一步步学习微软InfoPath2010和SP2010--第十一章节--创建审批流程（10）--Emails的工作流

        Reimbursement表单大部分已经完成。SharePointDesigner工作流将非常简单。我们想让审批者简单点击超链接即可激活工作流。FormStatus和NextApprover域将在工作流中用到：

1.      如果FormStatus不是Rejected或Completed，发送邮件给NextApprover。

2.      如果FormStatus是Rejected，发送邮件给启动者。

3.      如果FormStatus是Completed，发送邮件给启动者。

        小贴士：如果你的工作流将指定单一列表或库，就不必创建可重用工作流，只需列表工作流即可。

        下面练习中，你在SharePoint Designer 2010中创建工作流。目标是创建一个标准工作流，不仅这个表单，组织中其他表单也能用到。当大量逻辑在表单中实现时，工作流不必很复杂。因为FormStatus和NextApprover域已作为网站栏被创建，它们可以在多个表单中使用，也可以用于可重用工作流。创建可重用工作流后，它可以与任何库关联。

        准备：打开SharePoint Designer 2010，打开SharePoint站点。点击左侧工作流，在浏览器中打开Reimbursement表单。

1.      在功能区，点击“可重用工作流”按钮

2.      命名Form Approvals，改变内容类型为“表单”。点击“确定”。

3.      因为你需要在每个邮件中插入超链（可直接打开表单），你将在工作流变量中创建超链，这样它可以重用。使用“操作”按钮添加“设置工作流变量”操作。

4.      点击“工作流变量”，选择“新建变量”。

5.      命名FormLink，作为字符串，点击“确定”。

6.      点击“值”，点击“…”按钮。

        下面URL说明必要的格式，CurrentSite/_layouts/FormServer.aspx?XmlLocation=CurrentItem&Source=CurrentSite&DefaultItemOpen=1

7.      每个粗体文本实例是一个使用“添加或更改查找”按钮添加的查阅项。选取Workflow Context作为数据源，选择Current Site URL或Current Item URL作为域，点击“确定”。

        注意：工作流上下文数据源特别有用，因为这个URL使用SharePoint中任何表单，且不绝对与任一库关联。

8.      如图设置，在String Builder对话框底部，点击“确定”。

        工作流第一步是：

9.      因为工作流将用到网站栏，点击“关联栏”按钮。使用“选择网站栏”添加FormStatus和NextApprover栏，点击“确定”。

10.  添加第一个条件到工作流。光标放在“设置变量”操作下，使用“条件”按钮，添加“如果当前项目域等于值”。

        你想让条件是FormStatus不等于Rejected或Completed。

11.  点击Else-if分支，光标放在Else下，添加条件“如果当前项目域等于值”。重复，再次添加第三个Else-if分支和第三个条件。

        第二个条件是FormStatus等于Completed，第三个Else-if分支条件FormStatus等于Rejected。

        是时候创建操作了。第一个条件的操作是发送邮件给下一个审批者。

12.  光标放在第一个“开始输入或使用功能区的插入组”区域，点击功能区“操作”按钮，添加“发送邮件”操作。点击“这些用户”配置邮件。

13.  在“收件人”框中使用“工作流查找用户”域选择Next Approver，点击“确定”。

14.  主题输入Please approve this form。正文输入A form is readyfor your approval。

15.  在正文中，点击“添加或更改查找”按钮添加工作流变量FormLink，点击“确定”。

16.  简单的email通知完成了。点击“确定”。

17.  其余两个条件，要使用“发送邮件”操作。如下。

18.  发布工作流到SharePoint。

        小贴士：如果可重用工作流在网站集顶层被创建，“全局发布”按钮可以用来发布工作流，在整个网站集任何表单库中使用。

        现在要关联可重用工作流和reimbursement表单库了。

19.  浏览器中打开库，在功能区“库”选项卡，点击“工作流设置”。

20.  在“所有”下拉框，选择“表单”，点击“添加工作流”。

21.  选择Form Approvals，输入名称Form Approvals。清除复选框“允许手动启动工作流”；选中“新建项目时启动此工作流”和“更改项目时启动此工作流”，点击“确定”。

        现在，表单和工作流可以一同工作了。

        在Reimbursement表单库，点击“添加文档”按钮，填完一张新表单。检查Next Approver栏，查看收到第一封邮件的经理名。

        经理收到下列邮件，点击链接，直接进入表单。

        经理批准或拒绝表单；如果批准，邮件发送给下一个审批者。使用每个提交按钮后的next approver概念，你的审批流程可以有许多审批级别，且仍然使用同一工作流。

        另一个潜在的项目需求是允许某个特定人查看表单的approval节。userName可以用来执行特定操作，根据当前用户，显示表单特定节。

        并不是每个表单审批流程都有相同需求。可能有不同审批级别和无数可能的组合。也可能表单被拒绝后会发生什么。这个表单中，被拒绝后工作流结束，启动者如果要改变任何原始域，需要新建表单。有时，会需要启动者能够打开表单，修改，并重新提交。

        使用不同类型的规则，许多不同的操作和无数可能，使用InfoPath，你创造性地设置每个表单的结果和用户体验。使用你在本章培养的技能，通过想通表单流程逻辑你可以植入更多功能。