制定预算是汇总所有单个活动或工作包的估算成本,建立一个经批准的成本基准的过程。本过程的主要作用是,确定可据以监督和控制项目绩效的成本基准。本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。过程图如下所示:
项目预算包括经批准用于执行项目的全部资金,而成本基准是经过批准且按时间段分配的项目预算,包括应急储备,但不包括管理储备。
输入:
1、项目管理计划
项目管理计划组件包括(但不限于):
成本管理计划。成本管理计划描述了如何将项目成本纳入项目预算中。
资源管理计划。资源管理计划提供了有关(人力和其他资源的)费率、差旅成本估算,和其他可预见成本的信息,这些信息是估算整个项目预算时必须考虑的因素。
范围基准。范围基准包括项目范围说明书、WBS 和 WBS 词典的详细信息,可用于成本估算和管理。
2、项目文件
可作为本过程输入的项目文件包括(但不限于):
估算依据。在估算依据中包括基本的假设条件,例如,项目预算中是否应该包含间接成本或其他成本。
成本估算。各工作包内每个活动的成本估算汇总后,即得到各工作包的成本估算。
项目进度计划。项目进度计划包括项目活动、里程碑、工作包和控制账户的计划开始和完成日期。可根据这些信息,把计划成本和实际成本汇总到相应的日历时段中。
风险登记册。应该审查风险登记册,以确定如何汇总风险应对成本。风险登记册的更新包含在项目文件更新中。
3、商业文件
可作为本过程输入的商业文件包括(但不限于):
商业论证。商业论证识别了项目成功的关键因素,包括财务成功因素。
效益管理计划。效益管理计划包括目标效益,例如净现值的计算、实现效益的时限,以及与效益有关的测量指标。
4、协议
在制定预算时,需要考虑将要或已经采购的产品、服务或成果的成本,以及适用的协议信息。
5、事业环境因素
会影响估算成本过程的事业环境因素包括(但不限于)汇率。对于持续多年、涉及多种货币的大规模项目,需要了解汇率波动并将其纳入制定预算过程。
6、组织过程资产
工具与技术:
1、专家判断
2、成本汇总
先把成本估算汇总到 WBS 中的工作包,再由工作包汇总至 WBS 的更高层次(如控制账户),最终得出整个项目的总成本。
3、数据分析
可用于制定预算过程的数据分析技术包括(但不限于)可以建立项目管理储备的储备分析。管理储备是为了管理控制的目的而特别留出的项目预算,用来应对项目范围中不可预见的工作,目的是用来应对会影响项目的“未知 — 未知”风险。管理储备不包括在成本基准中,但属于项目总预算和资金需求的一部分。当动用管理储备资助不可预见的工作时,就要把动用的管理储备增加到成本基准中,从而导致成本基准变更。
4、历史信息审核
审核历史信息有助于进行参数估算或类比估算。历史信息可包括各种项目特征(参数),它们用于建立数学模型预测项目总成本。这些数学模型可以是简单的(例如,建造住房的总成本取决于单位面积建造成本),也可以是复杂的(例如,软件开发项目的成本模型中有多个变量,且每个变量又受许多因素的影响)。
类比和参数模型的成本及准确性可能差别很大。在以下情况下,它们将最为可靠:
a、用来建立模型的历史信息准确;
b、模型中的参数易于量化;
c、模型可以调整,以便对大项目、小项目和各项目阶段都适用。
5、资金限制平衡
应该根据对项目资金的任何限制,来平衡资金支出。如果发现资金限制与计划支出之间的差异,则可能需要调整工作的进度计划,以平衡资金支出水平。这可以通过在项目进度计划中添加强制日期来实现。
6、融资
融资是指为项目获取资金。长期的基础设施、工业和公共服务项目通常会寻求外部融资。如果项目使用外部资金,出资实体可能会提出一些必须满足的要求。
输出:
1、成本基准
成本基准是经过批准的、按时间段分配的项目预算,不包括任何管理储备,只有通过正式的变更控制程序才能变更,用作与实际结果进行比较的依据。成本基准是不同进度活动经批准的预算的总和。
项目预算和成本基准的各个组成部分,如图 7-8 所示。先汇总各项目活动的成本估算及其应急储备,得到相关工作包的成本;然后汇总各工作包的成本估算及其应急储备,得到控制账户的成本;接着再汇总各控制账户的成本,得到成本基准。由于成本基准中的成本估算与进度活动直接关联,因此就可按时间段分配成本基准,得到一条 S 曲线,如图 7-9 所示。对于使用挣值管理的项目,成本基准指的是绩效测量基准。
2、项目资金需求
根据成本基准,确定总资金需求和阶段性(如季度或年度)资金需求。成本基准中既包括预计支出及预计债务。项目资金通常以增量的方式投入,并且可能是非均衡的,呈现出图 7-9 中所示的阶梯状。如果有管理储备,则总资金需求等于成本基准加管理储备。在资金需求文件中,也可说明资金来源。
3、项目文件更新
可在本过程更新的项目文件包括(但不限于):
成本估算。更新成本估算,以记录任何额外信息。
项目进度计划。项目进度计划可能记录了各项活动的估算成本。
风险登记册。记录在本过程中识别的新风险于风险登记册中,并通过风险管理过程进行管理。