wiki系统很适合作为项目管理系统和文档管理系统

转载 2006年06月07日 12:30:00

今天提到文档方案的问题,正好我们的一个工程师也提出了协作问题。指出目前团队协作方面的欠缺,同时应该发现,目前对于文档管理这块,部门还是欠缺 的,虽然像某些服务单位已经有了较为完善的文档,但是由于独立和修改次数的增多,如何确立一个“正确、标准”的版本成为一个比较复杂的问题。而更大的问题 就是文档传播的问题。当然,你说工程师写好了文档,放在这里,你来拿,或者我给你邮寄。首先,我们的工程师处于市内各个地点,通讯交流有一定的阻碍,也不 能快速迅捷的复制文件,使用email更会造成邮件系统的资源占用,并且如果需要修改一处错误,难道要群发邮件?

观目前使用的知识库,首先 仅仅按照服务地点来组合,就不是很科学的方法。文档的建立,并不是为了记录,而是为了查阅的方便。keso说过,GoogleNotebook目前失败在 于既不方便于存储也不方便提取。目前查询系统和分类界面都不是很令人满意。所以服务文档看似很多,但却很少有人去查询。
    较为科学的分类方式,借鉴当今比较火的web2.0的概念叫做tag(标签),我们通过tag文档,作为日后搜索文档和查询文档的关键字。这个关键词可以 是服务地,也可以是问题类型等。这样,一个文档被贴上多个tag后存档。比如:A单位,网络,cisco。日后a单位网络出现问题 在查询的时候,输入a单位,网络 即可搜索到相关文档。或许就是相同的问题。比如我想了解关于cisco的问题,那么同样通过cisco tag,我们也可以了解到相关信息。当然,如何组织tag的定义分类 对于快速搜索是很有帮助的。

另一个就是版本控制。当一篇文档以标准的 格式完成的时候,我们把它加入到存档中。随着时间的增长,必然会产生新的问题或者对原有问题有了新的看法。还有新的工程师发现了问题。那么就要去修改。共 享文档自由修改虽然方便,但是版本控制就成问题。如何确保不被错改,误改?所以引入了“权威版本”的概念。比如一篇关于某系统的详细文档,经过管理人员审 订的初稿可以定为“权威版本”。日后如果发现问题或者有了新的解决需要更新,那么工程师可以立即去修改。但是这个修改并不影响到权威版本,当修改稿被广泛 接受或者经测试无误,则并入“权威版本”并相应的版本号进步。
    版本控制其实在office中已经实现,但是很少有人关注,并且其应用也受到一定的限制。并且由word组成文档组并不利于迅速的搜索,对于常见问题来说,建立长篇的大型word文档不是一个很棒的选择。

wiki系统自出生以来,就实现了协作、共享和查阅。所以基于这种特性,很是看好wiki在日后企业中的应用。不仅仅是实现项目和文档的管理,如果实现相应的权限控制,甚至可以实现组织和运作的管理。

通过网络的传播,不仅仅是在局域网中,在任何地方,工程师们都可以访问到OA中的文档,有效快捷的针对性查询。在家里,可以系统地看到其他项目组的有条理文档。

EA(Electronic Arts) 公司就在其内部实现了类wiki系统的组织管理和项目管理。

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