作为打工人,最难搞的莫过于老板随时随地都要知道各种数据和报表。
营收数据、银行账单、销售订单各种表格一大堆,想要及时找个数据都手忙脚乱,更别提月底年末“渡劫日”了。
经常就有粉丝留言:
“我还要在这种繁琐工作中浪费多少时间?”
“每天工作好烦。”
“截止日期快到了,表还没做完。”
工作几年,看着别人事业一路猛进,自己还干着机械重复的工作,不知道前途在哪儿。
其实,按部就班地重复做表、核算,不仅拉低了工作效率,也荒废了自己的能力。
我最近认识了一个27岁的女生梦玲,跳槽到一家公司当组长。
她的职场经历,直接刷新了我的认知。
梦玲刚到这家公司时,每个月总结都有一项工作,要把从系统导出一份包含所有费用科目、所有成本中心的数据,转成对应各不同部门的报表。
其中有些部门只有某些对应的费用科目,所以那些报表根据不同部门都要调整。
在她来公司之前,这些报表,一直是手工复制粘贴解决的,按那个做表的同事说,每个月要人肉处理5个小时多!做到最后眼睛都花了。
她来了一看:不是吧,就这还要5个小时?
她打开一个神秘的窗口,点击了一下运行,就美滋滋地喝咖啡去了。
虽然人走了,但梦玲的电脑却在自己运行!3分钟,就从所有报表中取出所需的数据,生成了一份完整的报表。
其他同事都看傻了,“这是什么厉害的东西,居然还会自己干活?”
梦玲告诉大家,它叫RPA,相当于机器人。不需要自己再按部就班地点击鼠标,或者跨好几个系统来回复制粘贴。
RPA能模仿人的操作,执行数据的采集、迁移、输入、校验以及上传、下载等操作,吃个早餐倒杯水的功夫,就自动替你把成做表、报账、复核的活给干了。
在日常的工作中,梦玲还对几个环节进行了优化:
票据环节
做了开票机器人。以前需要花3个小时从后台下载发票后,把日期、货品名称、规格挨个写入台账。现在RPA自动下载、录入信息、填开发票,5分钟轻松搞定。
报表处理环节
用RPA帮自己导出报表,不需要自己费劲一项一项从金蝶系统导出数据,复制粘贴到Excel。运行程序后自动查询收发明细,生成的表格也不用二次美化,不要太爽!
审核核对环节
一旦涉及报销,那可要老命了。交通差旅、活动经费、进修学习,各种发票要一张一张点击下载,还要反复核对。
用RPA可以自动识别发票号码和金额,快速拉去录入发票信息,还能100%准确比对审核,轻松免去重复报销的烦恼。
数据合并环节
如果有多家子公司或分店,月末汇总起来要拉上几百行表格,手都要拖废了。
现在RPA只需要10分钟,统计各分店的上月进、销、退、存数据,还能自动汇总成表格。
数据录入环节
会计同事经常一整天在一个系统里采集数据,跨系统录入到另一个后台,不仅效率非常慢,一不留神还容易出错。
梦玲做了一个数据录入机器人,设置好流程就能每天定时从系统中抓取特定信息,然后自动登录另一个网站,100%准确地填写对应信息。
既能帮自己提高工作效率,又能简化公司的流程,怪不得梦玲能被高薪挖来当组长呢!
要知道,这些涉及多个系统、内部软件、手动对账的重复流程,可是占了打工人70%的工作时间!
一旦在效率上和别人拉开差距,那可是几次通宵加班都挽救不了的。
只有从深陷于报表和数字中解放出来,才能拥有更多的时间,去优化工作流程,去投资自己。
梦玲学习的课程是RPA智能办公实操公开课,这套课程有这么几个点我感觉特别适合打工人:
1
课程讲解了四大高频重复性办公场景,包含网页数据提取、数据录入、表单填写、网页操作等,常见的重复繁琐工作,帮你一网打尽。
2
直播现场,老师会从0到1做出一个数据抓取机器人,快速找到100个目标客户的联系方式。
3
RPA的操作不需要敲代码,不用学习复杂的编程,让你知道,原来自动化办公可以这么简单!
现在的社会更新换代很快,再不掌握前沿的提效工具,怕是只能吃老本赚死工资。
可能你要问了,市面上各种Excel技巧和软件五花八门,为什么一定是RPA?
因为,RPA是真正0基础小白也能上手的自动化办公神器:
不写代码:不像Python编程一看就皱眉头,RPA就像操作美图秀秀一样简单,鼠标拖拉拽即可
安全性高:RPA只是承担了数据的搬运工作,系统并不会保留客户的任何一项数据
不会失误:人工计算量大且易出错,但RPA不会,24小时执行任务,准确率还高适用性强:Excel快捷技巧又多又杂,且适用场景局限,而RPA可以跨系统、跨平台操作电脑。