各行各业通用办公公告信息个人事务档案管理系统建设方案

最新推荐文章于 2024-07-25 15:54:48 发布

用数据说话用数据决策

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文章标签：数据结构动态规划

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【3.5】公共信息子系统

该子系统面向的是省厅的全体员工，通过公共信息，可以快速了解部门内部可直接公布的所有信息，同时也是部门内部最丰富的信息库，提供了对信息的建立、存储、管理、查询、维护等功能。

公共信息子系统中的所有信息的发布都可以规定相关的审核程序，只有通过审核的信息才可以发布，本子系统将包括通知与公告、新闻管理、大事记、制度汇编、公共论坛、在线交流、共享文件夹7个模块。

【3.5.1】通知与公告

该模块体现了一定时间内向省XX厅内发布的可以面向所有人的通知与公告，如：五一节放假通知、领导外出时工作代办公告、人员任免公告等。

通知与公告的发布可以分多种层次，如：

面向全厅范围
面向指定处室
面向指定人员

只有具有相关权限的人在其办公界面上可以显示和查询相关的通知与公告，发布人可以设置公告滚动显示的天数(一般是在首页以滚动方式显示)，提供对历史公告的查询。

所有的通知公告可以和收发文类似进行审核、审批，模块由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

如果《XX省XX厅办公自动化系统》的网络能够与外网连通，那么可以在办公系统内发布通知与公告的同时，选择“发送至网站”，就可以直接发布至《XX省XX厅网站》的相关栏目（如：“XX厅公告”）之中（需要网站系统支持）。

【3.5.2】新闻管理

该模块主要是新闻管理员（一般是办公室相关人员）根据厅各处室以及下属各部门报送的新闻进行摘编、发布和上报的工作。

可以设置新闻的类型，如：XX省XX新闻、国内XX新闻、国际XX新闻。最新发布的N条新闻将会在用户登录后的首页中显示出来，并且具有动态的“新”字图标提示。

所有的新闻的发布可以和收发文类似进行审核、审批，模块由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

如果《XX省XX厅办公自动化系统》的网络能够与外网连通，那么可以在办公系统内发布新闻的同时，选择“发送至网站”，就可以直接发布至《XX省XX厅网站》的相关栏目（如：“XXXX行政新闻”）之中（需要网站系统支持）。

【3.5.3】大事记

主要是记录省XX厅发展过程中的一些重大事件，如：每年的工作总结、重大会议的决议、宣传活动、领导视察情况等。系统由专人维护，提供将大事记自由分类和综合查询的功能。

【3.5.4】制度汇编

通过该模块可以了解到一些相关国家、国务院、省政府等部门的法令性的政策法规，及XX厅内部规章制度，如出差报销规定、请休假规定或XX厅其他的一些规定。可用于公文起草时查询相关资料及工作流程的顺利进行，由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

【3.5.5】公共论坛

提供省XX厅员工一个自由交流的空间，可以自由的开辟一个新的论坛。如：对某新的XX业务的看法、业务的发展方向。相关人员可以在自由的发表个人意见，提出个人的疑问，并对他人的问题进行答复等。

系统以层次结构体现所有的信息，并提供了丰富的表情动画供选择。在发布信息时，用户可以采用匿名的方式，支持置顶等特效、支持敏感词语自动过滤，由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

【3.5.6】在线交流

提供一个基于Internet、Intranet的在线交流（即时通讯）软件。主要实现以下功能：

信息即时发送，即时回复

提供一个两个人私人化的聊天工具，拥有足够的安全性；

聊天室

提供一个小组形式的聊天室，个人可以建立属于自己的聊天室，可以通过授权的方式邀请别人加入。

传输文件

提供一个文件传输的通道，进行文件的交换。

人员分类

个人可以对自己经常联系的人进行自由分类，如：按处室分类、工作小组分类、好友、不受欢迎者等。

查询功能

可以根据号码（如：工号）、昵称、姓名、email地址等关键词来查找，找到后可加入到通讯录中。

历史记录

根据设置保存相关的消息记录。

【3.5.7】共享文件夹

提供一个网络硬盘空间的功能，用于存放的文件资料，可根据不同处室设立不同的目录，只有具有相关权限的人员才能访问。提供强大的检索功能。

【3.6】专业事务子系统

专业事务子系统是在办公自动化系统中的重要组成部分，我们可以在这里实现机关工作中一些综合性的工作，同时可以通过这个子系统连接其他已有或未来需要建设的业务系统，主要包括会议管理、车辆管理、信访管理、物品管理、请休假管理、调查测评管理，省XX厅可以根据自身实际的需求选择相关的模块进行使用。

【3.5.1】会议管理

该子系统主要是对会议室场所及会议相关状态的查询，主要包括“会议室管理”、“会议室预定”、 “会议查询”等功能。用户可以通过系统提供的功能，适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理。

会议室管理—— 管理XX厅会议室的使用情况，包括会议室的名称、含有的设施（如：投影仪、电子屏、座位数）。可查询会议室的使用情况，可对某一个会议申请的时间、地点等具体情况进行修改。
预定会议室—— 可以对使用会议室进行预定，预定的时候可以说明会议名称、参加人数、需要设备、所需文件等信息。一般情况下预定会议室采取先到先得的原则，申请人填写会议室申请表后，系统自动判断预定时间段内所选择的会议室是否有其他人预定，并将是否预定成功的信息反馈给申请人，申请时可以添加附件。
会议查询——通过该模块可以查询历史会议记录。用户在权限范围内可以查看到分配给他的会议，以及目前的会议安排。

【3.5.2】车辆管理

该模块目前主要实现车辆管理功能，将对XX厅每辆车的基本情况、维修记录、车辆行驶费用的月度统计和年度统计，另外对车辆的派车申请和计划进行审批等。

车辆资料—— 对单位每辆车后进行登记，如车型、购买时间、座位数等，以便进行统一管理。
派车申请、审批——员工可以查看每辆车的当前状况，如车辆是否空闲，并可以根据其状况提出派车申请。同所有的管理流程一样，起草和待办是派车申请和审批的入口，而这里对所有派车申请实现管理并提供查询。
车辆费用纪录——实现车辆所有费用情况的纪录，也可根据现有的费用纪录，提供车辆任何月度之间费用统计的报表，即可以选择任意一个月度区间，系统可以显示该段时间所有车辆的费用明细。这样可以生成月度、年度费用报表统计。

车辆资料示例如下：

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【3.5.3】信访管理

信访管理系统提供对上、下级单位和外部人员来信、来访、来电的处理，并对整个事件的处理过程进行全面的跟踪管理，包括信访登记、送审、处理和回复等过程。提供对所有信访数据进行综合的查询和统计，并根据情况把处理情况反馈给信访人。

来信办理——类似于公文的办理，来信的在一定流程运转过程中提交审批，系统将该文件的整个处理过程和处理意见真实记录，并供查询。领导是在“待办事宜”模块中统一办理。
来访办理——类似于公文的办理，来访事件的在一定流程运转过程中提交审批，系统将该事件的整个处理过程和处理意见真实记录，并供查询。领导是在“待办事宜”模块中统一办理。
来电办理——类似于公文的办理，来电事件的在一定流程运转过程中提交审批，系统将该事件的整个处理过程和处理意见真实记录，并供查询。领导是在“待办事宜”模块中统一办理。
信息查询——可以任意定制检索条件，并可以结合全文检索的功能对整个系统中的信息进行全面、精确的定位。如：来访时间、来访人、来访单位等。
统计打印——可以任意设置时间段，系统列出所有在该时间段内的信息提供打印。

“来宾来访”报表示例：

来访单位	来访人员	来访目的	来访时间	安排情况

“来电记录” 报表示例：

来电单位	来电人员	来电目的	来电时间	处理情况

【3.5.4】物品管理

XX省XX厅的办公用品管理分为两大部份。一为低值易耗品的管理如：笔、纸等，二为可重用的资源管理如：手提电脑、光盘、磁盘等。系统对于这两大类办公用品的管理除了都实现出库、入库、查询、统计、打印报表及库存预警等功能以外，针对不同类型的办公用品将会在功能上有所侧重，以方便用户的使用，部分办公物品的领用可以通过流程审批，只有通过相关领导审批才能够领用（审批流程可由公司的流程自定义工具完成）。

管理功能

1．入库登记：记录物品的入库情况，包括物品名称、特性、购买日期、购买地点、保修期等情况，入库时对物品进行分类；

2．领用登记：记录工作人员日常用品的领用，并填写处室、日期、领用人、领用物品等相关信息；

3．领用查询：查询某一件物品的领用情况，可以是领用人、领用日期、领用部门等各种方式的组合进行查询；

4．领用统计：可以统计某段时间内、某一类物品、某一部门的领用情况，并生成报表。

物品的领用统计（示例）：

物品名称	型号	购买日期	领用部门	领用日期	备注
激光打印机	Epson888	2001．7	XXX	2002．10．8	已过维修期
笔	派克	2003．10	XXX	2003．11．2

【3.5.5】请休假管理

1、请休假类别

省XX厅按相关规定有一定的假期，请休假是指法定假日以外的假，这些假基本分为休假、病假、事假三类。休假指探亲假、工龄假、妇女生育假、婚假、丧假等；病假是指因病请假。

2、请休假流程

请假的申请审批流程可以通过办公系统流程来完成流转审批。申请者根据请假的性质和类别在进行请假申请，并填写相关信息，如：请假原因、请假时间、请假后的联系方法，并发送给相关部门进行审批，系统会自动送交下一个审批人，审批的结果最后反馈到申请人。

【3.5.6】调查测评管理

随着XX厅管理方式的规范化、民主化，需要对一些事项处理以问卷调查、投票的方式进行，以征求相关人员对该事项的意见及看法。实现起草、审批、发布等功能，并能够对投票结果进行自动统计，以图表（饼状图、立体图以及条状图）等方式输出。

新建议题—— 根据需要新建一个投票表决议题，可以对该议题进行说明，并可添加相关附件，选取投票的人员范围，是否匿名等；
议题审批—— 把草拟好的议题发给相关领导进行审批；
发布议题—— 对于通过领导审批的议题自动发送到相关人员，以进行投票表决；
统计—— 对于投票结果进行自动统计，并以图表的方式显示出来。

投票表决结果示例如下：

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【3.7】个人事物子系统

在XX省XX厅的办公自动化系统中，个人事物的办理也是很重要的一部分，该子系统主要是为个人日常工作提供方便而设定，提供给每个用户用于个人事务处理的功能，包括电子邮件、个人信息管理、日程安排、通讯录、记事本、在线视听、在线帮助。

【3.7.1】电子邮件

在应用支撑平台的建设中，已经包含了一套邮件系统，在办公系统的建设中，主要是把界面集成进来。另外，OA系统提供一个含收件箱、发件箱、已发邮件箱等基本功能的内部邮件系统，完成邮件的中转和发送过程。

用户可以在登录办公自动化系统后，在办公自动化系统中收发外部、内部邮件，以便进行文件和信息的交换。

内部邮件操作界面

【3.7.2】个人信息管理

在此模块可以记录一些个人常用的信息，便于工作中直接利用。如：自己爱看的图书、学习使用的技术文档、非常关注的时事报道、历史事务信息等，自己可以建立不同的类和组，同时提供对个人信息进行查询、检索、打印等。

【3.7.3】日程安排

此模块主要是用户对个人的日程进行安排，系统提供提示与自动存档的功能，系统将根据XX厅的办公习惯提供直观的日历格式视图。

实现功能：

1. 1. 授权的情况下按天、周、月等日历格式安排自己的日程；
  2. 在别人授权范围之内，相关工作人员可以查询到其他同事日程安排情况，具有强大搜索功能，在海量信息中能很快找出自己所需的信息；
  3. 在日程安排日期到来之前，系统将根据预先设定好的时间会自动提醒相关人员，系统提供手机短信、弹出提示单、音乐等多种提醒方法来选择；
  4. 对于已经处理过或过期的日程安排，系统将自动存入工作日志中；
  5. 由于领导的日程的通常由专人安排（如：办公室人员或秘书），系统可以根据工作要求，把领导日程安排的权限开发给相关人员，以便安排工作，并能让领导进行确定。

日程安排界面示意（实际界面将于XX厅同事共同确定）：

未命名

【3.7.4】通讯录

主要是方便用户查询XX厅单位单位（直属单位）、XX系统或其他相关单位及个人的联系电话及地址。通讯录的类型可分为XX厅通讯录（含直属单位通讯录）、XX系统（下属单位）通讯录、其他相关单位通讯录和个人通讯录四种，提供查询、打印等功能，对于通讯录的所有操作都与权限相适应：

通讯录类型

1．XX厅通讯录：记录着XX厅所有处室及直属企事业单位的联系电话和地址，有专人负责、统一管理，所有人员都根据权限查阅；

2．XX系统(下属单位)通讯录：记录XX系统内部的一些单位的联系电话和地址，有专人负责、统一管理，所有人员都根据权限查阅,如:XX部、各地市XX局、其他省市XX系统单位；

3．相关单位通讯录：记录与我们日常工作时可能会与之打交道的一些单位的联系电话和地址，有专人负责、统一管理，所有人员都根据权限查阅,如:省委省政府、省人大、纪检部门、财政部门等；

4．个人通讯录：是指用户私人的电话号码本，如：朋友、同学的通讯信息，查询权限只对用户本人开放，由用户自己来管理、维护。

通讯录功能

1．增加／删改：系统可以很方便的增加／删改一个通讯录卡片，输入相关的信息，并自动添加增加／删除，在增加时可以选择所属通讯录的类别；

2．查询：查询是通讯录使用比较频繁的一个功能，提供各种字段的查询方式或采用组合查询，如：按照姓氏、按照部门、按照职位等方式。；

3．打印：对各类通讯录进行打印。

【3.7.5】记事本

省XX厅领导和同事在日常工作中经常有一些重要或经常性的工作需要处理，而由于工作的繁忙不可避免会有所遗忘。该模块可将一些重要的事情写在记事本中。

可记录的信息可以是多种多样的，如：重要公文（如无法进入办公系统的密件）、重要接待任务以及一些私人事务。

本模块中可以进行查询、新增和删除等，支持分类管理。

【3.7.6】在线视听

采用流媒体格式实现在线收听音乐、在线收看视频。提供多种搜索方式，支持多种媒体文件格式、支持多种文件上传方式。由专门的角色进行管理。

【3.7.7】在线帮助

针对《XX省XX厅办公自动化系统》中相关功能都提供在线学习的文档，每个功能都有在线帮助功能，遇到困难，随时学习，随时解决，同时还可以利用在线交流，从管理员那里取得帮助。

【3.8】档案管理子系统

档案管理对于省XX厅来说,是一项非常重要的工作，我们将依照国家标准档案并结合XX省XX厅的档案管理习惯，来帮助XX省XX厅实现文档一体化管理。

归档材料包括公文收发登记表、不带修改痕迹的正式公文、带批示意见或修改痕迹的电子公文办文原稿件、公文处理过程中形成的操作日志表等。

档案室可保存本系统中流程处理的各类公文，例如已经归档的收文、发文、签报、会议纪要、通告、申请、大事记等文件，也可独立使用，登录保存非本系统流程处理的其它文件，对政务、科技等种类的档案进行收集归档管理。管理的档案主要是本系统产生的文书档案。

【3.8.1】子系统功能

整个系统由用户端和管理端组成。档案管理的操作有“文件操作”、“案卷操作”、“案卷目录”、“专题管理”、“销毁清册”、“移交目录”、“索引汇编”、“借阅审批”等功能组成。

1、用户端

用户端主要在于实现档案的网络化利用，侧重于普通用户的档案利用，主要由档案阅览室、借阅审批等功能组成。通过这些功能可以方便的完成档案的借阅申请、查看等功能。

可自行选择信息的显示项目

不同的用户对档案有不同的关注点，不同的查找也会有不同的关注信息，而通常计算机上一屏幕并无法完全显示档案所有的著录信息，为了满足对关注信息的不同需求，系统提供了字段选择功能，用户可自行选择信息的显示项目，如显示档案的题名、保管期限、文件字、文号的信息，或显示档案的题名、密级、收文顺序号、发文顺序号的信息等。

档案的简单查询、组合查询、模糊检索及全文检索

档案的查询界面可根据各单位实际的不同由档案管理员自行定义，而普通用户便可在WEB端在已定义好的查询界面输入简单、组合甚至是模糊的查询条件查找所需档案。

全文检索是对档案正文或附件内容的查找。对于时间长久的档案，用户通常都不记得相关的著录信息（如题名、保管期限、文件字、文号等），只是依稀记得所包含的内容，肯定档案内容里所包含的某些词语，利用系统提供的全文检索功能，输入这些词语便可查找到所需的档案。

保存查询条件

对于经常性的查询，用户还可将查询条件保存下来，日后凡是符合该查询条件的（包括日后才归档的）档案，用户只需点击该查询条件便可直接查看到有关信息，从而避免了用户的重复设置，提高了档案的查找效率。

阅览室里的档案查阅

对于一些保密性不强的档案，管理员可通过分配阅览室权限允许普通用户不经借阅便可直接查看内容。因而，对于WEB端的“阅览室”内存放的开放档案，普通用户无须填写借阅单便可任意查阅内容。

2、管理端

管理端在于实现档案的日常管理及有关方面的自定义设置，侧重于档案管理员的日常管理工作。档案管理员对档案具有全面细致的管理权限，包括手动立卷、按条件自动立卷、分卷、合卷、排序、案卷目录管理、专题管理、资料管理、档案管理、档案利用、报表设计、档案统计、文件检索、按模板批量打印档案、文件批量销毁、移交等功能。

文档一体化——提供文档的多种归档方式：立即（办结）归档、条件归档、定期归档、手工归档，自动或人工的公文归档到档案库中，在档案库中实现对这些文件进行统一的管理，实现文档一体化。

档案管理系统管理的文档主要来源有以下方式：

从流转系统的自动归档

档案管理系统与流转系统紧密结合，可以实时接收流转系统中办理结束的文件。流转系统中文件的自动归档是包括文件的正文、附件、处理表上批示信息与有关著录项目在内的完整归档，保证文件归档的有机完整性。

与流转系统紧密结合、实现办理完成文件的自动归档是档案管理系统在文档一体化实现上的一大突破，不仅避免了档案管理员的重复劳动，提高管理效率，而且推进了文档一体化的管理与利用，使得按“件”归档的新归档方法得以真正实现。

从业务系统的自动归档(未来扩展)

档案管理系统提供了开放的数据接口，不仅可接收本解决方案中的流转系统的文件数据，还可接收其他业务系统的数据，使业务数据得以归档保存。

个性文档、保密文档

对于时间较久远或保密性较强、没有上流转系统的纸质文件的归档，可以采取手工著录的形式，记录下此类档案的著录信息。如果条件允许，还可将此类档案的扫描件或其他形式的电子文档登记入系统中，不仅便于日后档案管理员的管理，而且可以为普通用户的网上借阅利用提供数据基础。

文件批量赋权——档案员可以对所有的文件进行批量的权限控制，即可以选择一批文件统一赋权给指定的人员和部门。

文件的管理——对所有的文件进行方便、全面的统一管理如：同时将一批文件分类，对大量的文件实现批量修改等。

立卷、分卷、合卷——可以单独立卷，可以将一个案卷分成多个卷且系统根据卷内文件的特性自动为新的案卷拟制题名和相关属性，可以将多个案卷合并成一个大的案卷。对案卷内的文件实现维护、排序、打印等工作。

检索、保存检索条件——可以任意制定复杂的检索条件，并且可以结合全文检索实现对大量文档数据的全面、精确的查询。任何个人可以保存个人的检索条件备以后使用且不影响他人的检索条件。

全面的自定义功能——档案管理系统同样具有灵活的自定义特性。档案系统的自定义功能主要体现在以下各方面：

定义打印模板

对于大量的打印工作，结合最常用的字处理工具word，可以批量的打印案卷背脊、案卷目录、全引目录、销毁清册、移交目录等，并且用户可以根据需要任意修改打印模板。

自定义分类

可根据本单位的实际分类自定义档案的分类体系。

自定义查询界面、成批修改界面

可按本单位的查询习惯自行定义查询界面与成批修改界面。定义好的查询界面可立即体现在WEB端供普通用户查询使用。

用户权限的自定义分配

可按用户、部门、组别分配管理或查看档案的权限，从而使安全的网络化管理与利用成为可能。同时还可对具体的案卷、文件分配权限，保证保密文件的机密性。

案卷目录——档案员可以任意建立案卷目录，按条件批量的将一批案卷放入该案卷目录中，或手动的选择加入或移出案卷。可以对案卷目录中的内容设置任意的起始号排序，并提供各种打印、套打功能。

专题目录——可以为专题目录设置复杂的组合条件，系统根据该条件随时更新专题中的内容，并且同一个文件或案卷可以隶属于多个专题目录。

移交目录——将一批文件或案卷加入移交目录中，实现统一的移交。档案的移交是指档案室向同级档案馆、下级部门向上级部门移交档案；档案的接收则是指档案馆接收同级单位档案室、上级部门接收下级部门移交的档案。档案管理系统提供Access/SQL SERVER中间模式的形式，只要移交方或接收方的档案系统也支持Access/SQL SERVER数据，则电子档案即可实现档案的移交与接收。

销毁清册——将一批文件或案卷加入销毁清册中，可以统一销毁。本档案管理系统严格遵循国家档案局颁布的有关规章制度，在档案的电子化销毁方面，不仅实时记录销毁信息，而且遵循监销制度的有关规定，使得电子档案的销毁也必须在监销人的监督下进行，从而保证了档案管理电子化工作的规范与慎重。

档案年报——根据各种档案的情况和用户对档案的利用情况形成统一的档案年报。

借阅审批——档案员可以对所有用户提交的借阅申请进行审批如批准借阅或驳回借阅申请，系统将自动根据设定的有效时间准时将该文件收回。

统计及报表——系统自动纪录所有人员对档案的使用情况，并且结合机外的一些使用情况形成利用情况的统计表。

在档案管理的各个阶段通常要对库藏的情况进行统计，档案管理系统根据国家档案局颁布的有关规定与对广大用户的调研所得，提供了大量的统计报表，如按年度统计案卷/文件、按年度与保管期限统计案卷/文件等，用户只需选择相应的统计报表类型系统便可根据库藏情况自动生成报表，生成的统计报表可按标准的报表格式打印出来。

除了统计报表之外，档案管理更经常地是打印一些诸如卷内文件目录、案卷目录、归档文件目录等常用的目录性质报表，这些报表一经定制好便可根据条件生成所需的报表，生成的报表可按标准的格式打印或套打。

所有的统计报表、目录性质报表均可在系统提供的报表设计工具中由用户自定义修改。若当前提供的报表仍无法满足用户的需求，用户还可参考系统提供的报表模板自行定义所需的报表。

【3.8.2】子系统特点

1、符合国家标准

文书档案一体化、馆室结合；
提供国家标准的文档体系结构；
提供国家标准的类目设置；
提供国家标准的序列编排；
提供国家标准的关键字库等等。
提供按“件”归档的新归档方法的管理方案，使档案的现代化管理更加完善、全面。
提供包括档案管理、档案利用、报表设计、档案统计、全文检索在内的全面的功能模块。

2、功能强大

包括了文件、档案、资料、系统设置等功能模块；
从日常的收文开始，到档案的主题词自动标引和自动立卷归档；
数据一次录入，永久共享；
系统提供了自动归档、拆件、插件、鉴定、销毁、借阅、接收、统计、汇总、用户权限设置等非常齐全的功能；
其设计的多种表格模块，可直接调用，既能套打，也能全表输出；
系统的多种条件和智能模糊检索功能。

3、可靠性高

系统经过百万条数据量的运行考验、运行稳定、安全可靠。系统设置的用户管理权限，明确了各级人员阅档（文）的范围；
系统采用严格、合理的体系结构，采用中间层安全检查，系统具有良好的安全性，如每个普通用户均有单独的密级限制，文档管理员可查询档案的销毁、移交等操作情况等。
文档的管理员可设置档案必须通过审批后方可借阅，就像在图书馆借书一样需要经过审批和登记；
文档管理员进行档案的销毁、移交等操作时系统自动在操作日志中记录，使得所有的操作都有很强的过后或实时的审计功能。
提供档案管理的分级安全体系，可以按处室、组别、用户甚至具体的文件、案卷分配管理或查看权限，适合档案严格分级管理的大型政府机关。

4、灵活性强

支持传统的立卷方法和简化的立卷方法；
增强了同公文管理系统的集成功能，在文档一体化的管理与利用方面有独特的突破。
提供流水号自定义功能，可对日常管理中自动生成流水号的生成规则、适用范围、依赖字段等信息进行定义，从而定制出完全符合本单位管理需求的流水号。
用户可自定义文档分类；
用户可自定义卷内文件目录、案卷目录、专题目录等各种报表，报表可保存成Excel 格式和HTML格式；
用户可根据各种文档著录字段组合进行检索；
提供收发文管理与档案管理两套数据无缝连接的子系统，既可实现收发文登记或图书资料与档案的分开管理，又可实现两套系统数据的相互传递、共享。
用户可根据文档分类和组别定义文档阅览室。
可自定义档案报表格式，支持档案报表的套打功能。

5、易学易用

为文件提供稳定且高效率的操作方式，如复制、移动、删除、更名等。当您寻找文件或档案内容时，快速的搜寻信息系统能让您事半功倍；
支持全文检索（对档案正文及附件内容的检索）、简单查询与组合查询，查询方便灵活，用户能根据单位的查询习惯构造查询条件、定制查询界面；
可对每个著录字段进行模糊检索，并将检索条件保存；
智能标引主题词；
最优化案卷编排(自动组卷)；
各种可定制的统计报表，管理员可以随时了解文档库藏情况和利用情况。
提供著录界面的灵活自定义功能，用户可任意增加著录字段以满足不断扩展的业务需要，满足新型载体档案的特殊要求。
提供基本资料、附加资料的自定义功能，可自定义基本著录项目、附加著录项目的选项内容，降低重复劳动，提供管理效率。
提供真正的网络化管理功能，档案管理员可通过分配权限将不同类型档案的管理权限下放到单位内部各处室，由各处室协助相应处室档案的立卷归档。
提供真正的网络化利用功能，普通用户在网上便可直接查找、借阅权限范围内的档案。

【3.9】系统管理子系统

系统管理子系统是系统中最核心的功能，只有系统管理员有权限进行操作。公司公司根据本项目的特点以及多来建设电子政务系统（办公系统）的经验对XX厅提出的系统管理要求进行了功能整合，以达到完善功能、全面管理、方便操作的最终目的。（部分功能在应用支撑平台建设中实现）

【3.9.1】子系统功能

系统管理主要由用户管理、组织管理、角色管理、模块管理、流程管理、日志管理等组成。

1．用户管理

用户权限根据安全需要和工作分工要求在设计系统时给定。一个用户可获得多种用户权限，但至少要获得一种用户权限。

系统管理员可以为用户生成用户帐号、用户邮件，配置用户权限，配置用户可使用的模块等等，支持即注册即使用。

用户登录后根据权限的不同，出现不同的用户界面。

2．组织管理

系统提供一套完整的组织架构管理来完整的描述XX厅架构，包括层次关系及领导关系，支持任意层次。同时考虑到目前政府的现实需要，系统也支持人员跨部门工作。

3．角色管理

1. 系统管理员：

设置一至两个系统管理员，管理员账号固定。系统管理员默认分配给系统管理的权限。没有其他用户可得到系统管理权限。

1. 部门管理员：

部门管理员看作部门的系统管理员，负责本部门的用户管理权限分配工作。

1. 自定义角色：

由用户权限灵活组合而成，当一个角色的权限设置好后，若一个用户获得某个自定义角色，他将得到组成该角色的所有权限。

1. 系统管理和业务管理相分离：

管理要从两方面来谈，公司一体化平台，把管理分为两部分，一是业务管理，二是系统管理。在长期的项目建设中我们获得的经验是业务管理必须和系统管理分开，不能让系统管理员成为业务管理员，事实证明这是用户最欢迎的模式，也是成功的。通过系统管理平台，用户可以把系统管理经过授权分成多级管理，如超级管理员和分管理员，可以把XX厅信息中心的系统管理员设为超级管理员，下属各处室的管理员（如果需要的话）设为分管理员，权限可以由超级管理员授权，这样使管理更有重点，工作也就更有效率了。业务管理可以授权给每个单位，但是业务规则和工作表单要依据相关规范由业务管理人员统一制定。

建立业务管理与系统管理分离机制

以往的信息系统中经常是业务管理和系统管理难以区分，比如一个办公的流程修改也必须由系统管理人员完成，人员岗位的调整等，诸如这样的工作很多，系统管理员一般不十分了解办公业务，这样给业务管理和系统管理都分别带来了大量的不便，公司一体化平台提供了业务管理与系统管理相分离。

业务管理：在公司一体化平台中业务管理提供了业务规则制定、流程维护、工作表单管理（维护）、人员岗位管理、业务权限管理等。这样使业务管理可以由业务方面的人员来管理，最大的优点可以使软件的使用功能更到位、更直接、更快捷，可以使系统管理员从烦琐的业务管理中抽出来专门从事系统管理。从而也可以节省人力，对业务安全也更合理。

系统管理：按照业务管理与系统管理的分离的原则，平台在系统管理方面提供了系统平台管理、应用软件系统管理、用户注册、访问权限、安全管理、数据交换管理、各种系统管理工具等，而这些管理正是系统管理员的强项。

建立系统管理分级制度

建立系统管理分级制度主要目的是减少系统管理员的工作量，让系统各个环节的维护更有效。

系统具有一个超级管理员，超级管理员具有分配分管理员和业务管理员权限，分配人员权限，流程设置，数据备份，系统升级等各方面的功能。对以上的有关功能，超级管理员也可以将其分配给各个分管理员或业务管理员并可以对相关管理员的工作进行监控和修改。分管理员所承担的工作主要是设置本单位的流程、人员权限等工作，分管理员的工作被局限在本单位内，他没有权限去访问其他任何单位的数据。同样的，业务管理员也可以被认为是分管理员之一，之所以设置业务管理员是为了系统维护能更加有效，业务管理员的权限可以由超级管理员分配，也可以由相应的分管理原来分配，业务管理员仅仅能设置权限范围内的相应设置如：人员权限业务管理员仅仅可以设置本单位相应人员的权限，而流程业务管理员仅仅可以设置系统流程。

4．模块管理

本系统采用模块化的开发技术，提供大型数据库接口和二次开发的编程接口，以及开放性的中间件，用户可以通过简单的处理便可以把其他系统接入到办公系统中，这样用户不论以后什么时候想扩展系统，都非常方便。扩展后的系统可以将不同的模块分配给不同的用户使用。

5．流程管理

系统提供可视化的工作流管理工具，可以以图形的方式直观的设计出各项工作流程，支持自动流转、特殊流转、会签流转、代理流转，实现无需编程的可视化流程自定义，可以完成复杂流程的定义并实现工作过程的自动化，流程可以适应于任意机构层次。

6．日志管理

记录正常登录日志，包括登录时间、登录用户、登录IP、登录后的操作（使用模块状况）、退出时间等。
记录非法登录日志，包括尝试登录时间、尝试用户名、登录IP等。
可对日志进行查找和清除工作。

【3.9.2】子系统特点

1. 提供多级、独立管理机制：系统可设立XX厅级管理员、及部门级分管理员，以进行全方面的系统管理。
2. 灵活的组团模式：任何一级权限管理员均可建立临时团队，且不改变团队人员原有属性，方便消息群发。
3. 强大的日志管理。

【3.10】其他相关系统

【3.10.1】电子印章系统

1．系统目标

1）、实现安全机制下的传统公章电子化、图形电子化；

2）、安全电子印章系统是进一步推进电子政务建设的重要手段；

3）、安全电子印章是更好的进行公文真伪的确认手段。

2．设计思想

公司电子印章系统eSeal是根据密码学与计算机加密技术，基于PKI公钥基础设施，以PKCS公钥加密标准为规范，利用数字证书，结合Word、Excel、WPS等应用程序以及邮件系统在电子文件方面的使用情况，实现数字签名技术在电子文档中的应用，可以进行动态验证以及加盖时间戳，有效解决了电子文件应用中的完整性和有效性，并结合传统印章的图章效果，提供给用户一个透明的、安全的、简便的电子印章应用。

本系统使用USB接口的电子令牌存储电子盖章过程中用到的密钥和数字证书，脱离了密钥与特定电脑相关的不便，同时也增加了密钥的安全性。

3．系统架构

公司电子印章系统eSeal模型图如下：

_电子印章系统架构图

电子印章管理中心（安装于印章发放机构）

1. 实现电子印章令牌硬件的初始化，用来存储作为电子签名的数字证书的相关信息。
2. 从第三方CA机构申请数字证书，并存储于受密码保护的电子印章令牌中。
3. 配置与印章实体相对应的电子图章于电子印章令牌中。
4. 分发电子印章令牌给最终用户。

电子印章应用端 (安装于终端用户电脑)

加盖印章：为当前打开的文件添加电子印章，生成盖章文件。
检验印章：验证盖章文件的完整性，确认文件是否被篡改过。

电子印章物理硬件

epass

本系统采用USB接口的电子令牌作为存储电子印章相关信息的硬件。一只电子令牌对应一个电子印章，提供给用户一个透明的电子印章实体。

4．产品特点

界面简洁、系统管理简单方便

公司电子印章系统eSeal设计界面简洁单一，功能菜单可直接添加在Word、Excel、WPS、邮件等系统界面里；系统管理更加简单方便，可以在菜单里直接完成所有管理操作（如密码修改、印章图像修改等）。

操作简单，使用方便

即使没有计算机操作基础，也可以在短短几分钟时间掌握所有的操作功能。

与纸质文档的一致性

通过特殊技术将实物印章转化成电子印章，使原来在纸质文件中使用的印章直接延伸到电子文件中，保持了纸质文件与电子文件中印章的一致性，且提高了防伪能力，保证了电子文件的法律效力和严肃性。

保障电子公文内容的完整性、真实性

电子文件一旦盖上印章，对文档内容的任何改动都会被电子印章识别出来，真正做到盖章定论。

经济实用，减少浪费

电子印章可以实现无纸化办公，有利于社会环境保护，减少自然资源浪费；并节约大量邮寄和传送费用；节省工作人员为盖章来回跑动的时间和精力。

5．功能描述

公司电子印章系统eSeal是以office为运行环境，对Word、Excel、WPS等格式的文件进行电子签章的操作，能够独立于网络环境运行，可以作为单独的电子印章系统来使用，也可以与现有的OA环境结合起来发挥更完整的作用。

电子印章就是存储于容器(系统中为USB电子令牌)中的数字证书。除了含有数字证书外，还包括传统印章的图像，该图像在执行“加盖印章” 功能时显现在电子文件中，以达到传统印章的视觉效应。如下图所示：

_电子印章内容示意图

电子印章对于终端用户来讲，就是一个电子令牌。该电子令牌中的电子印章的制作和发行由电子印章管理中心来负责完成。

对于终端用户，只要打开相应的应用程序，就可以进行盖章操作，当然还得提供自己的电子印章令牌-----USB智能卡，并按要求输入正确的USB智能卡的密码。下图给出盖章和验章的整个过程示例：

【3.10.2】文档编辑系统eWord

eWord是公司自主开发的文字编辑工具，它可以无缝嵌入在办公自动化系统中，且不依赖任何文字编辑环境，不会因为办公自动化系统的使用购买别的编辑软件，以下是eWord的特性：

1. 1. 为电子政务系统而设计

eWord的开发主要就是以在电子政务系统的使用为目的，因此在产品能够保证办公自动化系统所需要的功能，支持MS Word的常用快捷键方式的操作，用户不用专门的学习，即可使用。

1. 1. 痕迹保留更彻底

目前的编辑软件（如：MS Word）的在痕迹保留方面都有一定的局限性，如：只能保存一段重复修改（删除）的文字的最后一次修改记录，这样就很大程度上失去了痕迹保留的意义，这些都是由编辑器本身的特性决定的。公司eWord不仅能保存任何次修改的痕迹，而且在支持相关人员把整个修改过程以文件的形式打印出来阅读。