使用Office System构建基于项目的文档管理系统的设想

使用Office System构建基于项目的文档管理系统的设想

集团的各个分公司（自控行业）每年都要完成几时上百的大大小小的工程项目，在项目中产生文档就更加不用说了，管理起来非常的麻烦。
首先，文档编制过程就存在很多需要解决的问题。
很多的文档都是在工程进行的过程中产生的，而这些工程分布在全国各地的各个角落里，并且，很多的文档并非一个人可以完成，需要大量的协作，由于协作者由于网络的原因，很多时候并不是在线工作，版本控制就成为编制过程的另一个问题；编制文档的存放和分类也是另项目经理头疼的问题。

其次，文档提交到技术管理部门归档的流程，现在很复杂。每个项目结束后，要专门抽出时间、专门的人来整理、校验这些文档，以应付技术管理部门的评审。

第三，技术管理部门对文档的存放和借阅也很伤脑筋。公司要求各个项目组提供这些文档资料，就是为了可以追溯这些项目，另一方面也向让其他的项目组可以互相借鉴经验。然后，无节制地节约必定会出现泄露等问题……

我知道使用微软的Office system可以很好的解决以上这一系列的问题，但是，由于各种原因，虽然一直在逐步的构筑各种平台，提供各种基础，但是，一直没有正式地提出可行的解决方案，这里我将自己的设想提出来，希望得到大家的帮助。

首先，我想可以利用Project Server 2003 + WSS 来解决项目管理，不但可以很好的提供项目管理的有效工具，最关键的它提供了一个完整的解决方案。这样，项目组的成员，无论分布于世界的各个角落，他们都可以通过ProjectServer进行协作。借助WSS出色的文档库，我们可以提供文档协作、版本控制等问题。由于各个项目都会有自己的站点，项目经理也不再用为文档的文类和存放操心。
 
第二步，我们需要在WSS上做一个小的流程功能。就是项目经理可以定期的通过系统向技术管理部门提交需要提交的文档（而不是到了最后再一次提交）。这样项目组和技术管理部门可以将文档的评审工作化整为零，定期进行评审。对于提交的文档，我们需要剪切到一个只有技术管理部门才可以访问的文档库中，并且，使用RMS对这些文档加密。这样做是因为，我们并不希望已经通过评审的文档被别人非法篡改。

第三步，我们需要开发一个文档借阅系统。这个系统需要分析技术管理部门归档的文档，建立一个目录和文档的摘要，并且将这些信息存入数据库中。借阅者可以通过这些目录和摘要了解这些文档的内容，如果他决定要借阅的话，他可以通过这个系统提交借阅申请。技术管理部门的管理员可以审批这些借阅单，并且通过RMS系统提供一个经过授权的文档副本给借阅者。这个经过RMS授权的副本可以指定到期日期，可以指定允不允许借阅者打印，拷贝、修改等权限（这是RMS的拿手好戏）。

原来看上去真的好简单。不过我知道公司那帮刁钻的使用者会提出很多可操作性、易用性等方面的需求，所以，如果真的要这么做的话，恐怕还是需要花费一些功夫的。