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7类合作伙伴,190条沟通路径,高德汽车如何实现组织高效沟通?

摘要: 通常协同开发组织或团队大于等于7,关键干系人大于等于10,组织级沟通路径大于等于21条,关键干系人沟通路径大于等于45条,并以较大角系数递增。这种沟通路径曲线下,如何让组织信息快速传递?

作者:张海涛 高德-资深客户项目管理专员
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背景

高德汽车事业部作为导航软件tier 1供应商,在项目管理过程中需要对接汽车整车厂(客户),硬件集成商、下级软件供应商等诸多公司。如语音供应商、输入法供应商、定制APP供应商、硬件&系统集成商、整车厂、高德研发团队、二级软件供应商等,面对这么多内外部沟通对象。

痛点
如何降低沟通成本,透明化沟通结构,实现跨企业、跨部门的高效协作,是高德汽车事业部面临的考验。
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痛点一:通常协同开发组织或团队大于等于7,关键干系人大于等于10,组织级沟通路径大于等于21条,关键干系人沟通路径大于等于45条,并以较大角系数递增。这种沟通路径曲线下,如何让组织信息快速传递?
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高德汽车事业部沟通路径变化曲线

痛点二:各公司及组织使用的项目管理工具不尽相同。在项目实施过程中,研发协调效率较低,各管理系统之间无法直接对接,增加人工干预成本。

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项目研发管理工具不一(备注:Aone是阿里集团内部产品研发人员使用的工具,对外叫云效)

痛点三:产品经理&研发人员&测试人员及项目管理人员,频繁切换Aone与外部项目管理工具,问题沟通&解决路径长,极大的影响了问题解决效率。

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不同岗位角色与工具之间的频繁切换路径

为了解决以上问题,我们建立公司内部与外部之间的研发协同解决方案:
1.即时同步高德与外部组织&团队之间的研发协同问题,包括:需求排期、任务流转、缺陷分配等诸多项目管理域内过程模组。

2.融合各方项目管理系统特点,以应对各项目差异:多供应商管理&隔离,项目属性、工作流按需配置。

3.为适配国际车厂以及海外团队使用,解决方案必须同时支持中文&英文版本。

方案
1.打通Aone与云效系统同步机制,实现Aone与云效系统双向消息更新及时同步。

2.在Aone中,在一个商业项目内,以沟通涉及外部组织&团队范围创建子项目,并将所有子项目加入到项目集中。

3.在云效系统中创建以整车厂为单位的“企业”。如整车厂不同车系间硬件集成商或其他软件供应商不同,出于信息安全需要,应以车系为单位创建“企业”。

4.通过Aone系统跨企业特性,将Aone系统进行跨企业共享至云效系统中,

5.在云效系统中,建立以商业项目为维度的项目集,将各跨企业共享过来的子项目加入该项目集中。

6.邀请各外部组织&团队干系人注册云效,并根据预先制定的权限范围将干系人加入各子项目中。

7.通常云效项目集仅包含高德内部人员,不对外部干系人开放,防止项目数据泄露。
(备注:Aone是阿里集团内部产品研发人员使用的工具,对外叫云效)

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实践

原有的高德和车厂及系统集成商的问题对接方式:
车厂/系统集成商定期通过邮件将Excel的问题清单发给高德,Excel里标明问题的状态/描述/重现步骤等维度信息。日志则会通过各供应商的网盘/FTP/邮件等展开给高德。高德手动录入问题到Aone展开给内部团队分析(车厂坚持自己的Excel模板而导致不能使用Aone导入导出功能),由于问题描述不清晰/日志不全/排查方转移到其他供应商等原因,又需要通过Excel同步现状再反复和外部沟通。
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改进后的高德和车厂及系统集成商的问题对接方式

实现了Aone和云效的自动同步,车厂/系统集成商等直接对接云效系统,进行问题的录入/更新/日志上传等操作,减少了手动同步的环节,外部可以实时了解高德解决问题的进展,同时高德也可以将发现的外部问题反馈给对应的供应商,车厂也可以实时导出问题进行内部汇报。
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在项目实现中,首先开启跨企业共享,发起端可以是Aone,云效亦可。
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完成跨企业配置后,人员、工作项等全部信息均会共享
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在合作方存在外籍企业,或项目约定工作语言为英文时,云效系统可设定为英语予以应对
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