信息化项目甲方采购的准备与实施

信息化项目甲方采购的准备与实施

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预立项的项目，除非后续获得的方案或者报价与预期偏差过大，通常大部分都会成功正式立项的进入采购流程。

 

1 项目预立项

甲方的业务或管理部门协同信息化部门（以下简称信息部），或者信息部根据信息化建设规划以及升级优化等需要，将需求形成材料（主要包括：背景、需求、初步工作思路、预期成效，等）提交至甲方信息化最高领导和决策组织（如：信息化领导小组、信息化管理委员会，等）。

在信息化工作专项会议上，经集体评估和决策，如果需求和思路被认可，则项目被预立项，即该项工作在公司层面已被确认，纳入工作计划，考核目标完成情况。信息部随后开展具体的项目准备工作，包括牵头建立项目前期工作组、编制初期工作计划等，相应的，预立项的项目下可以发生相关费用，例如：前期咨询、案例考察差旅等。

预立项的项目，除非后续获得的方案或者报价与预期偏差过大，通常大部分都会成功正式立项的进入采购流程。

2 方案初步筛选

信息部首先初步筛选系统及厂商类型，然后与多家信息化厂商接洽（包括软件开发厂商、实施厂商、咨询厂商等），将甲方原始需求与厂商的销售及售前人员做初步沟通，当信息部与厂商双方就需求和能力的匹配满意程度达成共识后，信息部邀请厂商到甲方现场做初期交流，可根据交流效果安排一次或数次不同深度和层面的交流，交流的内容包括但不限于：双方的企业和业务情况，甲方的需求，乙方的能力和案例等。如果沟通效果较好，厂商随后开始编写项目建议书。

项目建议书的内容包括但不限于：厂商能力和资质介绍，对甲方需求的初步理解，对甲方项目拟采用的技术方案和软件产品介绍，与甲方需求匹配或近似案例介绍，初步拟定的项目计划，拟投入的资源介绍，初步估算的项目报价，厂商核心优势（与友商相比较），等。

如果需求较为复杂或者项目规模较大时，厂商售前团队与甲方所能达到的沟通程度不足以充分明确项目范围时，甲方也可以安排厂商做数天的售前预调研（通常较有信心的厂商会主动提出可做预调研），让厂商的设计和交付团队提前介入，对项目的关键内容做更为深入和细致的调研。

收到项目建议书后，信息部组织甲方相关部门做内部评审，通常会安排厂商现场讲解项目建议书，并在建议书基础上更有的放矢的展开进一步交流。必要时，后续可安排厂商向甲方高层做方案介绍。必要时，甲方可以建议厂商搭建演示或试用系统，展示方案中的系统和主要流程，通过原型实现更加有效的沟通。

如果甲方对项目建议书中厂商的实际案例感兴趣，甲方可以请厂商协助安排案例考察或交流，可以赴案例用户的实际现场考察，也可以邀请案例用户面对面的交流使用情况。

在方案初步筛选阶段，通过与厂商的交流，对案例的考察，对相关业务和技术的研究，以及与厂商及案例用户的相互启发，甲方的需求被进一步的细化，目标也更加的具体化。

3 项目正式立项

通过方案初步筛选阶段的工作，甲方已对项目需求和范围、主流系统、主流厂商、主流方案、基本报价等内容有了较充分的掌握，信息化部将上述内容整理为材料提交至甲方信息化高层管理组织。

经评审，如果高层认为需求清晰、方案可行、成本合理，则项目正式立项，之后最终确定项目的定位和目标，指定项目经理和执行项目经理，划定项目预算范围；如评审不通过，如果是方案执行层面存在问题，可按高层指示，优化方案后再次上报评审；如果是通过前期工作梳理后，发现项目的目标、计划、成本等在企业当前情况下不具备最佳实施条件，项目可能会被暂时搁置。

4 采购准备

按企业的采购管理办法，按金额执行不同的采购方式，以成规模的项目为例，通常金额较大，需要招标采购。招标采购的主要准备工作就是编写招标文件，招标文件即甲方成体系的、规范的、详细的、明确的需求和要求，厂商在投标时要证明其可以更好的满足这些需求，然后甲方优中选优。招标文件要力求把甲方希望的内容和要求说清楚，因为直接关系到后续项目执行中乙方的交付内容和质量范围，所以是非常重要的。

招标文件工作的重点是技术规范书的编写，技术规范书的主要内容包括但不限于：技术规范书概述，项目概况（企业介绍，项目的背景、现状、目标、内容、范围、周期等），需求（咨询、软件、实施等），技术要求，项目管理，售后服务及培训，项目交付物等。如下是一份常规技术规范书的目录。

 

 

关于周期，如果项目条件（整体周期、成本，等）允许，甲方应尽可能获得适当更长的上线支持期。业内对项目周期的提法通常是：建设期+上线支持期，例如：项目建设6个月+上线支持2个月，合计8个月。这里的要点是，系统上线后，如项目进展顺利，上线稳定一段时间后，厂商可能将项目核心人员调到其他项目上，只留部分人员做支持，但在复杂项目中，超过约定上线支持期后往往还会存在大量问题，在乙方核心人员撤离后对问题处理的效率会有较大影响，所以作为甲方来说，在成本允许的条件下，应尽可能的考虑获得更长的上线支持期。

技术规范书中除IT方面的一系列技术要求外，更为重要的是需求转化，即把业务和管理部门的原始需求转化为规范严谨的，可供相关方明确理解的偏系统落地的内容，而需求转化则是企业信息化部门的重要职能之一，所以技术规范书的编写通常以信息部为主，由熟悉技术和业务的人员作为主要撰写人。

招标文件除技术规范部分，还包括：投标邀请、投标人须知、合同格式、投标文件格式等内容。如下是一份常规招标文件的目录。

 

其中在投标邀请中可对投标人的资质提相应的要求，比如：财务状况、软件授权、CMMI级别、ISO、是否接受联合体投标，等。

还有一个重点是对评标标准的设计，包括对评标分值中商务部分、产品案例、技术部分、服务部分、价格部分的权重设计和具体指标设计，如下是一份常规的评价表，开标时，专家将主要基于此内容对投标人进行评价。

 

 

招标文件编写完成后，需要经过甲方内部相关方的多次评审，综合各方意见，修改若干版以后形成正式版。通常招标文件编写和评审的过程需要较长的时间。

 

先对上篇内容做两点补充：

 

1.  

   在方案初步筛选阶段，甲方可能会向乙方提供一些内部材料供分析，比如业务流程、制度、管理办法等，同时，乙方后续提供的项目建议书也希望仅供甲方内部评审，双方都希望信息只限于项目本身的工作范围，不希望对外传播。为此，双方在开始相关工作之前可以签署相互保密协议，对双方提供的信息约定一个保密期，需要保密的信息包括但不限于：书面、电子邮件、传真、口头或其他有形或无形方式提供的。

    

2.  

   在采购准备阶段，如果是软件原厂卖产品+合作伙伴实施的项目，甲方可考虑采用软件和服务打包采购的策略，即把软件产品与实施服务作为一个整体采购，招标文件中约定采购软件的版本、用户授权数量等内容，这样软件采购的具体工作就由投标人（通常是实施厂商）自己控制了。一是甲方可省去自己与软件原厂谈价格和采购等工作，二是实施厂商与软件原厂或有一定的商务约定，实施厂商为获得更好的收益会与原厂做更多价格沟通，同时，原厂为协助实施伙伴打单，或也有一定价格优惠方面的考虑。不过此策略需关注实施厂商是否具有软件销售的经营范围，有部分厂商仅能提供实施服务，没有销售产品的经营范围。当然，如果甲方自己有更好的议价能力，可以直接向软件原厂采购。

    

 

以上是两点补充，现在开始下篇的正文。

5采购

当项目具有一定规模时通常需要招标采购，招标采购的具体工作主要包括：发招标公告、售卖标书、安排开标场地、收退投标保证金、抽取评标专家、组织评标、发中标通知等，工作内容也比较多，甲方通常可以委托专业的招标代理服务机构，在由招标代理机构完成具体招标工作的情况下，甲方在此环节反而较为轻松，特别是如果企业自己有招标公司或者部门的话就更省心了。 我司的 招标贸服事业部 专业认真，所以业务很好，需要相关服务的可以联系他们。