，在业务部门开始做物资申请的时候，就监控是否超预算。

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相关配置

第1步: 预算参数文件配置
操作路径项目系统->成本->预算->维护预算参数文件
事务代码 SPRO
配置说明 SAP经典的参数文件配置，预算的核心配置
配置内容：
配置路径如下：
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配置清单新建条目ZGC001，预算参数文件详细配置参数如下：
时间框架-过去，将来，开始，总计值，年度值：和成本计划的说明相同，控制在事务码CJ30，CJ31，CJ32中的显示和维护。
程序类型预算：和IM（INVEST MANAGMENT）投资管理模块的集成点。后续本文单独章节介绍，在电网、能源等投资为主的企业，应用较为广泛。
可用性控制的几个参数是核心配置点：活动类型，预算的生效机制，三个选项，0不能激活，表示不生效。1在预算分配期间自动激活，表示自动生效，每次承诺、实际成本更新实时监控；2后台激活，表示只有在超预算的情况下才生效？。一般选择1自动生效。
分配控制：总计，勾选表示，用总计值控制。
作业控制-下达，勾选表示，需CJ32批准之后方生效。
预算货币：和成本计划的说明相同。值注意的是，汇率波动会带来货币换算产生差异，更加验证了预算的口径应保持一致性。笔者建议，采用控制范围货币。
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第2步: 预算参数文件分配给项目参数文件
操作路径项目系统->成本->预算->规定项目定义的缺省预算参数文件
事务代码 SPRO
配置说明 SAP经典配置方法，项目的预算监控策略分配
配置内容：
预算功能对项目参数文件生效的核心配置。操作完成之后，可以在项目参数文件配置界面，看到预算参数文件已配置完成。
在这里插入图片描述第3步: 强弱预算控制机制配置，
操作路径项目系统->成本->预算->定义容差限制
事务代码 SPRO
配置说明超预算是否允许业务继续流转，以及预算警告的提示点
配置内容：
配置路径如下：
配置参数说明如下：
范围：成本控制范围
参数文件：预算参数文件。笔者建议，预算参数文件的配置清单按照预算强弱控制分类来配置。
作业：预算监控的单据范围，是预算的核心配置点之一。事前事中事后的配置落地，体现在此项配置中。
在这里插入图片描述操作：超预算提示方式。1警告，仅黄色警告提示。弱预算控制时设置。2带有寄给负责人的警告。属于弱预算控制，将超预算信息发送给项目负责人。项目负责人配置项OPS6中配置。OFFICE用户中将SAP用户账号分配给项目负责人。用户可以在业务工作台中看到超预算信息。
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同时，可以将超预算信息邮件形式发给用户，需要账号维护电子邮件地址，配置一个公共邮箱地址作为发送方，可收到超预算的邮件。

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消耗:预算警告信息的触发点，按比例，例如，配置100，表示预算占用在100%的时候，发送预算即将耗尽的提示信息。
绝对公差：预算警告信息的触发点，按绝对值金额，例如预算金额10000，设置为-2000，表示预算占用8000的时候发出发送预算即将耗尽的提示信息。金额的货币单位和成本控制范围货币保持一致。

第4步: 预算豁免
操作路径项目系统->成本->预算->指定豁免成本要素
事务代码 OPTK
配置说明排除不受预算监控的成本要素科目。在实际业务中，会存在不受预算监控的成本要素科目，比如在有些企业中，融资费用可以计入项目，但是在控制策略上不作为项目预算占用，再比如，一些循环物资，如货架，按项目采购，但是不计入项目预算占用，等等情况。
配置内容
本例中，将工程结算，工程毛利这些过渡科目作为豁免成本要素。消除预算对项目结算的影响。
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其他模块协同配置

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前台实现

第1步：预算维护
操作路径后勤-项目系统-项目-项目构造器-财务-预算
事务代码 CJ30
操作岗位财务预算岗位
前置业务项目预算A00版本下发
操作输出预算阈值生效
操作内容：
进入预算编制界面后，选择成本计划A00版本。
在这里插入图片描述
进入预算编制界面后，选择成本计划A00版本。参考A00版本复制到预算。点击全选-编辑-复制视图-选择计划总计-按100%复制-覆盖

在这里插入图片描述复制完后即可保存，生成预算。
第2步：超预算验证
操作路径采购申请，采购订单，财务凭证记账
事务代码 CJ20N，F-02
操作岗位业务、财务部门
前置业务预算生效
操作输出预算阈值生效
操作内容：
1、网络活动上挂接物料创建采购申请（事前控制）。挂接物料需求，在SAP中属于承诺的范畴，关于承诺在下面章节会做详细介绍。WBS 12200000028A010预算金额为823.93HKD，物料编码100000000000000005，当前移动平均价266.66CNY，总占用预算2666.6*1.2 = 3199.92HKD，超预算金额 3199.92-823.93 = 2375.99 HKD。验证结果如下：提示超预算，点开顶层菜单附加-日志-成本计算，查看详细的超预算消息细节。
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2、财务凭证记账（事后控制）。财务记账900CNY，换算成港币900*1.2 = 1180HKD，超预算金额1180 - 823.93 = 256.07HKD。系统超预算警告信息和完全一致。

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小结

以上2种前台业务操作验证，接受预算的监控。经过测试，发现415Q转WBS，561Q期初初始化库存，不受预算监控。思考这个逻辑，要回归预算的源头，即预算的最终目的是控制企业的资源流出，在企业的层面，415Q,561Q不产生对外资源流出，即应付账款。所以从这个视角，很多看似不能理解的设定，具有合理的底层业务逻辑。笔者认为这是个值得启发的思路，在做业务蓝图设计，和用户解释清楚这种原始逻辑，容易做到抓大放小，跳出事无巨细，面面俱到的怪圈，让落地做到更扎实。