闲人闲谈PS之四十——项目售前费用归集

惯例闲话：广东这段时间老是下雨，堪比江浙一带梅雨季节，人的心情也像这天气一样，阴雨绵绵。2023年伊始，确实感觉很多事情在发生剧变，这种变化也稍微影响了闲人那本来稳如老狗的心。面对未知和变化，好奇和害怕都是正常反应，更何况是在变化无常的时代（三体的乱纪元？）呢？闲人始终相信，这个时代充满了各种创造的机会，对于SAP这一行业来说，也是到了一个新的风口，如何解构这个强大的系统为新的国产系统所用，对于有准备的人来说，这又是一个职业升华的机会。

业务场景

项目前期主要是指代在项目中标前所进行的一些前期准备工作，比如一些大型工程项目，项目的可行性分析、综合分析、初步设计、报建备案等等。在这一个阶段中可能也会发生大量费用、以及需要做相关的进度管控，同时也会存在很多的不确定性，比如在项目前期阶段中发现项目后续执行阶段不具备可行性，则后续的执行阶段可能会取消。这个阶段中产生的费用，直接进销售费用或销售费用-待摊进行入账。
售前费用是企业管理费用的一大组成部分，举例，某企业的大型工程项目售前工作，需要做一些实体样板，流程如下：

1. 当未中标项目有样板制作需求时，由市场人员在OA中提交样板制作申请，后附申请单，标明需要制作的样板及需采购材料明细。
2. 申请经商务部对金额进行审核确认后由市场部经理签认。
3. 审核不通过，则流程结束；通过，则由设计部出具提料单与加工图，然后进入采购申请流程，由项目营运中心在SAP中录入或审批下达采购申请，同时通知财务部制作完成内部订单。
4. 采购申请流程执行完毕后由采购部执行采购订单维护流程。
5. 材料的发货地址可分为发公司与发工地两种。如为发公司，则材料到货后，由质检部执行来料检验流程；检验完毕的物料由仓储部执行采购订单收货流程；生产部领料后执行样板生产流程，仓储部发料。
6. 如材料到货地点为工地，则由项目部执行采购订单收货流程，而项目领料时，根据是否已在SAP内创建项目来区分处理。未创建项目：材料均进行内部订单领料。已创建项目：执行标准项目领料流程。
   以上例子，可以理解为是一项没有合同的收入的工程项目。如果管理不好很容易造成企业的成本管理漏洞。

售前费用辅助核算对象

售前费用归集的辅助核算，按照核算颗粒度可计入公司，成本中心，项目等。

项目和内部订单

对售前费用建立专项，是一种灵活度较高的管控方式。通常在SAP中，可使用两种方式来建立辅助核算，即内部订单和项目WBS。选择哪一种对象来管理，是SAP项目业务蓝图中一个重要的组成部分。

图 内部订单

值得注意的是，项目WBS可以向下兼容内部订单，即当项目结构只有一层WBS时，项目WBS等价于内部订单。笔者建议，对于项目制企业而言，售前费用的管理，应使用项目WBS作为售前费用的辅助核算管理对象，通过项目类型来区分出不同的项目性质，对于后续的财务报表分析取数，可做到逻辑上的统一，全部来源于PS的项目WBS，这样可大大提高数据的提取效率。

在物料管理功能差异上，内部订单是没有库存管理功能的,不能做到专用件管理。所谓的项目库存功能是指为项目采购的项目专用件在采购入库后数量及价值上的专买专用。数量上的管理是指物料入库后会带上WBS元素信息，且不同项目间的物料不能混用，如果项目需要用到其他项目上的库存则需要在企业内部管理流程通过后在SAP中进行项目库存调拨操作。而对于财务层面而言，项目库存带来的最大益处是单独计价，针对移动平均价管理的物料，采购进项目库存后不会参与通用库存的移动平均价的计算，在最终的领用消耗环节按照项目此物料单独的采购成本进行归集从而保证项目成本更精准的核算。

WBS简易实施的场景下也可带来高回报率。这点对于项目制企业而言，启用PS模块不涉及到额外的收费。（当然企业需要评估下实施成本）而且如果只是简单使用的场景下PS的实施难度低，并不会增加用户很多的精力。很多企业最大的疑虑就集中在PS的操作会很复杂，关于这点其实在简易实施的场景下，主要的精力投入主要集中在设计WBS结构，只需要事前定义模板后续直接调用模板即可快速生成结构，或者通过系统标准的导入功能。

售前费用结转过程

售前费用作为一种期间费用，期末需要根据实际情况进行结转。结转的方式和项目是否转成合约有直接关系。举例，如项目未中标，则财务上需要将售前费用结转到销售费用*。如中标，则需要将这部分费用结转到新项目的合同履约成本。
以下就以项目WBS作为案例，说明费用结转的过程。
第1步：售前立项
操作路径 -
事务代码 CJ20N
业务场景 营销部门提交售前任务审批，批准后准予立项执行

第2步：销售费用入账
操作路径 -
事务代码 F-02
业务场景 营销部门要求采购部门采购了一批货值较高材料用于做样板，金额较大，入账时候借方计销售费用-长期摊销费用

第3步：项目中标项目立项
操作路径 -
事务代码 CJ20N
业务场景 中标后新建正式项目

第4步：售前项目维护结算规则
操作路径 -
事务代码 CJ20N
业务场景 将售前项目的余额结转到正式项目，成为正式项目履约成本的一部分

将结算的接收方维护为正式项目的WBS。

第5步：结转费用
操作路径 -
事务代码 CJ88
业务场景 生成项目结算财务凭证

注意：这个地方需要做财务科目替代增强，将科目替换成合同履约成本科目。
CJI3检查的正式项目152001000的财务凭证，结果符合预期。

CJI3检查的售前项目152000998的财务凭证，以及余额是否为0，结果符合预期。此时售前项目可以关闭。

小结：
虽然PS模块主要是服务项目型业务的明细管理需求，但可以灵活的利用WBS结构作为一个好用的工具拓展应用场景。非项目型的业务存在层次结构管理需求时也可以使用WBS结构作为工具。比如很多企业想做部门费用的明细管控，比如一个成本中心下有几个组或者费用构成，那也可以通过拆解为WBS结构快速响应此类需求等。
将WBS再向上抽象一层，任何结构化的对象都可以用WBS来表示。SAP支持最大99级WBS，世界上绝大多数企业，业务上99级层级结构，完全可以满足和覆盖。