Excel使用技巧

Excel使用技巧 在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。尽管Excel使用很简单，不过真正能用好Excel的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，本文将向你介绍一些非常使用的技巧，掌握这些技巧将大大提高你的工作效率。 ⒈快速定义工作簿格式 首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是不是使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的请求。 ⒉快速复制公式 复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法： 一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。 也可以输入复制。此法是在公式输入结束后即时完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。 还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。 ⒊快速显示单元格中的公式 假如工作表中的数据多数是由公式生成的，假如想要快速晓得每个单元格中的公式模式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。假如想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 ⒋快速删除空行 有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行逐个找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的状况下，选择“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 ⒌自动切换输入法 当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。 新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法形式”选项卡，在“形式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。 选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法形式”选项卡，在“形式”下拉列表框中选择“关闭（英文形式）”，单击“确定”按钮。 之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。 ⒍自动调整小数点 假如你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，假如录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。 单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。 完成之后，假如在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时假如你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。 ⒎用“记忆式输入” 有时我们需要在一个工作表中的某一列输入一样数值，这时假如采用“记忆式输入”会帮你 参考资料http://www.onegreen.net/Article_Show2.asp?ArticleID=864

回答者： 向小胖 2008-08-04 19:11

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EXCEL中的窗体域是与其它电子表格软件相区别的特色功能之一，有非常重要的作用。例如，在实际工作中，我们可能要对职工的根本状况进行调查，复选框和选项按钮的作用就能显著地表现出来了，假如再结合EXCEL的函数，还能对其进行自动评分。 　窗体域工具栏在默认状态下没被显示出来，需要进行一下设置：单击“视图”|“工具栏”，选中其下的“窗体”，它就会浮现在EXCEL的编辑区中，如图1所示。 　选中一个窗体后，鼠标指针会变成小小的十字叉，按住鼠标左键拖动到恰当地位后松散，即可将窗体插入到EXCEL编辑区中。 　　● 分组框：可将插入到EXCEL中的窗体进行分组，被它圈起来的窗体域形成一个组。 　　● 命令按钮：可将一段宏代码指定给一个命令按钮，今后，只要单击它，宏代码就会运行，完成很多自动功能。 　　● 复选框和选项按钮：相信大家对此并不陌生，我们在WEB页面上注册时，常常会遇到这两个东西，能让使用者根据实际状况作出选择。 　　● 列表框和组合框：单击它能弹出一个下拉菜单，让用户能过简单的操作就可以选择对应的项目。 　　● 滚动条和微调项：单击之，能按设定的起、止值和步长（每单击一次的变化量）使某单元格的值增大或减小。 　　● 控制属性和编辑代码：只有在有窗体域被选中时，这两个按钮才可用。顾名思义，利用它可对前面的窗体域进行属性设置或直接编辑宏代码（相当于Visual BASIC程序）。 例子：　　 用选项按钮构建 　　 单项选择题 　　图1中A9"A12单元格中的就是所谓的选项按钮，也许叫它单选按钮更加名副其实。下面就用它来构建一道单项选择题。构建单项选择题必须与分组框配合使用。 　　步骤一在图2的窗体工具栏中单击一下分组框，此时，鼠标指针变形为一个小小的十字叉，按住鼠标左键拖动到一定的地位后松散，一个分组框就能插入到EXCEL的编辑区中。默认该分组框的名称是“分组框XXX”（XXX表示插入到EXCEL中的分组框的序号）。右击分组框，选择“编辑文字”，将默认名删除。调整分组框的大小和地位，使其刚好落在A9～A12单元格区域中。 　　步骤二插入四个单选按钮，将其默认名分别改为A、B、C、D。调整选项按钮的大小和地位，使其刚好落在刚插入的分组框中。这一步说来容易做来难，要害是地位和大小的调整上比较困难。开始时，可将单元格的宽、高设大一点，这样，就能将分组框调大，要将单选按钮装进去就容易得多了。检验四个单选按钮是不是落在分组框的方法是：单击选中的单选按钮，假如只能有一个单选按钮被选中，那就恭喜你了，你已做得很好；假如有两个或两个以上的单选按钮被选中，那就阐明，单选按钮没有完全被套进分组框中，请仔细调整。 　　实践证明，单元格的宽、高用默认值，再将分组框的宽、高调得和A9～A12区域一样，然后将四个单选按钮的宽、高设为最小，就很容易套进去。 　　步骤三右击任一单选按钮，选择“设置控件格式”，在弹出的对话框中选择“控制”选项卡，再在“单元格链接”后的文本框中输入$C$8。这样，这一组单选按钮就与该单元格建立了联系，今后，选中A、B、C、D单选按钮时，C8单元格中会分别自动对应地填入1、2、3、4等值。 　　 步骤四在D8中输入函数=CHOOSE(C8,"A","B","C","D") 。这个函数的作用是：当C8中的值为1时，D8中会自动填入A，为2时自动填入B……。也就是说，D8单元格中显示的值与我们单击选中的单选按钮能互相照应。使选择的显示效果更加逼真。 　　步骤五在F8中输入本题目的给分值，本例中输入的是2分。 　　步骤六在G8中输入函数 =CHOOSE(1,IF(D8=E8,F8,0)) 。这个函数的作用是比较D8和E8单元格中的值是不是相等。假如相等，就将F8中的数值填入到G8中，即给2分；假如不等，就将数字0填入G8单元格中。 　　至此，这道单项选择题设置终了。