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word技巧(zz)

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进入word以后,您首先要按以下步骤进行您的论文版面的设置:
在主菜单"文件"中的下拉菜单中,选择"页面设置",然后在"纸张大小"一栏中选择A4纸,在"页边距"一栏中选择如下参数:上:4.3cm,下:4.3cm,左:3.17cm,右3.17cm;页眉:3.3cm,页脚:3.25cm。在"版面"一栏中关于"页眉页脚"选项中选"奇偶页不同"。
该项选择将保证页面的设置与本样本一致,本样本是按照中科院的论文格式要求设置的。

1.1???????? word屏幕介绍

word的屏幕从上到下,分别由标题栏、主菜单栏、常用工具栏、格式工具栏。这里特别要强调的是主菜单栏中,"插入"下拉菜单中常用的是"题注"、"交叉引用"、"索引与目录"、"图文框";"格式"下拉菜单中常用的是"字体"和"段落"、以及下面十分强调的"样式"。特别要注意的是主菜单中"格式"下拉菜单中的"字体"与"段落"是给您调整个别段落和字体用的,对应于格式工具栏中的第二与第三项内容。而在word的"样式"菜单中的"字体"与"段落"菜单对应的是全篇论文的统一格式对应于格式工具栏中的第一项。也就是说,格式工具栏中的第一格中下拉菜单将给出您现在正在使用的具体的格式,是具体样式的"样式库"。通过选择该栏中的样式可以定义您文中的格式。您可以试一试选中某个段落后,再通过该栏中选择一个"样式",该段落即会改变成您选中的"样式"所定义的格式。试试!

1.2???????? 您千万要使用"样式"

要有效使用word软件,样式是word处理文档的一个主要手段。如果您用word来处理文档,又不使用"样式"的话,那么您不算会使用word!

1.2.1????????? 什么是样式?

"样式"事实上是一个工具,这个工具一经您确定以后,那么在您的文档输入中,这个工具将一直保证您的文档在任何地方都将用完全一致的方式来实现您对各级标题、正文、附注、参考文献、图注、表头等格式的完全一致。从而至少在格式上使您的文档达到完美!

1.2.2????????? "样式"在哪里?

在主菜单的"格式"中下拉,您可以发现"样式"一栏,点击后会出现"样式"面版。在这个"样式"面版中您可以进行以下操作:
在"样式类型"一栏中选择"所有样式";
在"样式"中您将发现各种各样的条目:标题1、标题2、一直到标题9,其他如正文、页眉等等。
您还可以发现"管理器"按钮,点击后可以进入管理器对本论文所需要的样式进行管理。
您还可以发现"新建","更改"按钮。"新建"可以实现您自己特定的"样式"定义,"更改"则能满足您实现您自己的风格。

1.2.3????????? 研究生论文需要那些"样式"

在您的论文中,您需要样式"标题1、标题2、标题3、标题4";
在您的论文中,您还需要"正文"、"页眉"、"页脚"、"页码"、"题注"、"目录1、目录2、目录3"。这些样式您可以从原有的样式中获得,但必须修改。
通过"样式"面版上的管理器,删除除上述提及的样式以外的所有样式。因为有些"样式"是内置的,不能删除,仍保留。
此外,您在论文中,您还需要创造一些"新建"样式:"表首栏文字"、"表格文字"。

2.4如何获得您论文中需要的样式

为了确定如下的各种具体的"样式",每个样式的修改基本步骤为:
进入"样式"面版;在"样式"栏中,选取要修改的样式名称;点击"更改"按钮,出现"更改样式"面版;在该面版中注意,将"基准样式"栏与"后续段落样式"均选为"正文";
点击"格式"按钮,出现下拉菜单,这里要修改的主要项目是"文字"与"段落";选择各项出现对应的面版,通过具体选择即可进行更改。

2.4.1"正文"

"正文"样式中的"文字"中参数选取如下:
字体:中文选用"宋体";英文选取"Times New Roman";字号:小四;字型:常规;
"正文"样式中的"段落"中,参数如下:
在"特殊格式"一栏中,选"首行缩进",数值为0.85cm;在"左缩进"、"右缩进"、"段前","段后"等栏中均选取0;在"行距"中选取单倍行距。

2.4.2"标题1"

"标题1"样式中"文字"中参数选取如下:
字体:中文选取"黑体",英文选取"Arial";字号:二号;字型:加黑;
"段落"中参数选取如下:
段前:60磅;段后:16.5磅;行距:多倍行距,2.41
在所有的标题样式中,您还必须对"编号"项进行修改:选取"编号"项,选择"多级编号"页,选择与本样本一致的编号方式。
要注意在"标题1"样式中,必须对"换行与分页"中进行选项,要选中"段前分页"项。这将保证您只要一选中"标题1"样式后,将以新的一页开始,即每一章将在新的一页中开始。

2.4.3"标题2"

"标题2"样式中"文字"中参数选取如下:字体:"黑体、Arial";字号:小三号;字型:加黑;
"段落"中参数选取如下:段前:12磅;段后:12磅;行距:单倍行距;查看"编号"项是否符合要求。

2.4.4"标题3"

"标题3"样式中"文字"中参数选取如下:字体:中文选取"黑体",英文选取"Arial";字号:四号;字型:加黑;
"段落"中参数选取如下:段前:6磅;段后:6磅;行距:单倍行距;查看"编号"项是否符合要求。

2.4.5"标题4"

"标题4"样式中"文字"中参数选取如下:字体:中文选取"楷",英文选取"Times New Roman";字号:四号;字型:常规;
"段落"中参数选取如下:段前:12磅;段后:12磅;行距:单倍行距;查看"编号"项是否符合要求。
此外如果需要,您还可以定义更多的"标题"样式,如"标题5...标题9"。

2.4.6"页眉"、"页脚"

"页眉""页脚"样式中,将"字体"中文改为"楷体"、英文改为"Times New Roman"。字号为小五号。

2.4.7"题注"

关于题注的用法,将在后面介绍,对"题注"样式修改如下:字体:中文"楷体"、英文"Times New Roman",字型"常规",字号"小四";
段落:行距"单行","两端对齐","首行缩进,0.85cm"

2.4.8"表首栏文字"

表首栏是指每个表格的第一行,一般要醒目些。
字体:"宋体、Times New Roman",字号随表格大小略加改变,但不宜大于正文字号。字型"加黑"。
段落:行距"单行",千万不能出现"首行缩进"(该选项常常导致表格紊乱)。

2.4.9"表格文字"

按照word的缺省设置,表格中的文字是采用"正文"样式的。所以一旦正文采用了"首行缩进"格式,那么将导致表格的混乱。所以必须单独新建"表格文字","表格文字"样式中建议参数如下:字体:"楷体、Times New Roman",字型"常规",字号不大于"小四"。段落:必须采用"单倍行距"。如果您表格中某个格子空间有限,但必须放下这些字,解决方案:其一缩小字号,其二利用主菜单中的"格式"下拉菜单中的"段落"面版中的段落左右缩进的负值来实现。同样您利用段落缩进的正值来缩进段落,然后用两端对齐来分散格子中的字,从而使该列的文字完全对齐。

2.4.10"列表编号项"

"列表编号项"样式可以专门为参考文献用。其格式选用参数为:
字号:五号;字体:中文楷体,英文Times New Roman;字型"常规"。段落:单倍行距,段前6磅。注意编号项中的数字格式中加上[]号。

2.4.11怎样将格式应用到文档中

一种方法是将各种样式定义完后,输入时直接按照这种样式进行。
另外一种方法,按照"正文"样式输入,然后将该段文字选中后,在格式栏中的第一项中选择需要的"样式"名称。

2.5您千万还得使用"编号项"、"题注"和"交叉引用"

在论文撰写中图表的管理的难度在于,您必须在导师或者您自己修改了论文以后,其编号将出现混乱。为了避免这一点,您得学会使用"列表编号项"、"题注"样式,同时学会怎样使用"交叉引用"。
列表编号项对参考文献特别有用,您记住参考文献按照1.3节的格式输入后,将该部分按照"列表编号项"样式设置。
然后在需要引用该参考文献时候,在引用处利用主菜单中的"插入"下拉菜单中,选中"交叉引用",出现"交叉引用"面版后,选择编号项,将出现所有编号的内容,这时选中要引用的文献,并且选"只有编号"。那么参考文献的编号就会出现在插入的地方。
"题注"样式则十分适合图注与表注的编号。在表的上方或图的下方,从主菜单中的"插入"下拉菜单中,选择"题注"菜单。在"题注"面板上,可以选择标签一栏中的"图"或"表"作为标签。如果没有"图"或"表"的标签,则可以选择"新建标签"按钮,新建一个"图"标签或"表"标签。一旦插入后,那么图表将完全顺序编号。如果在文中要提及图或表,那么可以用上述的"交叉引用"方法插入。
一旦"交叉引用"实现,那么交叉引用点与图表将建立链接关系,如果图表由于修改而变化,那么引用点将自动变化。

2.6一些忠告和word使用中的小窍门

忠告:利用另外文件写作论文摘要,原因是同一文件处理可能在页码编制上会遇到问题。
忠告:word中不要用空格键来留空,特别是试图让文档对齐时。解决方案:一是利用"格式"栏中的分栏工具;二是用表格,然后隐去表格线。
忠告:使用主菜单中"插入"下拉菜单中的"图文框"。
在使用word中,一个十分棘手的问题是图的插入。请仔细研究图文框的各项选项,您会发现确定利用插入图文框,然后定义该图文框的大小尺寸和在文章中的具体位置是十分方便的。
忠告:宁可使用剪贴方法来处理图,在图文框中留以一致的大小尺寸;否则文件太大,难以操作。
使用图文框的一个主要难点是往往这一页空一大截,可是下一页的段落怎么也填补不到这一页。问题在于您的图文框是与这一段文字链接在一起的。当您击活图文框时,您将会看到该段落首字或回车符上有一个上锁或未上锁的"锚"样的标记,当图文框加上这段文字超过上页的空白空间,那么自动一起下移到下一页。
忠告:如果您要让下一页的文字来填补这页空白,那么必须将该段文字与图文框链接的"锚"移掉!
在移动锚前,必须在"图文框格式"菜单中,选择"随文字移动",而不能使用固定位置。否则不能移动"锚"。"图文框格式"菜单的弹出请将图文框击活,然后按鼠标的右键即可。
忠告:要认真学会使用word所带的表格,使用表格的工具栏可以让您很方便地制作表格。
需要注意的是表格里的文字材料都可以用主菜单中"格式"中的"段落"来控制。需要强调的是文字在表格中的上下居中,在表格工具栏中有专门的按钮来实现。
忠告:本文中的介绍仅仅是入门介绍,但比较管用。再自己花些时间研究一下word文字处理软件的,相信会有事半功倍的效果。

 

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