PMP学习笔记之第三章 项目管理过程

此学习笔记的主要内容来源于《PMBOK》第5版。主要是对书中的内容进行了整理，增加了一些自己的理解。

项目管理

 

定义

将知识、技能、工具与技术应用于项目活动，以满足项目的要求。

 

 

项目过程

过程是为创建预定的产品、服务或成果而执行的一系列相互关联的行动和活动。每个过程都有各自的输入、工具和技术及相应输出。

 

• 组织过程资产：为裁剪组织的过程提供指南和准则，以满足项目的特定要求（项目经理及其团队应该认真考虑每个过程及其输入和输出，确定哪些过程适用于他们正在从事的项目。当考虑项目所需遵守的整体思路和方法时，可以把PMBOK指南作为管理项目的依据。这一努力叫做“裁剪”）
• 事业环境因素：可能限制项目管理的灵活性

 

 

为了取得项目成功，项目团队应该：

• 选择适当的过程来实现项目目标
• 使用经定义的方法来满足要求
• 建立并维持与干系人的适当沟通与互动
• 遵守要求以满足干系人的需要和期望
• 在范围、进度、预算、质量、资源和风险等相互竞争的制约因素之间寻求平衡，已完成特定的产品、服务或成果。

 

由项目团队实施项目过程，并与干系人互动，这些过程可分为：

• 项目管理过程：这些过程保证项目在整个生命周期中顺利前行。它们借助各种工具与技术，来实现知识领域的技能和能力。(PMBOK指南仅描述项目管理过程)
• 产品导向过程：这些过程定义并创造项目的产品。产品导向过程通常由项目生命周期来定义，并因应用领域而异，也因产品生命周期的阶段而异。没有对如何创造特定产品的基本了解，就无法确定项目范围。

 

项目管理过程可归纳为五类，即五大项目管理过程组：

• 启动过程组
• 规划过程组
• 执行过程组
• 监控过程组

• 收尾过程组

 

 

项目管理过程间的相互作用

• 在本标准汇总，项目管理各过程之间彼此独立，界面清晰。
• 但在实践中，它们会以本标准未详述的某些方式相互重叠和作用。
• 项目管理的整合性质要求监控过程组与其他所有过程组相互作用。
• 各项目管理过程组以它们所产生的输出相互联系。过程组极少是鼓励的或一次性事件，而是整个项目期间相互重叠。一个过程的输出通常称为另一个过程的输入，或者成为项目、子项目或项目阶段的可交付成果。

 

项目管理过程组

关系：

• 5大过程组有清晰的相互依赖关系，通常在每个项目中都需要执行，而且彼此之间有很强的相互作用。
• 在项目完成之前，往往需要反复实施各过程组及其过程。
• 各过程可能在同一个过程组内或跨不同过程组相互作用。
• 过程组的相互作用因项目而异，并可能按或不按某种特定的顺序进行。
• 项目管理过程通过具体的输入输出相互联系，即一个过程的成果或结果会成为另一个过程(不一定在同一个过程组)的输入。
• 过程组不同于项目生命周期的阶段。事实上，在一个阶段中很可能会执行全部过程组。
• 各项目管理过程组都被归入其大多数相关活动所在的那个过程组。
• 项目管理的迭代性质意味着任何过程组的过程都可能在整个生命周期中重复使用。

 

 

启动过程组

定义：

包含定义一个新项目或现有项目的一个新阶段，授权开始该项目或阶段的一组过程

 

作用/目的：

保证干系人期望与项目目的的一致性，让干系人明了项目范围和目标，同时让干系人明白他们在项目和项目阶段中的参与，有助于实现他们的期望。

影响

有助于设定项目愿景——需要完成什么

说明：

1.在启动过程中，定义初步范围和落实初步财务资源，识别那些将相互作用并影响项目总体结果的内外部干系人，选定项目经理（如果尚未安排）。这些信息反映在项目章程和干系人登记册中。一旦项目章程获得批准，项目也就得到了正式授权。

2.项目边界：指的是一个项目或项目阶段从获得授权的时间点到得以完成的时间点。

特点：

• 大型复杂项目应该被划分为若干阶段。在此类项目中，随后各阶段也要进行启动过程，以便确认在最初的制定项目章程和识别干系人过程中所做出的决定是否依然有效；
• 在每个阶段开始时进行启动过程，有助于保证项目符合其预定的业务需要，核实成功标准，审查项目干系人的影响、动力和目标，然后决定该项目是继续、推迟还是终止
• 让发起人、客户和其他干系人参与启动过程，可以建立对成功标准的共同理解，降低参与费用，提升可交付成果的可接受性，提高客户和其他干系人的满意度。
• 启动过程可以在组织、项目集或项目组合的层面上进行。因此超出了项目控制的级别。

 

 

规划过程组

定义：

包含明确项目范围，定义和优化目标，为实现目标制定行动方案的一组过程

要求：

制定用于指导项目实施的项目管理计划和项目文件。

（由于项目管理的复杂性，可能需要多次反馈来做进一步分析）

*作为规划过程组的输出，项目管理计划和项目文件将对项目范围、时间、成本、质量、沟通、人力资源、风险、采购和干系人参与等所有方面做出决定

*在规划项目、制定项目管理计划和项目文件时，项目团队应当征求所有干系人的意见，鼓励所有干系人的参与。

 

作用：

确定战略、战术及行动方案或路线以使项目或阶段成功完成

对规划过程组进行有效管理,可以更容易地获取干系人的认可和参与。

 

关于项目管理计划和项目文件：

• 作为规划过程组的输出，项目管理计划和项目文件将对项目范围、时间、成本、质量、沟通、人力资源、风险、采购和干系人参与等所有方面做出规定；
• 在规划项目、制定项目管理计划和项目文件时，项目团队应该征求所有干系人的意见，鼓励所有干系人的参与。
• 由于不能无休止的收集反馈和优化文件，组织应该制定程序来规定初始规划何时结束。
• 在制定这些程序时，要考虑项目的性质、既定的项目边界、所需的监控活动及项目所处的环境等。

 

关于更新

• 由经过批准的变更导致的各种更新(一般发生在各监控过程，也可能发生在指导与管理项目工作过程中)，可能从多方面对项目管理计划和项目文件产生显著影响。对这些文件的更新，意味着对进度、成本和资源的要求更加精确，以实现既定的项目范围。

 

 

 

执行过程组

定义：

包含完成项目管理计划中确定的工作，以满足项目规范化要求的一组过程

要求：

本过程组需要按照项目管理计划来协调人员和资源，管理干系人期望，以及整合并实施项目活动

影响：

• 项目执行的结果可能引发计划更新和基准重建，包括变更预期的活动持续时间、变更资源生产率与可用性，以及考虑未曾预料到的风险。
• 执行中的偏差可能影响项目管理计划或项目文件，需要加以仔细分析，并制定适当的项目管理应对措施。分析的结果可能引发变更请求，请求一旦得到批准，就可能需要对项目管理计划或其他项目文件进行修改，甚至还要建立新的基准。
• 项目的一大部分预算将花费在执行过程组中

 

 

监控过程组

定义：

跟踪、审查和调整项目进展与绩效，识别必要的计划变更并启动相应变更的一组过程

作用：

定期（或在特定事件发生时、在异常情况出现时）对项目绩效进行测量和分析，从而识别与项目管理计划的偏差。

涉及：

监控过程组涉及：

• 控制变更，推荐纠正措施，或者对可能出现的问题推荐预防措施
• 对照项目管理计划和项目绩效测量基准，监督正在进行中的项目活动
• 对导致规避整体变更控制或配置管理的因素施加影响，确保只有经批准的变更才能付诸执行

影响：

• 持续的监督使项目团队得以洞察项目的健康情况，并识别需要格外注意的方面。监控过程组不仅监控某个过程组内正在进行的项目，而且监控整个项目工作。
• 在多阶段项目中，监控过程组要对各个项目阶段进行协调，以便采取纠正预防措施，使项目符合项目管理计划。
• 监控过程组也可能提出并批准项目管理计划的更新。（运用例外管理程序和其他技术）（属于变更控制吗？）

 

收尾过程组

定义：

收尾过程组包含完结所有项目管理过程组的所有活动，正式结束项目或阶段合同责任的一组过程。

作用：

当本过程组完成时，就表明为完成某一项目或项目阶段所需的所有过程组的所有过程均已完成，标志着项目或项目阶段的正式结束。

 

本过程组也用于正式处理项目提前结束的情形。提前结束的项目可能包括：中止的项目、取消的项目或有严重问题的项目。（此种情况极易被忽略）

 

在特定情况下，如果合同无法正式关闭(因索赔、终止条款等原因 )，或者需要向其他部门转移某些活动，可能需要安排和落实具体的交接手续。

 

要求：

项目或阶段收尾时，可能需要进行以下工作：

1.获得客户或发起人的验收，以正式结束项目或阶段（项目收尾文件，表明项目或阶段正式结束）

2.进行项目后评价或阶段结束评价

3.记录裁剪任何过程的影响

4.记录经验教训

5.对组织过程资产进行适当更新

6.将所有相关项目文件在项目管理信息系统中归档，以便作为历史数据使用

7.结束所有采购活动，确保所有相关协议的完结

8.对团队成员进行评估，释放资源

 

 

项目信息

 

• 工作绩效数据：正在执行的活动中收集到原始观察结果和测量值

         例子：

工作完成百分比

质量和技术绩效测量值

进度活动的开始和结束日期

变更请求的数量

缺陷数量

实际成本和实际持续时间

• 工作绩效信息：从各控制过程中收集并结合相关背景和跨领域关系，整合分析而得到的绩效数据

例子：

可交付成果的状况

变更请求的执行状况

预测的完工估算

 

• 工作绩效报告：为制定决策、提出问题、采取行动或引起关注，而汇编工作绩效信息所形成的事物或电子项目文件

例子：

状况报告

备忘录

论证报告

信息札记

电子报表

推荐意见或情况更新

 

 

指南中指出的一些点：

项目数据是从各执行过程中收集的，并在项目团队内分享

项目信息是在各控制过程中，对项目数据进行分析和汇总，并加工得到的

 

知识领域的作用

定义

知识领域是一套完整的概念、术语和活动的集合，它们联合构成某个专业领域、项目管理领域或其他特定领域。(47个项目管理过程被进一步归组于十大知识领域)

作用：

十大知识领域在大部分时间适用于大部分项目

包括：

1. 项目整合管理
2. 项目范围管理
3. 项目时间管理
4. 项目成本管理
5. 项目质量管理
6. 项目人力资源管理
7. 项目沟通管理
8. 项目风险管理
9. 项目采购管理
10. 项目干系人管理