优秀笔记课件——Access数据库

Access数据库
第一章 Access概述
第二章 创建数据库
第三章 设计Access表
第四章 处理Access表的数据
第五章 排序、查找数据
第六章 创建查询对象
第七章 熟悉和使用操作查询对象
第八章 报 表
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第一章 Access概述
• Access的对象
• Access的启动
• Access的界面组成
• 调整Access的界面
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1.1 数据库与Access
1. Access是一种关系型
数据库管理系统。
可表示一对一、一对
多和多对多的联系。
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2.
Access
对象
数据的输入和输
出显示格式控制
操作指令的集合
每个操作实现特定
功能
保存数据库中的数据，
是数据库的核心
从某些数据表中根据查
询准则的要求抽取特定
的信息
将查询出的记录以表格
方式显示或打印出来
用Visual Basic for
Application
编写的函数
允许用户查看、编辑和
汇报驻留在浏览器中的
数据和HTML
页
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宏/模块
窗体 查询 报表
表
数据流
控制流
Access中各对象之间的关系
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1.2 启动并进入Access
1. Access的安装
2. Access的启动
有三种方法:
• 任务栏上“开始” →“程序” →“Microsoft Access”
• 在“资源管理器”应用程序中，双击任意一个.mdb
为后缀的Access数据库文件
• 任务栏上“开始” →“文档”，选择要打开的数据库
文件
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3. Access界面组成
标题栏
状态栏
工具栏
菜单栏
打开的数据库子窗口
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第二章 创建数据库
• 创建数据库的方法
• 打开数据库
• 查看数据库
• 操作数据库
• 设置数据库密码
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创建数据库
有两种方法：
• 创建一个空数据库，然后再添加表、窗
体、查询、报表等对象
• 用数据库向导。在创建是可以为所选的
数据库类型创建所需的表、窗体、报表
等
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打开数据库
打开数据库有多种方式：
• 打开
• 以只读方式
• 以独占方式
• 以独占只读方式
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查看数据库
1. 用数据库窗口查看数据库对象
2. 改变数据库对象的外观和属性
• 更改数据库对象外观（大图标、小图标、
列表）
• 更改数据库对象的属性（隐藏/显现）
3. 压缩、修复数据库
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设置数据库密码
主要步骤如下：
1. 关闭数据库
2. 为数据库复制一个备份并存储在安全的
地方
3. 以独占方式打开数据库
4. 选择菜单栏“工具” →“安全” →“设置数
据库密码”命令
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操作数据库文件
1. 重命名数据库文件
2. 复制、移动数据库文件
3. 删除数据库文件
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第三章 设计Access表
• 创建表对象
• 修改表结构
• 删除、重命名、复制表对象
• 表的关系
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表的两个视图
• 数据表视图
显示表对象的各记录值，可浏览、编辑纪
录值，也可删除、添加字段
• 表设计视图
显示表对象的结构，没有表的数据内容
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两种视图之间的切换
1. 在数据库窗口，选中一张表，单击“打开”按钮或
双击该表名，进入数据表视图；单击“设计”按
钮，进入表设计视图
2. 在数据表视图或表设计视图中，单击工具栏中的
第一个按钮，可实现相互转换
3. 在“新建表”对话框中，可单击相应选项进入表的
两个视图
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创建表对象
Access提供了6种创建表：
( 在创建数据库的同时创建表对象
( 使用设计器来创建表
( 使用表向导
( 直接输入数据来建立表
( 通过导入外部数据来创建表对象
( 通过使用Access生成表查询对象来创建表
对象
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表的结构
• 字段名
• 数据类型
• 说明
• 字段属性
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数据类型
备注保存长度较长的文本及数字最长64000个字符
大小为1、2、4或8个字节。当数
字类型为“同步复制ID”时，其大
小为16个字节
可用进行算术计算的数字数据，但金
钱数据除外
数字
日期/时间日期及时间8个字节
货币货币值8个字节
4个字节，当数字类型为“同步复
制ID”时，其大小为16个字节
自动编号在添加记录时自动添加序列号
是/否这些字段只包含两种值中的一种1位
文本或文本与数字的结合，也可以是最长255个字符
不需要计算的数字
文本
OLE对象在使用OLE协议程序创建的对象最大可为1GB
数据类型使用对象大小
长度与主关键字字段相同，通常
为4个字节
创建字段，该字段将允许使用组合框
来选择另一个表或列表中的值
查阅向导
超级链接保存超级链接的字段最长为64000个字符
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字段属性说明（一）
• 字段大小
确定字段长度（数值类型要从下拉菜单中选择
一个值确定该字段存储数字的类型）。
• 格式
决定数据的打印方式和屏幕上的显示方式
。
• 小数位数
选择“
数字”
型或“
货币”
型数据类型，可设定
“
小数位数”
属性，影响数据的显示方式，不影
响所存储数值的精度。
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Date/Time
数据类型示例
• 设置
显示
• ddd", "mmm d", "yyyy Mon, Jun 2, 1997
• mmmm dd", "yyyy June 02, 1997
• "This is week number "ww
• This is week number 22
• "Today is "dddd Today is Tuesday
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字段属性说明（二）
• 输入掩码
设置特定格式或是出于编写数据库应用程序的要
求而作的特殊规定。
• 标题
用来标识“
数据表”
视图中的字段，也可以标识窗
体和报表中的字段。
• 默认值
在新的记录被添加到表中时自动作为字段显示
的，可以是与字段的数据类型相匹配的任何值
。
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• 输入掩码
示例数值
• (000) 000-0000 (206) 555-0248
• (999) 999-9999 (206) 555-0248
• ( ) 555-0248
• (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE
• #999 -20或2000
• >L????L?000L0 GREENGR339M3
• MAY R 452B7
• >L0L 0L0 T2F 8M4
• 00000-9999 98115-
• 98115-3007
• >L<?????????????? Maria 或Brendan
• SSN 000-00-0000 SSN 555-55-5555
• >LL00000-0000 DB51392-0493
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字段属性说明（三）
• 有效性规则
允许用户输入一个表达式来限定被接受进入字
段的值。
•
有效性文本
可以输入一段文字，当用户输入的数据没有通
过设定的有效性规则时：Access
自动显示该段
文字。
• 必填字段
选择“
是”
，要求用户向该字段输入一个值，选
择“
否”
，该字段可以空着不输入内容。
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字段属性说明（四）
• 索引
决定是否对一个字段进行索引，通过索引可以加
速查找和排序操作，如果同时设置索引和主
键，显示记录是按主键所指的字段进行显示。
有（有重复）：字段将被索引，而且可以多记
录中输入相同的值。
有（无重复）：字段将被索引，不可以多记录
中输入相同的值。
无：字段不被索引。
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使用向导来创建表
建表步骤：
• 单击“表”按钮，“使用向导创建表”列表项
• 选定示例表、字段
• 设置主关键字
• 与其所在的数据库中的其他表对象建立关系
（默认是没建关系）
• 选择是否修改表结构、直接输入数据或利用向
导创建的窗体对象向表中输入数据
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使用设计器来创建表
建表步骤：
• 单击“表”按钮，“使用设计器创建表”列表项
• 输入字段名
• 输入字段的数据类型
• 输入说明（可选）
• 定义字段属性
• 定义主关键字
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通过输入数据创建表
建表步骤：
• 单击“表”按钮，“通过输入数据创建表”列表项
• 修改需要用到的各个字段名称
• 逐个输入各纪录、各字段的值
• 保存
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修改表结构
可用工具栏的相应按钮或菜单栏中的“编
辑”和“插入”功能来完成
• 插入字段
• 删除字段
• 移动字段
• 拷贝字段
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删除、重命名、复制表对象
1. 删除表对象
2. 重命名表对象
3. 复制表对象
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创建表的关系
建立关系步骤为：
1. 打开数据库文件，单击工具栏上的“关系”按钮
2. 弹出“显示表”对话框，选“表”标签，选中要建
立关系的表，按添加按钮或直接双击该表名，
添加所需要建立关系的表
3. 用鼠标拖动来建立关系
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编辑关系
• 联结类型
• 参照完整性
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定义参照完整性
• 实施参照完整
– 在主表中无关联的记录不允许添加到相关表中；
– 禁止更改主表联结字段的值造成相关表中没有与之相匹配
的纪录；
– 相关表存在相关记录时，不允许删除主表中的该记录
• 级连删除
主表记录删除，自动删除相关表中所有相关记录
• 级连更新
主表记录更改，相关表所有相关记录也自动随之更改
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实施参照完整性的条件
• 主表中匹配字段必须是主键
• 相关表中外部字段的值必须是主表的主
键字段中已有的值
• 两个表中相关字段必须有相同的数据类
型和相同的字段大小
• 两表必须属于同一个Access数据库
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第四章 处理Access表的数据
• 输入数据
• 复制或移动数据
• 修改数据
• 删除数据
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第五章 排序、查找数据
• 数据排序
• 筛选数据
• 冻结和隐藏列
• 查找和替换数据
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排序
排序是按事先给定的一个或多个字段
值的内容，以特定顺序对记录集进行重
新排序。排序的依据可以是字母顺序、
数字大小、日期或特定条件。排序的方
式有升序或降序
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排序的种类
• 简单排序
将记录按某些字段的顺序来排列，但这个顺序是统
一的，即都是升序或降序，两者不能同时进行，一
般在数据表/窗体/查询视图中指定简单排序。
• 复杂排序
按某些字段的顺序来排序，但顺序不统一。复杂排
序一般在“查询设计”视图或在“高级筛选/排序”窗口
中指定。
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简单排序
说明：
1. 在“数据表”设置简单排序，可以按照一
个字段，也可以同时选多个相邻字段。
2. 若在“窗体”中设置简单排序，则只能按
照一个字段来进行。
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复杂排序
用来对多个不相邻且排序方式不同的字段进行排序。
步骤如下：
1. 打开“数据表”（或“查询”，或“窗体”）
2. 在菜单栏上选择“记录” →“筛选” →“高级筛选/排
序”，出现“筛选”窗口
3. 在“筛选”中选定要排序的字段或排序方式
4. 单击工具栏上的“应用筛选”按钮，或选菜单栏上
“筛选” →“应用筛选/排序”项
5. 关闭“筛选”窗口，保存排序
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筛选数据
筛选是剔除记录中不满足筛选器给定
准则记录的过程。
筛选记录有四种：
( 按选定内容筛选
( 按窗体筛选
( 按输入筛选目标
( 复杂筛选
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按选定内容筛选
筛选出那些给定字段的数据与选定的内容
相匹配的纪录。
适用对象：窗体、子窗体和数据表
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按窗体筛选
选出那些满足在窗体中给定的关于各
个字段的数据之间某种关系的字段。
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按输入筛选目标
在窗体或数据表视图中直接输入准则
来筛选记录
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复杂筛选
通过设置准则的方法来得到需要的纪
录。步骤如下：
• 选择菜单栏“记录” →“筛选” →“高级筛选/排
序”
• 用于筛选记录的字段填入网格
• 如果要指定某个字段的排序次序，可选定
• 在字段的“准则”单元格中输入需要搜索的数值
或表达式
• 应用筛选
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冻结列或隐藏列
• 冻结列
将某列固定在屏幕上不移动
• 隐藏列
是某列不在屏幕上显示
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查找与替换数据
• 查找数据
• 替换数据
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第六章 创建选择查询对象
• 基本概念
• 创建简单选择查询对象
• 创建综合查询对象
• 创建参数查询对象
• 创建交叉表查询对象
• 创建查找重复项查询对象
• 创建查找不匹配项查询对象
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查询的种类
查询对象
选择查询
操作查询
简单选择查询对象
交叉表查询对象
参数查询对象
生成表查询对象
追加查询对象
删除查询对象
更新查询对象
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创建简单选择查询对象
1. 使用设计器
 创建选择单表数据的选择查询对象
 创建多个表数据的选择查询对象
2. 使用向导
 创建选择单表数据的选择查询对象
 创建多个表数据的选择查询对象
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查询对相对应的SQL语句
每个选择查询对象都对应一个select
语句，要观看设计器设计的查询对象所
对应的SQL语句，可单击工具栏“视图”按
钮→”SQL视图”命令。也可在SQL视图中
直接写SQL语句。
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计算字段
在选择查询对象中的字段可以不是引
用源表对象的字段，可以包含表达式类
型的字段，如求和、求均值等。
在查询表对象的设计视图中可在新的
字段列输入字段名和表达式。
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创建综合查询对象
综合查询对象是一种特殊的选择查询对
象，有时并不关心表中各记录的数据，
而是关心某字段的统计值。
综合查询的实例有：
简单分组数据统计
复杂分组数据统计
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创建参数查询对象
Access允许在输入条件值的时候采用
一个变量或参数代替。参数用中括号括
起，如：“[姓名]”。
一个查询对象可输入多个参数，但不
能使用重复名称。
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创建交叉表查询对象
交叉表以行和列的形式组织数据，使用这
种方式可以很方便地察看和比较数据。
注意：
交叉表的数据来源只能是一张表，如果要
使用多个表中的字段，就必须先为交叉表查询
用多个表创建一个简单查询，这样可以将多个
表中感兴趣的字段集中到一个查询中，然后用
查询来创建交叉表查询。
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使用向导创建交叉表查询
步骤为：
• 使用表或事先生成好的选择查询对象
• 选择行标题。所谓行标题，是在交叉表的第
一列的字段名称，如果有多个行标题，顺序
放置在第一列以后的割裂的字段名称（最多
三个）
• 选择列标题。所谓列标题，是在行标题所在
的列以后的割裂的标题
• 选每行每列交叉点计算出什么数字
• 命名，完成。
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创建查找重复项查询对象
用于查找表对象中重复的记录或字段
值的数目，根据查找的结果，决定在表
中是否有重复的记录或确定记录在表中
是否共享相同的字段值。
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创建查找不匹配项查询对象
用于查找两个表对象之间不匹配的纪录。步骤如下：
1. 打开包含表对象的数据窗口，单击“查询”按钮。
2. 单击“新建”按钮
3. 选定“查找不匹配项查询向导”列表项
4. 在对话框中选定表作为要查找不匹配项的表对
象
5. 选定另一个表作为包含相关记录的表对象
6. 选定两表共有字段作为匹配字段
7. 在所对应的数据表视图中显示不匹配的所有记
录
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第七章 熟悉和使用操作查询对象
• 删除查询对象
• 追加查询对象
• 更新查询对象
• 生成表查询对象
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删除查询对象
删除查询可以一次删除表中的许多记
录。删除查询常常用于当源表中的记录
被追加到目标表后，将这些记录从源表
中一次删除。
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更新查询对象
使用更新查询可以一次修改一个或多
个表对象中的一组记录。在更新时要注
意对表定义的限制。
注意：执行更新查询每次都会更改相应的
数据表。
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追加查询对象
追加查询是将选定的一个或多个表对象中
的复合某些特定条件的一组记录添加至另一个
或多个表对象的尾部。
追加源表中的记录到目标表大致有三种情况：
• 数据结构完全一致
• 数据结构大致一致
• 数据结构存在很大的差异，只能将部分字段
的内容添加
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生成表查询对象
生成表查询对象是将一个或多个表对
象中的全部或部分数据来创建新的表对
象。
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第八章 窗体对象
• 基本概念
• 创建窗体对象
• 打印窗体
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窗体式样
窗体是可以输入、编辑、浏览以及打
印数据的数据库对象。
窗体可以有以下式样：
• 纵栏表
• 数据表
• 表格
• 调整表
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窗体的三种视图
窗体存在三种形式的视图：
• 设计视图
由窗体页尾、窗体页脚、主体、页面页尾和页
面页脚组成。
• 窗体视图
由窗体页尾、主体和窗体页脚组成。
• 数据表视图
对应于窗体选定的数据源的表对象或查询对象
的数据表视图。
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设计视图
• 窗体页眉：用于显示窗体标题的地方，也可放置使用窗体
的说明，以及可以打开所链接的其他窗体或打印窗体的命令
按钮。
• 窗体页脚：用于显示窗体、命令按钮或增添非结合控件的
地方。
• 页面页眉：在窗体页眉之下，用于在每页顶部显示各种标
题等说明性信息，它只出现在打印窗体的页眉上，在窗体视
图上看不见。
• 页面页脚：常被用于显示页码等所需信息，也只出现在打
印窗体上。
• 主体：包含字段的所有区域。
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窗体控件
* 控件是窗体或报表上用于显示数据、
执行操作或显示信息的基本对象
* 控件分为三类：
• 结合型
• 非结合型
• 计算型
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创建窗体
提供三种方式创建窗体对象：
• 使用“自动窗体功能”
• 使用设计器
• 使用向导
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使用向导创建窗体对象
步骤为：
1. 选择窗体向导工作
2. 选定数据源、字段（可多表）
3. 选定布局
 纵栏表、调整表：每次只能查看、编辑、输入
一条记录，但清晰、美观
 数据表、表格：可同时查看、编辑、输入多条
记录。
4. 选定一种背景样式
5. 完成窗体的创建
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创建子窗体
* 子窗体是窗体中的窗体。基本窗体为主窗
体，主窗体中的窗体为子窗体。
* 创建子窗体的三种方法：
• 同时创建主窗体、子窗体
• 创建子窗体并将其添加到已有的窗体中
• 将已有窗体添加到另一个已有的窗体中，
以创建带子窗体的窗体
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弹出式窗体
* 弹出式窗体用于显示信息或提示用户输入数
据。
* 弹出式窗体分为两种：
• 独占式：除非关闭或隐藏此窗体，否则不
能访问其他对象或菜单命令。
• 非独占式：可访问其他对象或菜单命令。
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创建弹出式窗体
步骤如下：
1. 创建要作为弹出式窗体的窗体对象
2. 打开刚建立的设计视图
3. 设置窗体属性为弹出式
4. 保存
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定义打开窗体的宏或事件过程
* 宏是多个或一个操作的集合。可使任务自动
完成。
* 事件过程是一种自动执行的过程。
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创建图表窗体
图表窗体可直观地显示出表或查询对象的数
据的变化过程。利用向导创建图表窗体的步骤
如下：
1. 单击工具栏上“新对象”按钮的下拉钮，单击
“窗体”
2. 选图表向导
3. 选图表类型，设置轴、系列、数据
4. 设置标题
5. 在设计视图中可看到附带创建的图表控件
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打印窗体
在打印窗体时，窗体的页面页眉和页
面页脚中插入的控件内容会在打印的每
一页的顶部和底部显示。
窗体的窗体页眉和窗体页脚中插入的
控件内容会在打印的第一页的顶部和最
后一页的底部显示。
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第九章 控件
• 基本概念
• 插入控件
• 编辑控件
• 删除控件
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插入控件
* 插入标签
* 插入文本框
* 插入复选框、切换按钮、单选框
* 插入选项组
* 命令按钮
* 插入列表框和组合框
* 插入图像
* 插入非结合型对象框和结合型对象框
* 插入分页符
* 插入选项卡
* 在窗体上绘制线条或矩形
* 插入ActiveX控件
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编辑和删除控件
• 选定控件
• 调整一组控件的位置和大小
• 设置控件Tab键次序
• 更改控件属性
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第十章 报表
• 创建报表
• 记录的排序和分组
• 使用报表中的计算总计
• 使用子报表
• 创建多列列表
• 预览和打印
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报表的工作区
• 报表页眉：包含有报表的标题信息、以及有
类似于在文字对话框中的表达式之类的控制。
• 页面页眉：包含将在每一页中都要打印的信
息。如：列标题。
• 主体：显示来源于表或查询的记录。
• 分组注脚：指定子统计项，经常使用表达式。
• 页面页脚：用于每页需要打印的文字或表达
式。如页码。
• 报表页脚：用于包含仅在报表结尾显示的条
目。如总的汇总信息。
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报表
将数据表中的数据
以表格的式输出
报
表
窗
口
的
组
成
报表页眉
页面页眉
主体（来自
表中的数据）
页面页脚报表页脚
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报表上是否加修饰
是否把记录分组
确定顶部、底部、标题、页
码
报表中的记录用什么次序安
排
制作自己的报表
报表中包括哪些字段
确定数据源
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创建报表的方法
报表向导
自动报表
图表向导
标签向导
根据向导提
示建立报表
设计视图
不需向导提示
自动建立报表
用表和查询中的
信息制作图表
建立一个在邮
件标签上打印
名字的报表
用户定制报表
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记录的排序和分组
• 在报表中对记录进行排序
• 在报表中对记录进行分组
概念：组就是共享某个公共信息（如一个地区）
的记录集合。
分组报表就是以组（如省、城市）显示记
录以及每个组的引导信息和汇总信息。
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排序和分组的操作
• 改变排序和分组的顺序
• 在报表中插入其他排序、分组字段或表达式
• 在报表中删除排序、分组字段或表达式
• 在报表中把一组数据放在同一页或同一列中
• 让每组数据都新起一行或一列
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88
使用报表中的计算总计
• 计算一个记录的总和
• 计算所有记录或一组记录的总计值或平均值
• 计算百分比
• 给每个记录标号
• 对每个组的记录进行计数
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使用子报表
1. 创建子报表
创建子报表的方法有两种：
• 在已有的报表中创建一个新的子报表
• 把一个已有的报表添加到另外一个报表中
形成子报表
2. 链接主报表与子报表
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创建多列列表
多列列表是在同一页上以多列的形式打印输出
记录内容。方法如下：
• 打开要设置的报表
• 单击“文件” →“页面设置”
• 设置“列” →“网格设置”选项
其中：
列：填入每一页所需列数
行间距：填入“主体”节中每个记录之间所需的垂直距离
列间距：填入各列之间所需的距离
• 设置“列大小”选项
• 设置页选项
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预览和打印
• 预览报表
• 打印报表
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第十一章 宏
• 宏及宏组的创建
• 宏的执行和调试
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创建宏
宏是指一个或多个操作的集合。其中每个操
作实现一个特定的功能。使用宏可以使得一些任
务自动完成。创建宏的具体步骤为：
• 在“数据库”窗口中单击“宏” →“新建”按钮。
• 选择要进行的操作
• 设置操作说明
• 指定操作的参数
• 可添加多种操作
• 保存
注意：设置参数最好按顺序进行。当前一个参数选定
后，它将限定后面参数的选择，使后面选择的范围更
小。
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创建宏组
宏组是指一系列相关宏的集合。从而使更多的
操作一起执行。创建宏组的具体步骤为：
• 在“数据库”窗口中单击“宏” →“新建”按钮。
• 按下“宏名”按钮
• 添加宏名和操作
• 可添加多个宏名
• 保存
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设置执行条件
可以设置宏操作在什么情况下执行。设置
条件的方法如下：
• 按下“条件”按钮
• 在条件栏中设置条件
注意：在条件栏中不能使用SQL表达式。
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宏的执行
执行宏的方法有多种：
• 从宏窗口中，单击“执行”按钮，执行宏
• 在数据库窗口中，双击相应的宏名，执行宏
• 在菜单中 执行宏
• 从窗体、报表或控件中执行
在指定宏组中的某个宏时，结构为：[宏组名.宏名]
• 从其他宏或VB程序中执行宏
使用RunMacro，指定到执行的宏
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调试宏
调试宏的方法是：
• 打开相应的宏
• 按下“单步”按钮
• 单击“执行”按钮，单步执行各操作
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第十二章 模块
• 创建标准模块
• 创建事件过程
• 窗体编程事例