如何使复杂的数据一目了然?

近日,我在工作中遇到了这样一个问题:需要把收集起来的各地市的满意度调查数据进行统计汇总。

在我终于把数据都统计整理成一份表格,满心欢喜的发给领导。没几分钟就被领导一个电话过来K了一顿:这么多数据还要我一个一个瞅吗?你能一眼看出哪个地市满意度最好吗?balabalabala…

事后我也进行了反思,我们想当然地觉得,给出表格肉眼就能看出区别。比如,我们能看出1000是比10000小,但是对135678.89和136985这样的数据,特别是当这样的数据量比较多的时候,我们就很难靠肉眼来辨别了。

都说文不如表,表不如图,这时候对表格进行可视化的呈现就很有必要了。

那么,如何对表格进行可视化呢?

可以使用Excel的条件格式功能。“条件格式”就是如果单元格满足某种“条件”,那么它就以某种“格式”来呈现。

“条件格式”在“开始”选项卡下面。

下面我通过一个具体的案例来演示,如何通过“条件格式”使得表格变的一目了然。

案例数据:下面是一份招聘Excel表格,里面记录了招聘职位的“公司全名”、“公司大小”、“教育要求”、“薪水”、“工作年限要求”等信息。

面对这样一份表格,我们想快速判断哪家公司的薪水最高,怎么办呢?

1.数据条:直观的看到数据大小

首先,选中需要设置条件格式的数据区域:如B列。

然后,在【开始】选项卡下,单击【条件格式】按钮,在展开的下拉菜单中,单击【数据条】命令项。

在展开的选项菜单中,我们可以看到“数据条”从外观上主要分为两大类:“渐变填充”和“实心填充”。在这里我选用了“渐变填充”里的“浅蓝色数据条”。

最终效果如下,我们看到“公司大小”,“薪水”这两列都有了数据条。通过数据条的长短,我们就能直观快速地判断数据的大小。

我们还可以有选择地显示某部分数据。比如,针对薪水列,我们只想对薪水大于等于9000且小于等于30000的用数据显示出来,而不在此范围的就不再显示。如何操作呢?

同样,首先选中需要进行条件格式设置的数据区域。

然后,在【条件格式】的下拉菜单中,选择【数据条】-【其它规则】,就会弹出【新建格式规则】窗口。

在窗口中对数据条的显示区间及条形图外观进行设置。

最终效果如图:

2.色阶

除了用数据条的长短来反映数据的大小,我们还可以通过颜色设置来反映数据的大小,这被称为“色阶”。

首先,选中需要设置条件格式的数据区域。

然后,在【开始】选项卡下单击【条件格式】按钮,在它的下拉菜单中,单击【色阶】命令项。

在展开的选项菜单中,我们可以看到Excel内置了12种色阶样式,有三色刻度的,也有双色刻度的。

在这个案例演示中,我选择了“绿-白色阶”,也就是说最大的数据显示为绿色,最小的数据显示为白色,中间的数据为过渡色。最终效果如图:

如果内置的这12种色阶样式都不能满足你的需求,你也可以进行自定义设置。【开始】-【条件格式】-【色阶】-【其它规则】。

在弹出的【新建格式规则】窗口中,可对格式的样式进行自定义设置,比如,我选择了“三色刻度”,对三色的设置,分别是:最大值设置为蓝色,中间值设置为黄色,最小值设置为浅绿色。如图:

 

 

所以,对于色阶图,从图中色阶的变化就可以很直观地反映出各个公司薪水的情况。

3.图标集

如果我们想对数据进行分类显示,比如对于学生分数进行分类显示。这就需要用到图标集了。

比如对公司的薪水,我们希望进行分类。小于5000的为一类,5000到10000为一类,10000以上的为一类。

对于不同区间的数据,我们用不同的图标来标识。所以,只要看到图标,我们就能清楚地知道数据所处的范围。

首先,选中需要设置条件格式的单元格数据区域。

然后,在【条件格式】的下拉菜单中,单击【图标集】命令项。

在展开的选项菜单中,我们可以看到图标集主要分为四大类:方向、形状、标记、等级。在这个案例中,我选择的是“三色交通灯”的样式。

但是,从图表中我们看到,6500这样的数据,明明是比5000大,却同样也是用了红圈来表示。这并不符合我们的需求。

原因是Excel默认的“图标集”显示规则是按百分比比率对数据进行分组的,所以,我们要根据自己的需要,对数值进行调整以显示外观。

怎么对已设置好的条件格式进行修改呢?可以按以下步骤来进行。

首先选择需要修改条件格式的单元格数据区域。

然后在【开始】选项卡下,单击【条件格式】按钮,在展开的下拉菜单中,单击【管理规则】,就会弹出【条件格式规则管理器】对话框。

在此对话框中,选中需要编辑的规则,单击【编辑规则】,打开【编辑格式规则】对话框,我们就可以根据需要对已设置的条件格式进行修改。

4.总结

如何使表格一目了然?

Excel的“条件格式”功能中,就提供了“数据条”、“色阶”、“图标集”这3种内置的单元格图形样式,帮助我们最迅速地实现表格的可视化。

具体的操作方法,总结起来就是三步走:

1)选定需要设置的数据区域

2)选择合适的图形样式

3)进行规则的设置。

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