坚果云网盘教你拥有这5个习惯 升职加薪不是梦

许多人将工作中的成长和发展归功于他们的能力。

 

事实上，对于很多人来说，能力是相似的，并没有本质的区别。 在许多情况下，关于两个人之间差距的真正决定是一种工作习惯。

 

为什么其他人总是比我快？为什么其他人在一年内获得晋升？为什么优秀员工的头衔总是落后？

 

很多时候，你和他们之间的差异可能不是能力，而是细节。

下面是一些简单但是切实有效的细节，希望对你有用。

 

01 做工作日志

 

每次招新人进来，我都会要求他，每天下班后写一份工作日志，第二天发给我。

 

做这样的要求，不是为了检查他们的工作，而是为了培养起这个习惯。这份工作日志也不是给我看的，而是给他们自己看的。

 

为什么要这样做呢？

 

无论多忙，每一天下班之后，都要抽出时间问问自己：我这一天获得了什么？如果每天都在重复前一天的事情，没有任何变化，那你这一天就是浪费掉了，因为没有获得任何成长。

 

长此以往，半年，一年，三年，你的能力不会有任何提升，只会一直停留在初级职位上，做着最基础的工作。

 

一个优秀的人必须追求持续增长。 前一天的工作出了什么问题，如何纠正呢？什么是不完善的操作以及如何优化？你学到了哪些技能以及如何在新工作中使用它们？只有不断强迫自己思考这些问题，并逐步改进和优化，才能实现长期而稳固的进步。

 

什么是工作经验？这就是工作经验。工作经验不是指你做一件事情做了多久，而是指，你用了多久的时间，去思考、优化、改善它。

 

工作日志，就是将这个过程书面化下来的最好方法。

 

记在工作日志上的东西，可大可小。大到一门新技能的习得，小到一个 Excel 函数、一个表格配色、打电话的常用话术，都可以。

 

只有将这些细节记录下来，不断翻阅、消化，逼使自己在工作中去应用这些方法和技巧，它们才会真正成为你的技能。

 

 

 

02 即时记录

 

很多人都会研究时间管理，也知道做好 To do List 的重要性，但仍然难以养成的一个习惯，就是「即时」。

 

要知道，To do List 也好，工作笔记也罢，最关键的一点，就是要即时。人的短时记忆是非常短暂的，储存信息的时间最多只有几分钟。如果一件事情你没有立刻将它记下来，只会有两种结果：一是忘掉；二是它一直留在你的脑海里，干扰你的工作和思维，使你不胜其烦。

 

解决这个问题的方法，就是建立这么一种本能反应：无论任何时候，听到任何重要信息、被分配到任何事务，第一直觉不是去执行，也不是去思考，而是记录下来。

 

记下来之后，你再去考虑，什么时候去做这件事，怎么做。

 

如果你没有完全数字化的工作习惯，我建议你随身携带笔和纸。使用A6口袋本，听到你需要做的任何事情，并快速记录关键点。当你不忙的时候，再把它拿出来，这样你就可以补充，改进和思考。

 

甚至，你可以发展出自己的一套速记法，用记号表达特定含义。比如，用叹号表示优先级，用 DL 表示截止时间，用箭头表示对接人，等等。

 

这一块就不展开了，你可以根据自己的习惯去设计。

 

 

 

03 管理时间开销

 

我们往往容易高估一点，就是对自己的自律能力。

 

很多时候，你是否感到惊讶：你一整天都在工作，为什么还没有进展？你为什么没做任何事情，为什么你总觉得时间过得很快？

 

事实上，如果你严格记录你的时间费用，你会惊讶地发现你比你想象的更加严重地浪费你的时间。

 

你很可能认为你曾经努力写过三小时的手稿，但事实上，你发了20分钟的呆，并在搜索信息时上网半小时。当你想到这篇文章的时候，你的思绪就会发散并失去了半个小时。 ...等等。

 

真正用在正事上的时间，也许连一半都不到。

 

怎么发现这一点呢？也很简单。当你从工作状态切换出去的时候，瞥一眼系统时间；当你重新进入工作的时候，再瞥一眼时间。将这两个时间点记下来。

 

一天结束后，你会记下非常多的时间点。将它们两个两个连接起来，加起来的总和，就是你浪费的时间。

 

通过这个方法，每一天重复、检查、对比，你可以知道，自己的控制能力有多薄弱。从而更加有意识地、主动地管理自己的注意力。

 

下一次，当你在网上闲逛的时候，也许你会怵然一惊，告诉自己：我正在浪费时间，赶紧回来干正事。

 

你会有意识地控制自己休闲和放松的时间。比如，对自己说：只能刷 5 分钟的朋友圈，时间到了就要把手机放下。

 

进一步，你会发现，自己做某些工作的时间远远超出预计，为什么？是能力不足，经验不足，还是被哪些不好的习惯影响了？如何在质量不变的情况下缩短时间？

 

这个时候，你才有可能实现真正的高效。

 

 

 

04 整理文档

 

在我们的日常工作中，我们不可避免地会产生很多文件：报告，计划，报表，材料......这些文件，如果它们乱七八糟，检查一下就很麻烦。

 

很多时候，我清楚地记得下载的资料，但我忘了把它放在哪里; 发给几个人的文件都经过修改，不知是谁的最终版本; 我想检查一下我以前做过什么，但怎么都找不到……

 

这些问题的症结，都在于没有遵循良好的文档撰写和整理规范。

 

这一点，很多大公司都有明确规定，但很多小团队往往意识不到其重要性。

 

然而，小团队固然小，文档和资料的量却未必少。处理不当，同样会造成大量的时间浪费。

 

 

 

具体来说，有这么几个原则：

 

1）文档的首页，要有版本记录。

 

任何正式文档，封面和正文之间，需要留出一页，记录该文档的版本历史。无论谁对其作出任何修改，都要在这里登记：修改人，修改时间，版本号。

 

如：Alan，2016-10-12，v21.0

 

 

 

2）文档的命名，要确立明确的格式。

 

这一点可以由团队自己确立，但需要保证所有人都按这个规范执行。

 

可以参考这样的方式：修改时间-项目名-文档名/编号-修改人-版本号。

 

这种情况下，当文档的量极其庞大时，就不必打开来一个个查看了。

 

 

 

3）文档的存放，要建立良好的习惯。

 

很多人喜欢把文档全部放在桌面，等实在多到放不下了才去整理。这种习惯好不好呢？其实没关系。但关键是要统一。

 

如果你存放文档的位置不统一，有时在文件夹里面，有时在桌面，那就非常混乱，查找的时候往往要花大量时间。一旦统一起来，即使全部放在桌面，也没事，因为只需要在桌面找就可以了——就是比较难看。

 

 

 

我采取的方式是这样：

 

● 在坚果云下，按照不同项目建立文件夹；

 

● 每一个项目文件夹里面，又分为管理文件和执行文件；

 

● 执行文件再进一步按照阶段 1、阶段 2、阶段 3 划分；

 

● 每一个阶段点进去，又按照会议记录、周报、资料等类型划分；

 

任何时候，都不会把文档丢到桌面上，而是多点几下鼠标，为其找到准确的位置。

 

多花这几秒钟，很多时候，也许就能节省几小时的时间耗费。

 

 

注：

 

使用坚果云，安装在电脑上的客户端软件会自动收集电脑中的办公文件，并上传到服务器中。整个过程完全自动，无需员工手动上传，不会影响其正常工作。

 

除备份外，坚果云还会保留文件每一次修改的历史版本。用户可以随时下载文件的任意历史版本，或拿历史版本与当前版本比较。再也不用担心把文件修改错，不用每次编辑时，都将同一文件多保存一个副本。

 

即使文件被删除，坚果云仍有可靠备份。可随时访问坚果云网页版，从回收站中恢复已删除的文件。远离人为错误操作或者电脑中毒导致的文件丢失。

 

 

 

05 做 Checklist

 

在工作中，犯错并不可怕。 可怕的是，你总是犯同样的错误。你仍然会在同一个地方犯错误。

 

解决此问题的最佳方法是Checklist。

 

在笔记记录软件中，为每项任务编写一份Checklist。执行时，将其拿出来，并进行比较以查看是否有任何遗漏。

 

这个 Checklist 可以常常优化。自己犯过的错误，上级的指示，或者从各种渠道获得的信息，都可以写上去。

 

比如，跟供应商对接时，物料的尺寸、要求、细节，需要满足几道工序，验收的规格和方式是什么，现场需要具备什么条件，需要哪些人的签名，诸如此类。

 

这就是一个 Checklist。

 

这些需要根据Checklist确认。 特别是，未明确说明但会对结果产生影响的因素都要写入Checklist并与另一方确认。

 

从理论上讲，只要严格按照清单完成，每个项目在执行过程中都会得到严格确认，完成任务就不会有问题。

 

如果你可以内化这些Checklist，你可以逐一执行它们，甚至可以使用它们来指导新人或在工作中找到不合理的地方。你可以说你在这些领域已经有专业水平了。