企业信息化:IT部门的系统分析

年底一直在做IT部门的规划。要建设好企业的信息化,IT部门的建设是非常重要的。如何建立一个与企业信息化趋势符合的IT部门,决定了信息化的成功的基础。

这段时间正好碰到一位在网易的同学,他正好也在做部门的规划。于是正好简单的探讨了一下。交流中发现他们是研发部门,而我们是运营部门,确实有很多不一样的地方。另外,两个公司的文化不一样,规划的方式也是不一。

我们公司是借鉴的麦肯锡的7s方式来进行的规划。当然了,我也是刚刚走马上任,对这里面的很多思想还不是很清楚。不过正如我们老大说的,边做边学习。扒一层皮,好好学习!

麦肯锡顾问公司研究中心设计的企业组织七要素(简称7S模型如图示),指出了企业在发展过程中必须全面地考虑各方面的情况,包括结构(S tructure )、制度( System )、风格( Style)、员工( Staff)、技能(Skill)、战略( Strategy)、共同的价值观(Shared Vision)。

对于IT部门的规划,从公司的目标和战略为输入,加上IT部门的本身职能,那就是IT部门需要考虑的所有问题了。在考虑清楚本部门明年的重要任务后,下面就是要建立与之匹配的企业组织结构和制度来保障任务的完成。

说实话,我在这方面并不擅长。这也是我后来感觉非常有所成长的原因。

对于制度和岗位的分析到底用什么思路来考虑,对我来讲,一开始就是毫无头绪!只是按照现有的理解,简单的罗列。公司的第一轮答辩后,经过老大的指点,突然感觉对这方面有点理解了。当然了,这也仅仅限于我目前的理解。和系统大师们的理解相比,还差得远呢。

 个人企业 
软件应用软件业务系统软件管理
硬件电脑设备网络互联资产管理
 高效信息化(实用)安全

上面是一个简单的分析矩阵。我认为非常有用!想想软件设计也是如此。各个维度的交叉分析,可以让系统显得更加清晰。重点就容易体现出来。而原来可能存在的漏项也可以被发现。

而且我突然意识到老总真是太伟大了(这绝对不是奉承,是绝对的佩服),老总在对我们企业信息化的目标的时候,就提出了:高效、实用、安全!看看上面的表格分析结果,完全配对!

在此分析基础之上,就是在各个领域,设立相应的制度。这样系统的初步模型就形成了。

我原来在软件设计方面的系统分析自以为还可以了,现在想来,企业的系统分析思想其实应该和软件分析是一致和相通的。但我不能总想着软件了,因为在目前这方面,我完全是新手,对于我最好的方法,不是类比,而是全心地去接受。这样对我的成长才是最大的。想起李维先生最近博客中提到的ruby也是如此,ruby虽然也是一个语言,但要真正接受ruby的精髓,不是拿着c++去比较,而是全心地去接受新的ruby。我也是应该如此吧。

 

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案例1 项目论证 A公司是国内领先的IT设备制造厂商,经过多年的企业信息化实践,网络基础建设和办公自动化建设已经具备相当的规模,并取得了良好的应用效果。同时,以ERP/SCM/CRM为主体的信息化应用架构也初步建成,此外作为提高产品创新能力的产品数据管理系统(PDM)也在建设当中。随着公司研发业务管理的不断深化,对产品研发项目管理提出了更高的要求。虽然公司整体的研发项目管理体系尚未形成,但研发管理部门仍然希望将部分研发项目核算信息化手段实现,以提高核算准确度。紧迫的需求提到了公司信息化项目部门的面前。过去的几年,公司在信息化建设方面的投入巨大,难免有一些急于上马的项目投入与产出并不十分理想。而且由于市场环境的迅速变化,相应的业务模式也在不断的改变,从而给信息化系统的适应性提出了相当高的要求。过去的有些项目启动时期没有很好地考虑到这些问题,造成一些项目盲目启动、盲目建设,建成后才发现已经不适应业务的变化。因此,公司对于项目上马的决策已经趋于理性,严格要求做好项目启动前的论证工作。在满足当前紧迫的业务需求和长远的战略需求之间作好平衡。确保项目建设的成功。 小王作为信息化项目部任命的项目启动管理的负责人,着手处理该项目启动前的可行性论证工作。小王发现,这个需求在年初规划时并没有提出项目意向,属于规划外的项目。在与业务部门的沟通中,他发现业务部门对于整体项目管理的模式并不十分清晰,目前需要解决的项目核算问题仅仅是项目管理中非常具体的一个需求,至于项目其它方面的管理,以及如何与产品开发过程结合起来,如何利用产品数据管理系统等,都没有考虑。项目建设的系统只是一个项目管理的临时解决方案。对方案的风险也没有进行详细的分析。而业务部门认为需求已经十分清晰,项目的价值也是毋庸置疑的,至于以后怎样与研发平台的产品数据管理系统结合起来,那要等立项后,做出了详细的方案才会有答案。此外,业务部门还推荐了几个产品供应商,希望能尽快选定产品,开展实施。 如果在立项环节出现延误,影响了业务的开展,信息化项目部要承担责任。小王认为业务的要求十分无理,需求、方案、投入产出、风险,以及业界的产品情况等很多问题都还没有清楚,根本谈不上选型。沟通过程中,业务人员对小王的工作极为不满,向信息化项目部经理进行了投诉。 参考讨论题: 1. 在“部分研发项目核算信息化手段实现”的问题上,双方存在那些分歧? 在这个案例中,反映了目前企业信 息化项目启动管理中的普遍问题。业务一旦产生信息化需求,总是非常急迫地希望能立刻上马。而从信息化项目管理的角度,如果盲目、仓促地上马信息化项目,往 往导致项目的投入产出分析不清,项目重复建设,组织混乱,给后期的项目实施,项目维护,项目使用带来极大的风险,甚至导致系统建成后被用户弃用。最终使业 务遭受损失。 本案例中,作为企业信息化部门,在项目启动管理的重要性方面已经有了较为理性的认识,但是在应用中不被业务部门理解,从而导致矛盾的激化。这是双方对项目启动管理的过程没有达成统一的认识 2. 在项目启动阶段形成统一的认知,对于实施信息化项目企业有什么重要意义。 相对产品供应商而言,企业项目建设中处于合同意义上的甲方,其项目的启动过程与乙方的项目管理有很大的不同,是一个较为复杂的过程。它往往需要考虑一系 列的问题,如:需求是否合理?是否有必要启动项目项目可能带来的影响是什么?可能的投入有多大?取得的效益有多大?当前的管理模式是否能支撑?如果不 能,可能要在哪些方面做好变革的准备?业界相关的产品有哪些?哪些是真正适合需求的? 因此,对项目启动管理形成统一的认知,对于实施信息化项目企业有着非常重要的意义。

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