高效会议指南

1、计划

• 有一个明确的会议目标；通过会议获得什么？
• 安排会议议程；根据需要获取其他人感兴趣的议题，确保题目对于待讨论的主题足够详尽，对于那些模棱两可或者需要背景信息的议题，应该添加更多的详细信息；
• 取消日常会议，如果没有需要讨论的议题；

2、通知

• 沟通；确信每个人都清楚举行会议的原因、会议希望取得的成果以及希望每个人与会时需要携带的资料；
• 分发议程；通过在会议之前分发议程，让会议的参加人员有足够的时间进行准备；
• 确保需要参加的人都通知了，也不需要邀请过多人参加，一般来说人数越少会议越容易成功；

3、准备

• 按照逻辑顺序划分议程条目的优先级；
• 按照重要性分配时间，确定时间限制；

4、结构化&控制

• 按照阶段组织会议；首先展示信息，然后解释/讨论，最后进行决策和制定行动计划；
• 控制议题；严禁从一个议题跳转到另一个议题；

5、总结&记录

• 总结讨论情况并进行决策；
• 留出时间确认行动计划；
• 保存时间记录；

原文：http://www.washington.edu/computing/pm/meetings.html