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word之图表和公式的自动编号(zz)

标签: 文档嵌入式
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在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1.1,表2.1,公式3.4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的第一张图(图2.1)前插入一张图,则原来的图2.1变为2.22.2变为2.3,…,更糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图2.1。如果图很多,引用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题。

    能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。

自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为“图1.×”。将图插入文档中后,选中新插入的图,在“插入”菜单选“引用”下的“题注”,新建一个标签“图1.”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。

    在文档中引用这些编号时,比如“如图1.1所示”,分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字“图1.1,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1.1做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“引用”下的“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1.1插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。

   至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把第一张图的题注“图1.1改为“图1.2,文档中的“图1.1也会自动变为“图1.2

表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。

公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word默认),光标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式1-”,点击“插入”,Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。

这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。

注:

²        题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。

²        书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。

图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。
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