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高效会议指南

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1、计划

  • 有一个明确的会议目标;通过会议获得什么?
  • 安排会议议程;根据需要获取其他人感兴趣的议题,确保题目对于待讨论的主题足够详尽,对于那些模棱两可或者需要背景信息的议题,应该添加更多的详细信息;
  • 取消日常会议,如果没有需要讨论的议题;

2、通知

  • 沟通;确信每个人都清楚举行会议的原因、会议希望取得的成果以及希望每个人与会时需要携带的资料;
  • 分发议程;通过在会议之前分发议程,让会议的参加人员有足够的时间进行准备;
  • 确保需要参加的人都通知了,也不需要邀请过多人参加,一般来说人数越少会议越容易成功;

3、准备

  • 按照逻辑顺序划分议程条目的优先级;
  • 按照重要性分配时间,确定时间限制;

4、结构化&控制

  • 按照阶段组织会议;首先展示信息,然后解释/讨论,最后进行决策和制定行动计划;
  • 控制议题;严禁从一个议题跳转到另一个议题;

5、总结&记录

  • 总结讨论情况并进行决策;
  • 留出时间确认行动计划;
  • 保存时间记录;

原文:http://www.washington.edu/computing/pm/meetings.html

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