物料编码的原则

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编码 原则

说明：以物料的编码为主线讲解编码的 原则，但所讲编码 原则同样适用于U8系统的客户编码、供应商编码、委外商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其他需要编码的任何项目等。


第一节 物料编码的意义

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有 物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂， 物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着 物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。 物料编码之功能如下：

?增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有 物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
?提高物料管理的工作效率
物料既有系统的排列，以 物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。
?利于电脑的管理
物料管理在 物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。
?降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
?防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。
?便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。


第二节 物料编码的 原则

物料编码必须合乎 物料编码的 原则，合理的 物料编码，必须具备下列基本 原则：
?简单性
?分类展开性
?完整性
?单一性
?一贯性
?可伸缩性
?组织性
?适应电脑管理
?充足性
?易记性

一、简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此 物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。
物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。

二、分类展开性
物料复杂， 物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。

需要分类
的项目第一种分类
方法第二类分法第三类分法
111100101
2120202
3130303
4141104
51522105
6162206
72212307
8223308
92344109
10244210
11254311
12265512
1333166113
14326214
15336315
16347716
17358817
18369918

（表一）
三、完整性
在 物料编码时，所有的物料都应有 物料编码可归，这样 物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之 物料编码，则很显然 物料编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏 物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的 物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没 物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少 物料编码，即应请采购部门补填 物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保 物料编码的完整性。

四、单一性
物料编码的单一性是指一个 物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个 物料编码，而绝无一个物料有数个 物料编码，或一个 物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的 物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。 1 <script type="text/javascript"> </script> <script type="text/javascript" src="http://pagead2.googlesyndication.com/pagead/show_ads.js"> </script>

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