对话厚盾科技总经理：信息化全面预算的作用

 

【计世网 消息】陈龙章，信息化全面预算管理专家、厚盾科技公司总经理，长期致力于信息化全面预算管理与实践！对信息化全面预算管理，对企业信息化管理咨询有一定的见解。

2008年11月14日，IT863网与陈龙章进行了沟通，围绕信息化全面预算架构与应用，围绕“预算目标在预算管理中的作用”主题进行了广泛交流，从理论与应用的角度，探讨了全面预算管理在信息化推进过程中的作用。以下为访谈记录。

 

问：信息化预算目标到底是指什么？

陈龙章：预算目标是指根据战略规划所制定的年度经营目标，并按一定周期分解到具体责任主体（责任部门或独立核算主体）。

根据以上描述，首先，预算目标是根据战略规划、战略目标，一般每年制定一次；其次，预算目标一定会分配到具体的责任主体。

预算目标有财务类目标和非财务类目标，一般包括：收入指标、成本指标、利润指标、现金流量指标、质量损失指标、管理效率指标、安全生产指标、创新发展指标等。

 

问：信息化预算目标在全面预算管理中有哪些作用？

陈龙章：这个问题问得好。根据经验，可以总结为四点：

 

一是，目标指导作用

http://news.ccw.com.cn/soft/htm2008/20081128_552564.shtml

预算目标可作为预算编制的指导目标，通过预算目标的下达，指标化、数字化、明确的表达了企业年度的经营目标，实际为各级责任主体预算编制指引了方向。

企业年度预算目标按一定预算周期分解到各级责任主体，构成了各级责任主体的预算目标责任书，该责任书将作为标准来衡量责任主体所编制的预

二是，预算平衡作用

预算编制过程中，通过对所编制预算进行分析，可进行预算目标模拟达成情况分析，通过模拟分析，可评价所编制预算的合理性。

在预算的审核、平衡过程中，一般会将预算目标作为平衡点，通过调整相关预算项目预算，使所编制预算满足预算目标的要求。

在厚盾全面预算管理软件的预算编制系统中，我们可以将预算目标作为校验项，如果系统发现所编制预算不能满足预算目标要求，会不允许提交申请，或者给出明确警示信息提示。

三是，过程监控作用

预算执行过程中，通过对预算实际发生进行分析，可进行预算目标达成情况差异分析，通过差异分析，可随时发现执行过程中的问题，并通过对问题的根源分析，及时进行调整。

通过厚盾全面预算管理软件提供的预算执行过程控制，不仅通过事后的差异分析及时发现并解决问题；还可将预算目标作为监控目标，实现过程中的实时监控。另外，通过图形化的仪表盘，可直观的监测预算目标的完成情况。

四是，绩效考评依据

预算目标可作为绩效考评的关键考评项，根据对应责任主体所完成预算目标情况，给出相应的奖惩。

预算目标设定值与实际完成值的差异，为企业绩效考评提供了客观的依据。

问：如何设定及分解信息化预算目标？

 

陈龙章：这个问题，要根据企业实际情况来定。

 

首先，根据企业战略规划，设定预算目标体系。一般一级预算目标项包括收入、成本、利润、现金流量指标、质量损失指标、管理效率指标、安全生产指标、创新发展指标等。通常，一个预算目标体系的一级以不超过7项为宜。

 

在由一级预算目标项向下分解时，有两种分解路径：一是按责任主体分解，例如，将收入目标分解到不同的分、子公司，分、子公司再分解到各个事业部等等；二是按下级预算目标项分解，例如，将收入分解为产品收入、技术服务收入、主营外收入等，产品收入又可分解为A产品收入、B产品收入等。同时，从实际管理需求出发，需要同时按两种路径进行预算目标的分解。同时按两种路径分解，可以验证预算目标设定是否合理。

 

在预算目标分解时，一定要明确预算目标的责任主体，以及预算目标的周期。一般，预算目标的周期包括年、季度或月，预算目标项的周期要视具体预算目标项所代表业务性质而定，一般对于损益类，如果有条件，最好能按月度进行分解。

 

问：责任单位如何分析信息化预算目标责任书？

 

陈龙章：信息化预算目标责任书的分析，不是财务管理人员一个人的事情，它需要企业全员参与。在完成预算目标设定及分解后，可为每个责任主体下达预算目标责任书：按预算目标类别，列出该单位作为责任主体的所有预算目标。预算目标责任书作为预算目标沟通、协调的工具，明确定义了该单位所有的预算目标项，以及计划完成的预算目标设定值。

责任单位拿到预算目标责任书，首先需要对每一类（一般为一级预算目标项）进行分析，了解每一类预算目标项所定义的范围、周期，分析其构成（厚盾预算管理软件会为每个责任主体预算目标责任书生成每个一级预算目标的构成分析图，并将每个预算目标项进一步分解、对应到本单位预算项目。

 

作为归口管理单位，还需要对所归口管理单位预算目标负责，还需要平衡所归口管理单位间预算目标分解情况。

 

问：如何通过信息化预算目标衡量预算编制？

 

陈龙章：预算编制很重要，也相对复杂。责任主体编制了预算，无论采用历史增量法、标准定额法，还是作业成本法，作为预算上报的一个必要条件，需要判断该套预算（数）是否满足预算目标要求。

通过对所编制预算进行分析，可模拟按此预算执行，将实现如何一个预算目标值，将此预算目标值作为模拟值，与上级下达的预算目标值进行对比，找出差异，并分析差异原因，籍此来衡量预算编制的效果。如下图所示预算目标达成模拟分析示意。

有时，为了比较不同预算版本，也可以将不同预算版本所模拟的预算目标达成情况放到一起进行比对分析，从而编制出比较合理的预算。

 

问：如何跟踪预算目标达成情况？

 

陈龙章：随着经营活动的进展，可以通过对预算实际发生的分析，实现预算目标达成情况的跟踪：可以跟踪每个预算目标项的实际达成情况、与预算目标设定值的差异、差异百分比等，通过预先设定预算目标的各种监控阀值，还可以实现预算目标的自动跟踪及预警功能：当实际发生触发预先设定好的条件时，如，成本超出目标设定值80％时，自动预警给有关人员；当成本超出目标设定值时，预警升级给负责人；当成本超出目标设定值120％，预警给更高管理者等等。

 

 

另篇：信息化全面预算管理的特点和ERP是否适合？

http://www.icad.com.cn/wencui/ShowArticle.asp?ArticleID=35833

摘要：信息化全面预算管理的特点和ERP的产品思路是否适合全面预算管理

　　在谈信息化辩证法之前，先看一下辩证法的定义。辩证法是关于对立统一、斗争和运动、普遍联系和变化发展的哲学学说。辩证法的核心是斗争论(矛盾论)。或者说，辩证法就是矛盾论。现在用于包括思维、自然和历史三个领域中的一种哲学进化的概念，也用来指和形而上学相对立的一种世界观和方法论。世界上只有两种世界观，一种是辩证法，一种是形而上学，辩证法和形而上学是从根本上对立的两种世界观。辩证法的基本特点是认为：斗争与联合相联结。这个思想也是辩证法作为方法论的基本思想。形而上学基本特点是认为：斗争与联合相脱离。它或者只见斗争，不见联合，或者只见联合，不见斗争。

　　今天笔者谈的信息化辩证法是谈具体的事，具体的项目，并非像辩证法定义的那样，有激烈的斗争和冲突。但在这里，将不缺少矛盾。同样是全面预算管理信息系统，为什么不用ERP系统中自带的全面预算管理系统，而一定要用独立开发的第三方的预算管理系统?全面预算管理系统的内涵和外延具体包括哪些?是不是只有企业才能用到全面预算管理系统?第三方社会公共平台如何利用全面预算管理系统提升效率?下面我们就信息化、ERP、全面预算之间的辩证关系，作进一步的阐述。

　　为什么ERP的产品思路不适用于全面预算管理?

　　针对全面预算管理制度，国内企业管理人员普遍遇到缺乏合适的信息化系统的问题。虽然业内已有不少管理软件供应商提供了商品化的预算管理模块，但是应用性、可操作性与可交付性一直是棘手的难题。

　　很多企业转而使用ERP软件里的预算管理模块，发现效果并不能令人满意。正如一位来自大型企业集团的CFO感叹，基于财务核算的电算化系统无法满足我们的以下需求：减少不必要的报表重复劳动，降低财务运营成本;加快信息的传递速度，以便实施监控;保证预算数据的安全、稳定，减少人为的随意性;各控股子公司预算与本部预算进行自动合并;在信息管理上实现集中管理;预算相关者能够及时查阅预算指标及完成情况;统一制定操作流程相关信息;资金管理的全新模式的运用;全面预算的导入。

　　为什么ERP的产品思路不适用于预算管理?预算管理的信息化与一般的管理信息化又有什么区别?从主流管理软件的模块构成来看，预算管理通常都是财务管理的一个子模块，笔者认为这是理解上的误区。

　　我们知道ERP以为一线经理提供支持为目的，它需要为一线经理提供快速的实际结果、滚动式预算及市场智慧，提供客户行为方面的信息，提供客户利润率和才能约束方面的信息，为决策提供领先KPI和战略框架，提供竞争排名方面的信息，为基于价值的决策提供信息。

　　而全面预算管理支持公司政治决策，以中央控制为目的，也就是说以为高层管理者提供支持为目的。全面预算管理会给一线经理销售目标上的压力，预算关注的是部门而非一线的作业;预算合同传导的主要是战略方面的命令，而非根据市场变化进行的策略调整，预算关注的是内部比较，而非竞争对手之间的情况。

　　也就是说，包括ERP在内的传统的MIS是业务系统，其思想根据实际发生情况而构建，并非对目标进行分解。拿传统的ERP产品设计思路去设计全面预算管理系统，是国内多数厂家很难研发出适用的预算系统的原因。只有透彻了解预算管理的内涵和IT特征，才能走出预算系统的困局。

　　依照企业管理理论，预算管理是承接战略和经营的有效手段，其在管理体系中的地位高于财务核算。从实务的角度来看，预算管理绝不仅仅是财务管理的一个子集，预算管理涵盖财务、采购、生产、销售、投资等企业管理的各个层面，而这一点，从全面预算管理的“全面、全员、全额”的概括就能体会到。

　　从信息化的角度来说，预算管理应该是一个独立的系统，这个系统涵盖报表设计、预算编制、执行、分析等功能，它和MIS系统又有着一定的联系，比如实际发生情况、预算控制、预算预警等。然而，预算管理系统和MIS系统的联系又不是很紧密，或者说并没有MIS系统各个功能模块之间的高频度的数据流转，把预算管理系统和其他系统紧密集成必然会降低其预算编制的易用性和可操作性。

　　信息化全面预算管理的特点是什么?

　　全面预算管理有以下几个特征：

　　1、流程复杂。N上N下是预算管理最基本的特征，N上N下并不复杂，但一旦和预算表的上报、审批、修改、调整等因素一并考虑的话，就变成了异常复杂的系统工程。

　　2、信息整合。从预算编制来看，全面预算编制的范围涵盖财务、业务和资本预算，ERP中大多数数据都需要在预算编制过程中进行精简化的体现;从预算监控来看，预算监控的范围涵盖了企业经营的各个层面，涵盖企业现有系统的绝大部分，因此预算管理首先要具备信息整合的能力。

　　3、面向决策和分析。作为连接战略和日常经营的有效管理工具，预算管理必须面向高层，面向决策支持。全面预算管理的特点决定了，全面预算系统需要有强大的数据整合能力;必须具备强大的分析能力和简单的操作方式;在用户实际应用的情况下，全面预算管理系统的用户数要比ERP用户数大得多，因此，预算管理系统必须具备超大并发用户下高效率运行的能力。

　　作为领先的全面预算管理软件提供商，厚盾科技公司历时多年时间，研究开发、并持续升级，推出新一代全面预算管理软件系统。

　　放大全面预算管理功能 用信息化监管“流动人口”

　　信息分类标准、基础信息服务标准、安全策略标准等都是全面预算管理系统延伸的分类信息系统标准，从企业到社会，从行业到公共场所，全面预算管理系统的思想都能得到极大的推广和应用。下面仅以北京市流动人口和出租房屋综合管理信息平台上线为案例，进行分解。

　　据了解，北京市流动人口和出租房屋综合管理信息平台一期项目已经通过验收。该项目是由北京厚盾科技与首都社会治安综合治理委员会办公室合作，顺利完成了对北京市流动人口和出租房屋综合管理信息平台(一期)项目中技术标准规范编制及元数据管理平台研制开发工作。

　　该项目需求由项目建设单位提供，厚盾软件组织相关人员和专家，编制项目规定的标准规范，标准规范的主要内容分为技术标准与规范设计和安全策略两部分内容，其中技术标准与规范设计中包括北京市流动人口和出租房屋基础信息分类标准、北京市流动人口和出租房屋数据元目录、北京市流动人口和出租房屋基础信息服务标准;安全策略方面的内容包括操作安全制度、数据安全管理制度、系统安全异常处理制度。

　　由于“元数据”涉及的概念较为复杂、元数据维护工作量较大等原因，相当多的信息系统没有建立一个元数据管理平台来承担对元数据的管理，而是通过提供Word或Excel文档的方式来记录元数据的内容。这种方式在系统规模较小时比较适用，但系统规模较大时，依靠人工来对系统的元数据进行维护，往往会导致数据元素与数据结构引用不匹配、数据元素间的参照不匹配等问题。为此，需要引入一个对元数据进行管理的信息系统：元数据管理平台。

　　厚盾所设计、开发的元数据管理平台实现对数据库中的数据元素和数据结构进行管理，为今后信息化发展提供基础数据和数据格式标准。针对业务中涉及的诸如组织结构、人员、岗位、业务等各类数据的数据结构，建立包括数据元素、数据结构定义在内的企业元数据。元数据管理平台将承担如下功能：

　　1)数据元素管理

　　2)数据结构维护管理

　　3)物理数据库表结构设计

　　4)物理数据库表定义反向工程

　　5)XML格式化导出

　　6)元数据查询

　　7)统计分析

　　当前，中国公共事业与大部分企业在实施预算管理信息化过程中，都经历了从最简单、最容易上手的电子表格到满足于ERP的预算管理模块，然后自主开发预算管理信息模块，如何要是还绕不开ERP的思维，就会不得不在电子表格和ERP预算管理模块之间挣扎徘徊。