1 背景
潞河中学2002届3班已经毕业十年,同学聚会搞过两三次,最后由于工作原因搁置了。已经有将近3个年头没有像样的同学聚会。
在十年当口,身为3班的一员,每个人都有责任和义务促成这个聚会。
2 概述
在毕业十年之际组织聚会,规模预计比较大,组织活动的工作量很大,需要10人以上的团队进行组织、策划、宣传以及协调工作。
3 实施
实施划分为讨论会、组织结构、岗位职责和工作流程。
工作宗旨:精诚团结
3.1 讨论会
建议于2011年9月某周末开讨论会,参与人员7-10人,针对同学聚会所有事宜展开讨论,包括:
Ø 时间:建议春节后某天;
Ø 地点:建议度假村;
Ø 形式:建议茶话会、抽奖、吃饭、住宿、自由活动(台球、游泳等);
Ø 范围:建议通知所有3班和曾在3班的同学;
Ø 预算:建议500-1000/人左右;
Ø 资金:AA制、部分赞助或全部赞助;
Ø 其他:待定
3.2 组织结构
图3-1 组织结构图
3.3 岗位职责
3.3.1 组织部
l 是一个长期存在的组织;
l 通过各种途径,取得每个同学的姓名、联系方式、工作情况及其他近况;
l 将每个同学的联系方式整理成EXCEL表格;
l 保持EXCEL表格更新,并不定期在筹备团队及班级内共享;
l 调查本次同学聚会的各种假定和约束,如:可承受费用、每个同学对于聚会的建议等
特点:可以从工作中增进同学间友谊,增加对每个同学情况的了解。
3.3.2 宣传部
l 是一个临时性组织;
l 通过各种途径,向参加聚会名单中的每个人通知聚会;
l 通知聚会时间、地点;
l 确定每个被通知者是否携带家属,即确定每个通知行为的参加人数。
特点:可以从工作中锻炼沟通能力,提高自己在同学间的亲和力。
3.3.3 外联部
l 是一个临时性组织;
l 通过各种途径,取得北京市内可供同学聚会的场地名单及联系方式;
l 通过各种途径,取得北京市内可能向同学聚会提供赞助的赞助商名单及联系方式;
l 用最短的时间确定同学聚会场地;
l 用最短的时间确定同学聚会赞助商(如果可能)。
特点:可以从工作中提升与社会人士的沟通能力,借此机会拓展社会关系。
3.3.4 策划部
l 是一个临时性组织;
l 通过自己工作和生活的积累,向聚会形式以及聚会中细节进行策划;
l 通过形式及细节,确定聚会中使用的道具;
l 制订聚会流程;
l 购买道具。
特点:可以从工作中提升创造力和策划能力。
3.3.5 总理
l 是一个临时性个人;
l 及时地为每个部门/组织分配任务;
l 及时地了解每个部门/组织工作情况;
l 及时地协调人力资源,促使各部门/组织工作顺利开始工作。
3.4 工作流程
3.4.1 汇报
组员定期向部长汇报工作,部长定期向总理汇报工作开展情况
3.4.2 分配任务
总理定期向部长分配工作,部长定期向组员分配工作
3.4.3 定期总结会
定期由各部长、组员代表和总理在网上组织总结会,沟通经验并进行团队内及团队间协调
3.4.4 工作开始日期
10月1日
3.4.5 关键日期定义
工作汇报周期:两周,即每月15日、30日为工作汇报日
任务分配周期:两周,即每月1日、16日为任务分配日